Понятие документооборота организации и его этапы
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
дством.
Делопроизводство следует рассматривать как часть управления, поскольку реализация всех его функций в той или иной степени связана с элементами делопроизводства.
Научный подход к делопроизводству и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность организации, сокращаются затраты на функционирование аппарата управления.
В функции делопроизводства входят: регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание.
В современных системах управления делопроизводство можно рассматривать как подсистему документационно-информационного обеспечения управленческого аппарата.
Функции делопроизводства можно определить количественными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации. Такими параметрами будут: объем документов или видов работ, проводимых в единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или подразделение.
Делопроизводство в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах.
При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.
Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях.
При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением - в структурных подразделениях.
Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.
Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
Обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, научная организация делопроизводства способствует укреплению государственной и исполнительской дисциплины, повышению порядка в работе аппарата управления, упрощению многих сторон его деятельности.
Научная организация делопроизводства - основа сохранности и эффективности использования документов в будущем. Успешное комплектование Государственного архивного фонда РФ, состояние архивного дела в стране во многом определяются методикой и практикой делопроизводства. Велико общественное значение делопроизводства в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.
3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): цель, порядок применения и ведения
делопроизводство организационный распорядительный гражданский
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
-создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
-единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
-комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.<