Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
в - Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office.
В последние годы в мире говорят также о пакете StarOffice компании Sun, разработанном для операционной системы Linux. Компания Sun поддерживает проект OpenOffice.org, который в рамках концепции открытого кода - исходного текста компьютерных программ (open source), позволяет пользователям всего мира свободно (бесплатно) получить операционную систему Linux и вместе с ней офисный пакет OpenOffice (он работает также на платформах Windows и Unix). Данный проект смог привлечь к разработке опыт тысяч талантливых программистов со всего мира, что позволяет операционной системе Linux и офисному пакету StarOffice/OpenOffice конкурировать с Microsoft. Главное различие платной и бесплатной версий StarOffice - то, что Sun осуществляет техническую поддержку и обучение пользователей StarOffice, и то, что StarOffice содержит некоторые дополнения, отсутствующие в OpenOffice, такие как специальные шрифты и база данных.
Отечественные фирмы также предлагают решения для автоматизации отдельных видов работы офиса и занимают конкретные ниши благодаря своим расширенным возможностям, таким как совместимость с определенными видами данных, поддержка национальных особенностей или специфических аппаратно-программных платформ. В России получил распространение офисный пакет Русский Офис.
Традиционный набор программ для организации офисной работы представлен в таблице 1.2. Все представленные пакеты обеспечивают работу с Internet.
Таблица 1.2
Офисные пакеты различных производителей
MicrosoftCorelLotusSunАрсеналЪОфисный пакет OfficeWordPerfect OfficeSmartSuiteStar OfficeРусский ОфисТекстовый процессор WordWordPerfectWordProWriterЛексиконЭлектронная таблица ExcelQuattro Pro1-2-3CalcПрезентация Power PointPerfect PresentationsFreelance GraphicsDrawСУБД AccessParadoxApproachЭлектронный органайзер OutlookInfo CentralOrganizer
Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты Corel Perfect.
Коллективная работа с информацией
Концепция современного электронного офиса предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware (командная работа) и workflow (поток работ).
Технологии командной работы ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
- сетевой доступ к файлам и базе данных;
- локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
- терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
- просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:
- поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
- четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.
В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.
В Microsoft Word возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.
Раздел 2. Анализ структуры документооборота ГУФСИН
2.1 Анализ схемы документооборота
Управление кадров ведёт учёт сотрудников, как самого Управления, так и подразделений, непосредственно подчинённых ГУФСИН (исправительные колонии, следственные изоляторы и т.д.), расположенных по всей территории Иркутской области.
Личные дела младшего начсостава подразделений формируются и хранятся в подразделениях, там же оформляются приказы по младшему начсоставу, составляются графики отпусков, заполняется служебная карточка формы № 2, на основе которой ведется картотека, как в самом подразделении, так и в Главном управлении и другие документы.
Личные дела офицерского состава подразделений, оформляются в подразделениях и пересылаются в Главное управление. Служебная карточка на лиц офицерского состава ведется в каждом подразделении и Главном управлении. Таким образом, офиц