Понятие документооборота организации и его этапы
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
/p>
-информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
-сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
-стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
-сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
-экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.
Заключение
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:
-прием и первичная обработка поступающих документов;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
-регистрация документов;
-информационно - справочная работа;
-направление на исполнение;
-исполнение документов;
-контроль исполнения;
-отправка документов по адресатам;
-формирование дел в соответствии с номенклатурой;
-хранение и использование документов в текущей деятельности;
-подготовка и передача дел в архив.
Делопроизводство в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах.
При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.
Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях.
При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением - в структурных подразделениях.
Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.
Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
Список использованных источников и литературы
1.Нормативно - правовые акты:
.Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 № 238 - 239//Российская газета. 1994. 08 декабря. № 238-239.
2.Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ//Российская газета. 2006. 29 июля. № 165.
.О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ //Российская газета. 1996. 28 ноября. № 228.
.Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ //Российская газета. 1995. 17 января. № 11 - 12.
. Литература:
5.Березина М.Н., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007. 224 с.
6.Жарова Е. Ю. О документообороте организации//Отдел кадров коммерческой организации. 2009. № 4.
.Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник. М.: ИНФРА-М, 2008. 575с.
3. Интернет - источники:
8.Формы делопроизводства//