Учет документов на предприятии
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.
В момент поступления документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер в момент регистрации.
Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:
- первый проставление индекса в штампе для регистрации документов;
- второе заполнение соответствующей регистрационной формы.
Регистрация документов процедура регистрации документов состоит из двух этапов: первый проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй заполнение регистрационной формы.
Регистрация документов это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.
Индексация это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:
- 01 - индекс структурного подразделения;
- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации.
Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).
Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.
Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.
2.2 Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Исполнение предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Контроль бывает двух видов:
1. контроль по существу решения вопроса это оценка правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;
2. контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) ведётся секретарём или службой ДОУ.
Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием постановки документов на контроль является его содержание.
Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу это оценка, насколько правильно, удачно, полно решён вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удо?/p>