Понятие электронного документа
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
амым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.
После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении является экономия финансов на предварительное выполнение пилота.
Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.
Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.
Заключение
Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно iитать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на основе систем электронного документооборота.
Несмотря на проблемы (законодательного характера, удостоверения, долговременного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ перед традиционным (повышение производительности организации, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и др.), что в настоящий момент и вызывает необходимость внедрения СЭД. Ну а главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение эффективности работы организации в целом.
Системы, которые облегчают работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами - как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот и функции работы с ЭЦП, неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.
Список используемой литературы и источников
1.ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2.ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
.ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
.Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.
.Кукарина Ю.М. Формирование понятий электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 43-44.
.Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения РД 50-613-86: утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 2781 [Электронный ресурс] // Справочная информационно-правовая система консультант-Плюс. URL:
.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР, 1991.
. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. Автореф. дис. на соискание учёной степени д.и.н. М., 2000. URL:
. Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ Об электронной цифровой подписи.
. Проект Федерального закона РФ Об электронном документе. [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL:
. Европейская спецификаци