Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?охранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.
Основной целью данной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления ЦГиЭ в Тарском районе и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ нормативно-методической базы делопроизводства, законодательных актов субъектов РФ и правовых актов, принимаемых органами исполнительной власти субъектов РФ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания учреждения:
1.Следует разработать необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству.
2.Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю);
регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с главным врачом ЦГиЭ в Тарском районе);
при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с с главным врачом ЦГиЭ в Тарском районе
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.
. Необходимо составить номенклатуры дел учреждения с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем [16].
. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
. Необходимо приступить к созданию архива для документов учреждения.
. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства.Первоначально обработка документов в ЦГиЭ в Тарском районе осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества отделов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.
Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов учреждения позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ЦГиЭ в Тарском районе, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для учреждения.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
В целом, анализируя результаты организации делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Список используемой литературы
1.Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 1997. - 144 с.
2.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.
4.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.
.Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/ Непогода А.В. Семченко П.А.-М: Омега-Л. 2008. - 506 с
6.Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29
7.Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39
8.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.
9.Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
10.Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО Бизнес-школа Интел -