Основные учетные документы государственного (муниципального) архива, их целевое назначение
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;
унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов.
По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного порядка работы.
В настоящее время государственные и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс Архивный фонд, ставший общеотраслевой технологией учета.
В ряде органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации программный комплекс Фондовый каталог применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов.
Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД Архивный фонд, необходимых для ведения государственного учета. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД Фондовый каталог, необходимых для ведения государственного учета.
документ архив муниципальный сохранность учет
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Как видно из всего вышесказанного, государственные и муниципальные архивы на основе единых научно-методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, осуществляют комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создают и совершенствуют научно-справочный аппарат, обеспечивают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляют самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет обеспечение вечного хранения и использования Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.Основные правила работы архивов организаций. М., 2002
2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007
.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр Академия 2005
.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации - Закон № 125-ФЗ
.ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998
.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации . М., 2002
.Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 11 от 11.03.1997 г.)
Приложения
Формы учетных документов, обязательных для ведения во всех типах архивов
Приложение 1
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
№ ппДата поступленияНаименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документыНаименование, номер и дата документа, по которому приняты документыНазвание фондаГоды документовКол-во ед. хр. Или неописанных документов (листов)Краткая характеристика состоянияНомер фонда, присвоенныйпоступившим документам по списку фондовПримечания12345678910
Итого поступило за ______________ год _________________________________________ ед. хр. (документов, листов)
(цифрами и прописью)
в том числе?: _________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Приложение 2
СПИСОК ФОНДОВ
Номер фондаДата первого поступленияНазвание фондаОтметка о выбытииПримечания12345
Итого на 01.01. ... г. _______________________________ фондов
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило за ......... г. __________________________ фондов
(цифрами и прописью)
выбыло за ......... г. _________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Приложение 3
ЛИСТ ФОНДА
Крайние даты каждого названия фондаНАЗВАНИЕ ФОНДА12
Дата первого поступления фондаМЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)№ фондаПрежний № фонда123
Учет неописанных документов
Дата записиПОСТУПЛЕНИЕВЫБЫТИЕНаличие (оста