Управление рабочим временем
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
кольку временем как таковым управлять невозможно, управление рабочим временем, или тайм - менеджмент, является понятием довольно условным. Речь идёт об организации деятельности людей, позволяющей его успешно экономить.
Такая организация может быть:
- составным элементом системы управления фирмой, за который отвечают всеобщее управление качеством, реинжиринг бизнес - процессов, проектный менеджмент и т. п. По руководящим должностям целесообразно создавать примерные нормативы времени на осуществление управленческих функций. Следствием является эффективное использование времени каждого отдельного работника;
- областью самоменеджмента, который человек осуществляет по собственному почину.
Самоменеджмент представляет собой совокупность приёмов эффективного управления собственной трудовой деятельностью - планирование рабочего времени, постановки задач, определения приоритетов. Он сосредоточен на проблемах рационального использования рабочего времени, организации рабочего места, хронометража, умения слушать, быстро читать, вести беседы и проч.
Управление рабочим временем требует высокой самодисциплины, ломки старых привычек, формирования новых стереотипов, изменения поведения людей, с которыми придётся вступать в контакт. Для распределения времени надо знать приоритеты работы (её главную цель, требуемые действия, ожидаемые результаты).
В компании необходимо создание такой обстановки, попав в которую люди могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют своё и чужое время.
Начав считать затраты личного времени, человек быстро понимает, что его потери напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления, что может быть подготовкой почвы для организационных преобразований, рационализации работы фирмы в целом. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.
На практике планирование времени сводится к его распределению по видам работ. Укрупненно этот процесс регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учётом распорядка дня высшего руководства, учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку.
Кроме того, составляются:
- единый распорядок рабочего дня, отражающий время начала и окончания работ;
- распорядок работы руководителей и подразделений.
Тайм-менеджмент как элемент самоменеджмента основан на тщательном планировании руководителями и специалистами своего рабочего времени. Такое планирование позволяет руководителям и специалистам:
- критически осмыслить собственные цели, найти более эффективные способы работы, позволяющие не только своевременно справиться с существующими проблемами, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных;
- сконцентрироваться на важнейших вопросах с учётом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения её необходимости, последствий в случае отказа от выполнения, оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышение реальной отдачи;
- сформулировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.
Предпосылками планирования времени является его тщательное документирование и контроль использования, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.
Планирование времени начинают с постановки задач. Составляют список дел за период и препятствий, которые могут возникнуть. Эти списки регулярно дополняют и пересматривают.
Затем осуществляют анализ АБВ - анализ задач, в результате которого они разделяются на 3 категории:
- А - важнейшие (обычно их доля составляет до 15% общего числа, но вклад в достижение целей - 65%);
- Б - важные задачи (соответственно 20% и 20%)
- В - несущественные задачи ( соответственно 65% и 15%).
Необходимо также анализировать задачи, выделяя:
- Приближающие к цели;
- Позволяющие одновременно решить несколько проблем;
- Вносящие максимальный вклад в деятельность предприятия;
- Имеющие негативные последствия.
Надо иметь в виду, что с повышением уровня руководства сокращается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растёт на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.
На практике существует несколько видов планирования времени:
- С помощью долгосрочных планов распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет;
- Среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют прежде всего распределение времени на решение более конкретных задач, прежде всего производственного характера;
- Краткосрочные планы, детализируют предшествующий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной).
В конце планового периода целесообразно сравнивать намерения и реальные результаты. Если времени тратилось больше, чем намечалось, надо искать причину.
Уже в месячных планах надо учитывать критические дни и личные биоритмы. На положительные фазы этих периодов планируют дела, требующие повышенной нагрузки. В понедельник и в пятницу лучше не проводить серьёзных встреч и совещаний, поскольку это период врабаты