Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Вопросы - Разное
срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.
Написать заявление о предоставлении учебного отпуска. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: заявление, дата, №, место издания, О предоставлении отпуска, Прошу предоставить… (вид отпуска) … отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: … (документ), Подпись, Согласен предоставить отпуск с…, Руководитель структурного подразделения … (личная подпись). На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.
Правила оформления телефонограмм. Телефонограмма документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.
Написать приказ о поощрении. Должны быть реквизиты: наименование предприятия; название вида документа (Приказ о поощрении); номер документа; дата; фамилия, имя, отчество (в винительном падеже); наименование структурного подразделения (финансовый отдел); за какой период (за 3-й квартал 2007 года); сумма поощрения и вид поощрения (1500 рублей, премия); основание (Трудовой договор, которым предусматривается такой вид поощрения); подпись руководителя организации (с расшифровкой).
Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:
Контрольное управление
Губернатора и Коллегии
администрации области
(и далее содержание письма), дата, подпись
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
Управление общего и
профессионального образования
администрации Орловской области
А.В. Копыловой
(и далее содержание письма), дата, подпись
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
ОАО Орловские черноземы
В.Н. Петрову
(и далее содержание письма), дата, подпись
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:
Е.И. Кобяшевой
ул. Свободы, д. 2, кв. 5
г. Новосиль
Орловская обл., 303500
(и далее содержание письма), дата, подпись
При помощи служебных писем ведутся
