Дело о делопроизводстве
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
кументов и дел.
делопроизводство документ номенклатура
Жизнь и смерть документа
Эффективность делопроизводства конкретной организации обусловлена, прежде всего, наличием единого порядка работы с документами, внутренних инструкций, определяющих данный порядок.
. Бланки, табели и альбомы документов: путь к совершенству в документообороте
Документы в организации, за исключением внутренних документов структурных подразделений, совместных документов и некоторых других, должны оформляться на бланках, под которыми понимают стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации (п. 21 Инструкции по делопроизводству). На бланке изготавливают только первую страницу документа, все последующие страницы оформляются на чистом листе бумаги.
Предусмотрены два вида бланков документов:
бланк для письма - для оформления писем различного вида (ответов, запросов, сопроводительных писем и т.д.);
общий бланк - для распорядительных (приказы, распоряжения), организационных (положения, инструкции) и справочно-информационных документов (акты, справки, докладные записки и др.).
Отличаются данные виды бланков составом размещаемых на них реквизитов.
Кроме общих для обоих бланков реквизитов, таких как государственный герб Республики Беларусь (для госорганизаций), эмблема или товарный знак (при их наличии), код организации по ОКРБ 004-2001 или по ОКРБ 018-2003, а также наименование организации (в том числе вышестоящей при ее наличии), на бланк для письма наносятся почтовый адрес отправителя и его коммуникационные и коммерческие данные (п. 25 и 26 Инструкции по делопроизводству).
Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов.
Унифицированная форма документа представляет собой бланк документа определенного вида (приказ, протокол и т.д.) с расположенными на нем реквизитами, составляемый с учетом специфики деятельности организации.
Унифицированные формы документов заносятся в табель унифицированных форм документов организации, по сути являющийся перечнем этих форм (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству). Создание табеля предполагает, что не включенные в него документы изготавливать в организации запрещено.
. "Хождение" документов: входящие, исходящие, внутренние
Все документы организации подразделяются на входящие, исходящие и внутренние.
С момента создания (поступления) они проходят определенный путь, в котором можно выделить следующие основные стадии.
Входящие документы
. Прием и обработка:
осмотр почтовых конвертов на предмет их целостности;
установление соответствия адреса, указанного на конверте, адресу доставки. При несоответствии ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а если это невозможно - возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено";
вскрытие конвертов. Конверты с пометкой "Лично" не подлежат вскрытию. Такие конверты передаются адресату в закрытом виде, все остальные - вскрываются. Дальнейшая судьба самих конвертов может быть различна: они могут уничтожаться либо присоединяются к документу (подп. 140.5 Инструкции по делопроизводству).
. Сортировка и распределение:
отбор документов, подлежащих регистрации. Примерный Перечень документов, не подлежащих регистрации, содержится в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству. В работе можно использовать примерный Перечень, а можно на его основе разработать собственный;
распределение документов, подлежащих передаче руководителю организации, а также тех, которые, минуя руководителя, могут передаваться сразу в структурные подразделения. Например, нецелесообразно передавать на рассмотрение руководителю организации письма с запросом о подтверждении стажа работы при наличии в организации отдела кадров. В связи с этим нужно разработать порядок сортировки документов, предусматривающий виды документов, и указывать структурное подразделение, к компетенции которого относится данный документ;
передача документов, не подлежащих регистрации, исполнителям в соответствии с их компетенцией.
. Регистрация документа заключается во внесении данных о нем в регистрационно-контрольную карточку (РКК) (приложения 6 и 7 к Инструкции по делопроизводству) или журнал регистрации входящих документов (приложение 8 к Инструкции по делопроизводству) (если документооборот незначителен и не превышает 600 документов в год) и присвоении ему регистрационного индекса.
Решение о выборе формы регистрации документов - карточной или журнальной - закрепляется в локальном правовом акте организации (приказом либо предусматривается во внутренней инструкции по делопроизводству).
После регистрации на документе делается отметка о поступлении: регистрационный штамп, проставляемый в правом углу нижнего поля первой страницы документа.
------------------------------------¬
¦ "____" ______________ ____ г. ¦
¦ ¦
¦ Вх. N ______________________ ¦
L------------------------------------
Входящие документы регистрируются в день поступления в организацию.
. Передача документа на рассмотрение руководителю организации. Результаты рассмотрения отражаются в виде резолюции на документе. Если решения руководителя не требуется, доку