Формы отчетности в отделе продаж
Статья - Менеджмент
Другие статьи по предмету Менеджмент
. Гораздо дольше мне пришлось искать встреч с руководителем отдела корпоративных продаж. Он согласился выслушать новые идеи лишь спустя три месяца с начала моей работы в компании.
На втором этапе были предложены следующие формы отчетности.
?? Электронная база данных единого формата с расширенными данными (как реальных, так и потенциальных клиентов). Вести БД в электронном виде должны были все без исключения менеджеры. Цели: дистанционный контроль работы менеджеров в текущем режиме, возможность подготовки отчетных документов не в ручном, а в автоматическом режиме, более тщательный учет и преемственность работы сотрудников, возможность отследить историю клиентов и т.д.
Форма базы данных приведена в Приложении 4.
Поскольку на данном этапе не стоял вопрос создания единой БД для всех подразделений компании на базе единого ПО, было предложено вести БД клиентов отдела продаж в Excel. Этот формат удобен по многим причинам. Он известен всем: и стажерам, и менеджерам, БД отдельных сотрудников отдела продаж можно легко объединить в общую базу. При необходимости Excel позволяет получить на основании имеющихся в базе данных различную статистику и аналитику.
Для успешного внедрения подобной БД были сформулированы правила ее заполнения, ведения и регламент подачи отчетных документов менеджеров.
?? План / отчет ожидаемых оплат. Помимо отчета о продажах руководство предприятия интересовало, какие оплаты и в какой срок ожидаются. До внедрения данной формы все это обсуждали c каждым менеджером. Регламент: еженедельный и ежемесячный отчет в электронном виде .
?? Журнал учета ожидаемых оплат содержит сводные данные Плана / отчета ожидаемых оплат каждого менеджера. Ведется в бумажном виде как журнал, хранится у старшего менеджера отдела корпоративных продаж (Приложение 7).
Кроме того, была предложена схема стажировки менеджеров (не является темой обсуждения в данной статье).
После изложения всех этих предложений руководитель отдела корпоративных продаж сказал мне: Мы сделаем очень большое дело, если все это удастся внедрить. Думаю, на это уйдет не менее трех-четырех месяцев, а то и полугода. Наконец-то мы стали единомышленниками, и он рассчитывал на мою помощь.
Эффективность реализации. К сожалению, в силу некоторых причин вместе над внедрением моих предложений нам удалось поработать недолго. Однако мои предложения со временем начали работать, т.к. предприятие перешло на современный электронный документооборот. Знаю также, что без меня дело продвигалось долго.
Издательский дом
?? Специфика предприятия. Издательский дом (ИД) к моменту моего появления работал около полугода. Отдела продаж не было.
?? Специфика товара. Товаром является рекламное место в изданиях в соответствии с несколькими проектами: телефонный справочник годовое информационно-справочное общегородское издание, информационный портал (БД) как электронная версия справочника, рекламно-информационный журнал (еженедельник). Проекты являлись коммерческими, все были созданы с нуля. Количество клиентов на размещение рекламы от единиц до десятков в неделю.
?? Виды продаж. Личные продажи менеджеры осуществляют только в городе.
?? Техническая оснащенность. Четыре ПК на 25 менеджеров, стажеров, редакторов. Выход в Интернет только на ПК секретаря.
?? БД в формате Word, подготовленном для печати текстовых данных для справочника, представляла собой простые списки всех выявленных фирм / ЧП / организаций с минимумом данных (название, адрес, телефон).
?? Доступ к БД в формате Word не ограничен.
К бухгалтерской БД менеджеры никакого доступа не имеют.
?? Программная оболочка MS Office.
?? Имеющиеся планы / отчеты в отделе продаж. Отчетность не формализована и осуществляется путем устных отчетов или в виде бланков заключенных договоров.
?? Оргструктура, текущее управление. Горизонтальная оргструктура. Среди продавцов рекламных площадей менеджеры по VIP-клиентам, а также менеджеры по обычным клиентам и стажеры. Все задачи сотрудникам ставит директор, он же контролирует их выполнение (сроки регламентированы не были).
Вход в компанию одна общая дверь, проходные комнаты, поэтому директор (если появлялся на рабочем месте) осуществлял текущий контроль и управление каждый раз по ходу движения в кабинет (последняя комната в анфиладе).
?? Организация работы менеджеров. Территория города поделена между менеджерами. Клиентов обзванивают, приходят к ним лично.
?? Контроль работы менеджеров. Поскольку директор сам принимает участие в процессе продаж (ищет VIP-клиентов), то большую часть времени сотрудники контролируют результаты работы сами.
Предполагается, что лучшей формой контроля является рубль: сколько принесешь договоров на рекламу столько и заработаешь на процентах.
Постановка задачи для маркетолога: организовать работу отдела продаж под проекты Информационный портал и Рекламно-информационный журнал, разработать оргструктуру, внести четкость в управленческое планирование и организовать контроль работы отдела продаж, формализовать процесс постановки задач и текущего контроля.
Решение задачи. Для начала был составлен перспективный план работ маркетолога, разбитый на несколько этапов с учетом сроков и задач, касающихся отдела продаж.
Поскольку отдела