Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Вопросы - Разное
Другие вопросы по предмету Разное
огня; охранный пропускной режим, прочные двери и надежные замки, приспособления для опечатывания, металлические решетки на окнах, регулярная скрытая смена кодов замков) и организацию контроля за наличием и состоянием документов. Документы, хранящиеся в архиве, в любой момент могут потребоваться для ознакомления или изучения историкам, политикам, хозяйственникам или любому гражданину. Использоваться ими могут только те документы, которые попали в архив это единственно объективная информация. Возможна выдача дел для проведения дезинфекции (обработка от инфекции и грибка) и дезинсекции (обработка от насекомых).
- Оформление дел с документами. (Рогожин М.Ю. Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству. М.: издательство Индекс-Медиа, 2007)
Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
В зависимости от сроков проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела, как было уже сказано, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложения 3:дела №30 Приказы по основной деятельности и №251 Приказы по личному составу Отдела общего и профессионального образования Новосильского района Орловской области); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 4: дела №30 Приказы по основной деятельности Отдела общего и профессионального образования Новосильского района Орловской области); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 5: в составлении обычно нет необходимости); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: наименование фондообразователя; наименование структурного подразделения; индекс дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел, согласованной с ЭПК управления по делам архивов администрации области; дата дела указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (по ГОСТу) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металл скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются во избежание появления ржавчины. При подготовке документов для архивного хранения важно также предусмотреть:
- максимальное обеспечение прочности и гибкости переплетов, позволяющих при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять что-то на время (например, для реставрации) без нанесения повреждения другим листам;
- обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
- создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов (или неформатных документов), необходимо хранить в закрытых твердых папках с 3-мя клапанами с завязками или в специальных картонных коробках (футлярах).
Для каждого носителя (бумага А3, А4, А5 и крупноформатные; пленочные, магнитные и др.) применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов оформляется на бумаге стандартных форматов.
Личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, дипломы, удостоверения), фотографии и другие не удобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей) вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя