Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?окументами в учреждениях, содержащие комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов к управлению документации. Государственная система документационного обеспечения управления (документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов управлению документацией); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (способствует решению технологических задач документирования); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли); Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, с указанием сроков хранения).
В процессе подготовки выпускной работы были использованы периодические публикации в журналах Секретарское дело, Делопроизводство.
1. Формирование дел в технологической цепочке организации документооборота
1.1 Документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые, сколь-нибудь важные для организации решения требуют документального оформления
В организации, любой организационно - правовой формы без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно - методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Нормативно - методическую базу делопроизводства составляют:
) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
) государственные стандарты на документы;
) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
) унифицированные системы документации;
) нормативно - правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.
В нормативно - методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории [5].
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.
Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ Об информации, информатизации и защите информации (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).
Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:
) порядок документирования информации;
) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
) категории информации по уровню доступа к ней;
) порядок правовой защиты информации [20].
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три о