Тайм-менеджмент в современной организации
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
дится под контролем, что очень важно.
Следующий шаг после налаживания системы контроля поручений - внедрение единых стандартов тайм-менедмжента в компании. Календари и задачи, хранимые на Exchange -сервере, синхронизировались с мобильными терминалами. Например, руководителю нужно назначить встречу. Он берет свой коммуникатор, смотрит числа, находит окно - и называет время. Эта информация сразу поступит на Exchange -сервер. Если какая-то встреча назначается не руководителем, то секретарь планирует ее, выбирая свободное время, а руководитель видит это обновление в своем календаре и уже знает, когда и с кем предстоит встретиться. Соответственно можно дать поручения своим подчиненным подготовить материалы к этой встрече. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Если раньше почта скапливалась в личных ноутбуках и могла быть случайно удалена, то теперь все лежит в одном месте, на Exchange -сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом.
Данную модель управления можно проиллюстрировать:
. Руководитель распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.
Рисунок 1 - Модель журнала изменений состояния задач
При необходимости руководитель наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог - существенно экономится время всех сторон, но особенно - руководителя, а эффективность работ при этом повышается.
. В случае, когда общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит - выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя. 3. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.
Рисунок 2 - Модель журнала изменений задач
. Однажды введённая информация может использоваться многократно. К примеру, в одной форме - для определения хода работ по проекту, в другой - для анализа загрузки сотрудников, в третьей - для подготовки отчётности по проекту.
Рисунок 3 - Модель журнала изменения задач
В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.
. Введение простейших регламентов на ввод и представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.
Мегафон используя такую систему управлению, наиболее эффективно распределяет рабочее время руководителей и сотрудников компании.
3.3 Совершенствование системы тайм-менеджмента ОАО Мегафон
В компании Мегафон возникают неожиданные вопросы и проблемы, которые сбивают график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них, автором предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями.
Телефонные звонки. Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к входящему. Далее предлагаем ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.
. Личные Звонки
Попросить говорить по короче
Просить перезвонить в другое время
Выделить время для личных звонков, и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.
Установить автоответчик
. Профессиональные звонки
а. Звонки от Руководства
Фраза: Извините, я сейчас разговариваю с клиентом
Фраза: Я говорю по межгороду
Идея: автоответчик берет из графика периоды занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо.
В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить. Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Звонки от Коллег
Отложить звонок
Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время
Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)
Предлагаемые варианты, два окна утром и вечером
Потребовать структурировано изложить суть. Звонки от Клиентов
Высказать просьбу перезвонить: вызывают к начальству на ковер…
Структурировано выслушать, быстро отвечать
Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…
Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих и передать уполномоченному лицу
Внезапно приходит человек. Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все кто не занят и кому скучно отвлекают своих соседей, либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно негаданно. К данным похитителям времени, возможно применить следующие ветви решений.
Внезапно приходит человек (посетитель)
Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение
Сигнализаторы занятости: флажки, ?/p>