Понятие электронного документа
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
Содержание
Введение
Понятие электронного документа, его особенности
Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным
Основные проблемы электронного документооборота
Заключение
Список используемой литературы и источников
Введение
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.
С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.
Первая категория - это стандарты в области документоведения и делопроизводства:
.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
.ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
.Государственная система документационного обеспечения управления.
Вторая категория - законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
1.Федеральный Закон Об электронной цифровой подписи от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
При написании курсовой работы были изучены труды специалистов в области документоведения: Ларина М.В., Ларькова Н.С., Бобылевой М.П., Храмцовской Н.А. и других.
Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах Делопроизводство и Секретарское дело.
Целью данной курсовой работы является изучение особенностей электронного документа и электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
1)Выделить оптимальное определение термина электронный документ;
2)Сравнить электронный документооборот с традиционным;
)Рассмотреть основные проблемы электронного документооборота.
Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав:
Вж Понятие электронного документа, его особенности;
Вж Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным;
Вж Основные проблемы электронного документооборота.
Понятие электронного документа, его особенности
В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.
С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.
Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.
Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием документ.
К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в понимании термина документ, несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.
Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.
В первом Государственном стандарте такого рода документ определялся как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве.
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его соврем