Персонал офиса: профессиональная подготовка и мотивация
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
Министерство образования и науки РФ
ФГОБУ Пензенский государственный университет
Кафедра Государственного управления и социологии региона
Контрольная работа
по дисциплине: Управление офисом
тема: Персонал офиса: профессиональная подготовка и мотивация
Пенза, 2011
Введение
Тема данной работы: Персонал офиса: профессиональная подготовка и мотивация довольно актуальна на сегодняшний день, ведь в процессе отбора персонала офиса производится наем наиболее подходящих работников, однако независимо от квалификации трудно рассчитывать, что новичок сразу освоится со спецификой труда, да и работникам офиса тоже необходимо обновлять свои знания, связанные с выполняемой работой. Из этого следует необходимость в профессиональной подготовке персонала. Мотивация персонала - острый вопрос для большинства компаний. Как говорят, идеальный сотрудник - это тот, которого нет, но его функции исполняются. Но так не бывает, и всем приходится работать с живыми людьми, у каждого из которых есть свои взгляды на жизнь, убеждения, настроения. Как сделать так, чтобы каждый из них делал то, что нужно компании? Однозначных решений нет, но есть ряд принципов, например: связь вознаграждения с результатами труда; ощущение работником своего вознаграждения как справедливого; индивидуальный подход. Проблемам управления карьерой в рамках управления персоналом организации посвящены труды российских и зарубежных исследователей: А.Р. Алавердова, Т.Ю. Базарова, Д.А. Безделова, А.П. Волгина, М.В. Грачева, Г. Десслера, В.А. Дятлова, А.П. Егоршина, И.В. Зорина, П.В. Журавлева, Дж.М. Иванцевича, А.Я. Кибанова, Е.В. Маслова, Ю.Г. Одегова, В.Т. Пихало, В.В. Травина, С В Шекшни, В.И. Шкатуллы и др. Общим экономическим проблемам рационального использования человеческих ресурсов, профессионального развития, обучения, оценки, аттестации персонала уделено большое внимание в работах О.С. Виханского, Е.В. Галаевой, Н.Л. Зайцева, Э.М. Короткова, В.И. Матирко, З.П. Румянцевой, И.Б. Скоробогатова, Г.Х. Попова, В.А. Шахового, и др. Психологические аспекты управления деловой карьерой изучены в работах В.Н. Князева, Е.Г. Молл, А.В.Филиппова и др. Проблема формирования кадров на воздвижения затрагивается в работах В.И. Верховина, Т.И. Заславской, Л.А. Кудринской, В.Л. Романова, А.И. Турчинова и др.
Цель данной работы: анализ особенностей профессиональной подготовки и мотивации персонала офиса. В работе будут решаться задачи: исследовать понятие персонала офиса; проанализировать характерные качества работников офиса; исследовать функции офис - менеджера; проанализировать особенности профессиональной подготовки персонала офиса; исследовать формирование системы служебно-профессионального продвижения персонала офиса; проанализировать особенности мотивации персонала офиса; рассмотреть грейдинг как вид мотивации персонала офиса; проанализировать нематериальное стимулирование как область мотивации персонала.
1. Персонал офиса
.1 Понятие персонала офиса и качества работников офиса
Персонал офиса - специалисты по различным видам деятельности, работающие в офисе и реализующие его функции.
К основным качествам работников офиса следует отнести:
1.Клиентоориентированность. Важно, чтобы клиент, войдя первый раз в офис компании, почувствовал себя как дома и захотел вернуться снова. (От этого во многом зависит в том числе и успех бизнеса.) Приветливое лицо офис-менеджера, его обходительность, вежливость и хорошие манеры - вот то, что может привлечь посетителя.
2.Сообразительность, отличная память. Так как занимающиеся работой референта, офис-менеджера и помощника руководителя, как сервер, ежедневно пропускают через себя несколько мегабайт информации, важно всю эту информацию держать в голове.
.Аккуратность. Все документы по папочкам, все звонки в журнал, вся корреспонденция зарегистрирована. В офисе порядок и уют, все сотрудники обеспечены канцтоварами, вся техника функционирует исправно.
.Грамотная речь. Особенно важна для секретарей и ресепшионистов, которые ведут телефонные переговоры и принимают гостей офиса. Компании, работающие с иностранными клиентами, требуют еще и владения иностранными языками. Желательно двумя. Кстати, может пригодиться этот навык еще и в выполнении функции переводчика - при необходимости.
.Приятные внешние данные.
.Сдержанность. Между двух огней - руководителем и клиентами - иногда приходится несладко. Важно не терять самообладание и выдержку.
Умение ставить задачи. Пусть и не слишком сложные, но координирующие работу всех сотрудников[17,185].
1.2 Офис - менеджер и его функции
Офис-менеджер - один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса [7,122].
Перечень функций офис-менеджера условно можно разделить на пять групп:
. Управленческие.
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса - распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.;
разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответс