Понятие документооборота организации и его этапы
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ументов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;
) утверждение документа уполномоченными лицами;
) ознакомление с документом ответственных исполнителей;
) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);
) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;
) контроль за исполнением документа;
) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;
) сдача и оформление документов в архив на хранение.
Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Главное - чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование. В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации. Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:
-прием и первичная обработка поступающих документов;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
-регистрация документов;
-информационно - справочная работа;
-направление на исполнение;
-исполнение документов;
-контроль исполнения;
-отправка документов по адресатам;
-формирование дел в соответствии с номенклатурой;
-хранение и использование документов в текущей деятельности;
-подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся на три документопотока:
Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения), предложения, заявления и жалобы граждан.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные, объяснительные записки), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности. Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.
В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная. Более удобной является карточная форма регистрации.
Наиболее рациональной является электронная регистрация документов. Она позволяет осуществлять наиболее быстрый поиск нужной информации, получить статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.
Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно и состоит из следующих этапов:
-составление чернового документа;
-подготовка чернового документа;
-его согласование (визирование);
-удостоверение документа (его подписание, утверждение, проставление печати).
Получив документ к отправке, проверяют правильность оформления. Если документ оформлен неправильно или представлен не полностью он отправляется исполнителю для доработки.
Документы, переданные для отправки должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.
Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения (использования) - входящих.
Работа с внутренними документами начинается с составления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, исправления черновика, оформления проекта документа.
Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем. Руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юристконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование.
При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер и в пределах регистрируемой группы.
Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.
2. Формы организации делопроизводства
Совокупность работ по созданию документов, их регистрация, классификация, движение, учет и хранение называются делопроизво