Учет бланков трудовых книжек
Информация - Бухгалтерский учет и аудит
Другие материалы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу.
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки (п.52 Инструкции N 30).
В случае если трудовая книжка пришла в негодность по вине нанимателя, ее дубликат выдается работнику без оплаты. Ответственность за учет и хранение трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя (подп.1.10 Постановления N 1635), поэтому стоимость бланка, выданного для оформления дубликата трудовой книжки, возмещает указанное лицо. При этом наниматель обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к нему (ч.3 п.51 Инструкции N 30).
Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу, но стоимость бланка удерживается из зарплаты виновного лица.
Если трудовая книжка утрачена не по вине нанимателя (в связи со стихийным бедствием, производственной аварией и др.), ее дубликат выдается работнику также без взимания стоимости (п.56 Инструкции N 30). В этом случае выдача дубликата трудовой книжки является для организации внереализационным расходом (п.13 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 182 (далее - Инструкция N 182)), который отражается в бухгалтерском учете на счете 92 "Внереализационные доходы и расходы" (Инструкция N 89).
Внереализационные расходы (иные убытки и потери) признаются в бухгалтерском учете согласно учетной политике организации по мере их образования, выявления, перечисления (п.21 Инструкции N 182).
В налоговом учете такие расходы определяются на основании документов бухгалтерского учета и отражаются в том отчетном периоде, в котором они фактически были понесены плательщиком.
Расходы по выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной в связи с чрезвычайными обстоятельствами, отраженные в бухгалтерском учете по дебету счета 92 "Внереализационные доходы и расходы", по нашему мнению, относятся к расходам по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств и включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль (п.2, подп.3.17 ст.129 НК).
Выдача дубликата трудовой книжки без возмещения его стоимости является оборотом по безвозмездной передаче бланков трудовых книжек, который признается объектом обложения НДС (п.1 ст.31, подп.1.1.3 ст.93 НК). Налоговая база в таком случае определяется исходя из цены приобретения бланков (ч.2 п.3 ст.97 НК). Моментом фактической реализации признается день передачи (п.4 ст.100 НК).
Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)
Условие
Бухгалтерия организации согласно заявке выдала под отчет инспектору по кадрам бланки трудовых книжек в количестве 10 шт. на сумму 32830 руб. для оформления их работникам (без оплаты) в качестве дубликатов трудовых книжек взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами.
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Выданы под отчет бланки трудовых книжек для оформления работникам в качестве дубликатов 006-1 32830 Получены подотчетным лицом бланки трудовых книжек для оформления работникам в качестве дубликатов 006-2 32830 Отражена в составе внереализационных расходов стоимость выданных бланков трудовых книжек 92-2 "Внереализационные расходы" 68-2-1 6566 Списаны с подотчетного лица бланки трудовых книжек 006-2 32830
Включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
Дубликаты трудовых книжек (вкладышей к ним) могут выдаваться и уволенным работникам. В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник в течение трех месяцев со дня увольнения может обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Наниматель не позднее 15 дней со дня обращения выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. В данной ситуации уволенный работник оплачивает бланк трудовой книжки, выданный для оформления в качестве дубликата утраченной им книжки.
Если же уволенный работник обратился к бывшему нанимателю по истечении установленного срока, ему выдается справка о периоде работы у данного нанимателя, на основании которой работнику заведут дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) по новому месту работы (п.51 Инструкции N 30).
Учет выдачи (оформления) дубликата трудовой книжки уволенному работнику
Условие
Бывший работник через два месяца после увольнения обратился к прежнему нанимателю с письменным заявлением о выдаче дублика