Основные учетные документы государственного (муниципального) архива, их целевое назначение
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
?и или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.
В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: Лист пересоставлен с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Лист фонда может иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу которого пишут продолжение фонда №_, лист 2 и т.д. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
Лист фонда является самым сложным для заполнения учетным документом. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду.
Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел постоянного хранения, отражающих изменение в составе и объема фонда. Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.
В графе Название фонда указывают в хронологической последовательности все названия и подведомственность организации фондообразователя с момента возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения в названиях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив.
Сведения о поступлении или выбытии дел вписывают в лист фонда только на основании:
. описи дел постоянного хранения;
. описи дел по личному составу;
. акта приема-передачи дел в государственный архив;
. акта о выделении дел к уничтожению;
. акта о необнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;
. акта о неисправимом повреждении дел.
Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения - только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.
Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 - 16 наличие (остаток). Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации. На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны. Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.
Архивные описи дел, документов представляют собой справочник, в котором содержится перечень всех единиц в архивном фонде. Архивная опись предназначена для того, чтобы вести учет и раскрывать содержание архивного фонда. Опись дел составляется отдельно для документов постоянного хранения и отдельно для дел, касающихся личного состава. В описи дел, документов единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией под порядковыми номерами. Не допускается присвоение в описи дел, документов одинаковых порядковых номеров. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранени?/p>