Разработка информационной системы для автоматизации работы отделений и приемной комиссии в среднем профессиональном учебном заведении
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?еские работники - преподаватели, которые осуществляют преподавательскую деятельность, а также выполняют единые педагогические требования и все рекомендации по планированию работы кафедры, предметно-цикловых комиссий.
Приемная комиссия. В функции приемной комиссии входит разработка Правил приема в колледж в соответствии с Правилами приема в ЯГМК (см. Приложение 1); координация деятельности всех подразделений колледжа, занимающихся профориентацией молодежи и ее подготовкой к вступительным испытаниям; организация приема документов, проведение вступительных испытаний.
Все взаимодействия Приемной комиссии с другими структурными подразделениями учебного заведения отображены на структурной схеме (рис. 1.1).
Рисунок 1. Структурная схема внутреннего взаимодействия приемной комиссии
1.3 Обоснование необходимости и цели использования
В настоящее время во многих учебных заведениях проводятся определенные работы по внедрению современных средств телекоммуникаций и компьютерных систем, однако активная деятельность в области информатизации в большинстве образовательных учреждений направлена на использование информационных и телекоммуникационных технологий только в учебном процессе и не затрагивает процессы управления.
Оптимизация и автоматизация деятельности приводит, зачастую, к структурной и логической реорганизации подразделений, где проводится внедрение автоматизированных систем, что, в конечном счете, должно приводить к повышению эффективности их деятельности.
На сегодняшний день немногие учебные заведения имеют автоматизированной системы по данному виду деятельности, в основном такие системы есть только в ВУЗах.
В период набора новых студентов работа Приемной комиссии ЯГМК "кипит" с утра до вечера. Ввод личных данных абитуриентов осуществляется при помощи электронных таблиц MS Excel (Приложение 2). Таким же образом обстоят дела и на отделениях колледжа.
Многофункциональность и удобство данной программы бесспорно, но в нашей ситуации (а именно, огромное количество полей в таблицах, не объединенных в базу данных) для проведения отчетов и итогов требуются сотни трудовых часов. Численный состав работников Приемной комиссии отделений не позволяет справляться с потоком поступающих, поэтому администрацией колледжа на этот период со своих рабочих мест направляются операторы предметно-цикловых комиссий, а также операторы Информатизационного центра. При этом у них нередко увеличивается количество работы и трудовая нагрузка. Такое решение администрация может принять в последний день и операторы, планировавшие провести отпуск, скажем, в июне поедут отдыхать только в августе. Вся накопленная таким образом информация об абитуриентах, а в последствии о студентах децентрализовано хранится на отделениях в виде множества файлов и бумажных стопок, что не позволяет проводить какой либо анализ или учет.
Имея представление о работе Приемной комиссии и отделений, было принято решение разработать информационную систему, отвечающую задачам данных структурных подразделений.
1.4 Постановка задачи
Приемная комиссия:
В результате анализа деятельности Приемной комиссии ЯГМК предлагаются следующие принципы организации ее работы с учетом использования разрабатываемой автоматизированной системы "Студент", которая должна предоставлять следующую информацию:
-перечень направлений подготовки и специальностей, на которые учебное заведение объявляет прием документов в соответствии с лицензией;
-количество мест для приема на первый курс в соответствии с утвержденными контрольными цифрами, количество мест для приема на последующие курсы, финансируемых из федерального бюджета, по каждому направлению подготовки и специальности;
-количество мест, финансируемых из федерального бюджета, которые выделены для целевого приема по специальностям и направлениям подготовки;
-количество мест для приема на первый и последующие курсы по каждому направлению подготовки и каждой специальности с оплатой стоимости обучения на договорной основе;
-перечень вступительных испытаний на каждые направление подготовки и специальность, их программы, а также систему оценки знаний поступающих, в том числе наименование и форму проведения вступительных испытаний для поступающих, имеющих право на зачисление по результатам уменьшенного числа испытаний;
-а также выполнять:
-организацию конкурса на места, финансируемые из федерального бюджета (по специальностям или направлениям, по группам специальностей, по отделениям или учебному заведению в целом при условии совпадения вступительных испытаний);
-организацию конкурса на места с оплатой стоимости обучения на договорной основе;
-заведение личной карточки на каждого абитуриента;
-расчет проходного балла;
-заполнение документов по зачислению студентов;
-автоматическое начальное разбиение по группам.
Зачисление абитуриентов в студенты
Для исключения возможных ошибок и оперативного проведения процесса зачисления, автоматизированная система должна иметь мощный аналитический инструмент, позволяющий получать выборки по различным возможным критериям, учитывающий все возможные правила приема в университет. Также должна существовать возможность автоматизированной генерации различных форм отчетности, в том числе и приказов на зачисление. Кроме того, предлагаемая аналитич