Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ерский состав ГУФСИН учитывается в Главном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. Поэтому при дальнейшем описании документооборота Управления кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).
В таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы деятельности Управления кадров.
Таблица 2.1
Схема документооборота
Продолжение таблицы 2.1
Ежегодно в декабре месяце кадровыми работниками подразделений проводится сверка своих данных с данными Главного управления. С данными подразделений сверяются личные дела (обновление справки-объективки, сверяется специальное звание сотрудника, должность, изменения в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебная карточка формы № 2 на младший начсостав, которые ведутся в Управлении. На сверку данных всех подразделений уходит 2 месяца (по 2 дня на одно подразделение).
Все документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника заполняются в Отделе кадров. После этого Отдел кадров передаёт личное дело в Хранилище. При увольнении сотрудника личное дело 1 год хранится в Хранилище, а затем передаётся в Архив. В хранилище хранится 3700 личных дел офицерского и младшего начсостава Главного управления, остальные личные дела хранятся в подразделениях. Личные дела занимают 7 высоких стеллажей.
Практически документационная деятельность Управления кадров не автоматизирована. В трёх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру. Компьютеры не соединены в локальную сеть. С помощью ПК печатаются приказы, справки, отчёты в MS Word. Никаких автоматизированных БД не ведётся.
Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.
На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.
Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма
Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.
Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.
Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.
Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.
Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.
Внешняя сущность Архив моделирует подразделение ГУФСИН, осуществляющее хранение личных дел уволенных сотрудников.
Внешняя сущность ФСИН России моделирует головную организацию (г. Москва), осуществляющую контроль над деятельностью ГУФСИН по Иркутской области.
Оформление движения кадров при приёме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. Движение кадров оформляется приказом по личному составу, который включает в себя такие пункты как принять, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы Отдела кадров оформляют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам) уволить, уволить в связи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменения в учётные документы и др.
Инспекторы Отдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений ГУФСИН, а также документов наработанных внутри Отдела кадров.
Ведение документации по делопроизводству включает в себя ведение карточки формы №1, карточки формы № 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.
Отдел прохождения службы и передает в Отдел кадров данные, для внесения изменений по званию в карточку формы № 1.
2.1 Ведение отчетности
Ведение отчётности оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).
Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.
Таблица 2.2
Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН
Наименование представляемого документаПериодичность представленияСроки представленияАлфавитная карточка формы № 1постоянноОдновременно с представлением на присвоение специального первого звания среднего и старшего начальствующего состава, воинского звания офицерского состава или о зачислении в кадры ФСИН РоссииСведения о движении начальствующего и офицерского составапостоянно10 числа каждого месяцаОтчет о составе кадров ГУФСИН и его подразделенийгодовой5 ян?/p>