Рекламные службы как объект автоматизации
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
мпьютере или работать в сети. В программу встроен гибкий механизм перехода от однопользовательского режима работы к сетевому.
Рассмотрим подробнее характеристики этих программных продуктов, представляющих собой системы управления базами данных (СУБД).
Как видно из таблицы, эти системы автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе позволяют оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. Но если Media Service и СиЗиФ подходят практически для любого рекламного подразделения, начиная от рекламного отдела организации и заканчивая крупным рекламным агентством, то Agent - лишь для самостоятельной рекламной службы.
Функциональные блоки СУБД этих систем автоматизации включают в себя примерно одинаковые процессы. А именно:
Ввод информации о рекламоносителях и расценках на их рекламные площади.
Ввод информации о клиентах и партнерах (наглядная и полная форма ввода информации).
Ввод информации о сотрудниках и их принадлежности к отделам (механизм распределения клиентов между сотрудниками).
Ввод информации о заказах со стороны клиентов.
Ввод информации о переводе денежных средств со стороны клиентов.
Ввод информации о размещении заказов в СМИ.
Ввод информации о переводе денежных средств в СМИ (двухвалютный учет) и редактирование.
Различные виды баланса, позволяющие увидеть реальное финансовое состояние фирмы.
Выставление всех видов предварительных документов: счет-заказ, счет (обычный, валютный, с любым наименованием и налогом), гарантийное письмо, отказное письмо и т.д.
Механизм генерации счетов-фактур, актов, книг покупок (продаж) и.т.д.
Система администрирования пользователей (разграничение доступа, пароли и т.д.)
Касса (двухвалютный учет; автоматический перенос платежей из кассы в основные финансовые потоки).
Сравнительную же характеристику функциональных возможностей этих трех программных продуктов представим в виде таблицы.
Таблица 2
Сравнительная характеристика функциональных возможностей систем автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе Media Service, Agent, СиЗиФ
Функциональные возможности
Media ServiceAgentСиЗиФ
В блоке организации работы с клиентами: Регистрация клиентов фирмы, заполнение учетных карточек клиента - информации, необходимой для контактов и выписки документов+ + + Ведение истории отношений с клиентом: регистрация заказов, платежей, скидок, звонков и др.+++ Быстрый расчет и оформление коммерческого предложения в виде счета-заказа для посылки его по факсу++ + Оформление заказа на рекламу и составление медиаплана+ + + Контроль платежей и текущего баланса взаиморасчетов с клиентом+ ++ Контроль эффективности заказов клиентов+ --В блоке подготовке первичных документов бухгалтерской отчетности: Печать заказов, счетов, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, квитанций и т.п.+ ++ Настройка формата представления документов в части отображения НДС, налога с продаж, комиссии агентства+- + В блоке организации работы с подрядчиками и исполнителями и учета затрат:Автоматизированная подготовка исходящих заказов для сдачи материалов в СМИ по объему принятых входящих заказов клиентов+ + + Учет офисных расходов, расходов на аренду, рекламу, оргтехнику, зарплату, налоги+ + + В блоке контроля деятельности фирмы, анализа эффективности работы:Анализ работы менеджеров по принятым заказам за день, за период: перечень заказов, клиентов, сумма заказов, прибыльность- - + Анализ заказов по всей фирме в заданный период: объем заказов, прибыльность+ ++ Построение отчетов, показывающих динамику увеличения или падения активности клиентов за период- - + Построение отчетов для контроля сдачи материалов в СМИ+ ++ Анализ объемов работ и прибыльности по направлениям, по каждому прайсу+частично +
Как видно из сравнительной таблицы, функциональные возможности систем автоматизации делопроизводства в рекламных службах приблизительно одинаковы. В основу всех трех систем положен модульный принцип ввода и обработки информации, который соответствует классической схеме функционирования рекламной компании.
Системы автоматизации в рекламных подразделениях обеспечивают поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в СМИ.
Таким образом, для автоматизации рекламных служб характерно выполнение специфических маркетинговых операций и созданное программное обеспечение это специализированное рабочее место менеджера по рекламе, с помощью которого можно просчитывать различные сценарии рекламных кампаний, а также оценивать их эффективность. Заключение
Итак, в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Современные организации используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.
Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли очень велики. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах и программном обеспечении, стимулирующих развитие технологии управления информацией.
Мы попытались в данной работе осветить вопрос а