Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Вопросы - Разное
еобходимое) документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):
01 Государственный герб РФ;
02 герб субъекта РФ;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 место составления или издания документа;
15 сведения об адресате;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о постановке документа на контроль;
20 - текст документа;
21 отметка о наличии приложений;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати организации;
26 отметка заверении копии документа;
27 отметка об исполнителе документа;
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 отметка о поступлении документа в организации;
30 идентификатор электронной копии документа.
Формуляр основных реквизитов документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами подпись, печать, название вида документа и т.д. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):
01 Государственный герб РФ;
02 герб субъекта РФ;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 место составления или издания документа;
15 сведения об адресате;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о постановке документа на контроль;
20 - текст документа;
21 отметка о наличии приложений;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати организации;
26 отметка заверении копии документа;
27 отметка об исполнителе документа;
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 отметка о поступлении документа в организации;
30 идентификатор электронной копии документа.
Основные понятия и определения делопроизводства. Делопроизводство система документального оформления деятельности учреждения. Управленческие решения и действия учреждений и предприятий фиксируются в служебных документах. Операции, связанные с обработкой документов, и составляют суть делопроизводства. Сроки прохождения документов, качественное и своевременное их исполнение в значительной степени обусловлены порядком их обработки службой делопроизводства. Под документальными понимаются материалы, имеющие научное, политическое и практическое значение независимо от времени их происхождения, содержания, оформления, техники и способа воспроизведения. Существует ряд определенных правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с поступления или создания документов до сдачи их в архив. Делопроизводство является дисциплиной, знакомящей с теорией и практикой документирования (создания документов, в которых отражается деятельность учреждения, содержание управленческих действий) и документационного обеспечения (работы с готовыми документами, созданными учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию в справочных и научно-исторических целях).
Сроки исполнения документов, организация контроля. Это совокупность действий, обеспечивающее своевременное и качественное их исполнение: выявление документов, исполнение которых подлежит контролю; установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю; постановка документов на контроль исполнения; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; проверка соответствия документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований; снятие исполненного документа с контроля; учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. В крупных офисах специальное подразделение по контролю исполнения (входит в состав службы ДОУ документационного обеспечения управления), группа контроля (либо эти обязанности возлагаются на одного из работников предприяти
