Учет документов на предприятии
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?изводства, является нормативная численность занятых в ней работников;
2. Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки и внедрения нормативных документов инструкции по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;
3. Нормирование труда работников службы делопроизводства, которое призвано обеспечить нормальную загрузку сотрудников в течении рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника.
4. Внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;
5. Рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависти работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;
6. Организационное и методическое руководство службы делопроизводства.
Один из способов улучшения организации труда взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за полученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.
Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.
1.4 Схема ДОУ службы делопроизводства
2. Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов
2.1 Правила учёта документов на предприятии
Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для раiета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.
В учете объема документооборота учреждения различают следующие потоки документов:
- входящие поступающие;
- создаваемые внутренние и отправляемые.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.
Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.
В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.
При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:
- приём поступающих документов;
- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);
- исполнение документа.
Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.
Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой лично.
Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.
На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит отметка о поступлении документа в учреждение), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем