Основные возможности Microsoft Office Outlook
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
ах и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты. Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля. На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т.д.). На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т.д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.
Просмотр данных о контакте в электронной почте
Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).
Перейдите на закладку Действия.
В поле Показать выберите Электронная почта.
В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис.11).
Рис.11. Окно данных о контакте в электронной почте
Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную. С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т.п. (рис.12). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.
Рис.12. Команды меню Действия
Создание списка рассылки
Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.
На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).
Наймите кнопку Выберите членов.
Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.
Повторите пункт 4 для всех участников.
Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл.2). Группировка элементов по местоположению По отметке "К исполнению".
Представление Отображаемые элементы Адресные карточки Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки Подробные адресные карточки Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки Список телефонов Табличное представление всех контактов По категориям Группировка элементов по категориям По организациям Группировка элементов по организациям По местоположению Группировка элементов по отметке К исполнению Таблица 2. Представления папки Контакты
Адресная книга и контакты
Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.
Изменение параметров папки Контакты
Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.
В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").
На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.
Нажмите кнопку ОК.
Задачи
Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис.13).
Рис.13. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи
Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook. Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.
Создание разовой задачи
Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.
По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл.3) откроется на закладке Задача.
Таблица 3. Поля формы Задача
Поле Значения поля Значения по умолчанию Тема Тема задачи Не устанавливается Срок Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет
оставить значение этого поля пустым Не устанавливается Дата начала Дата начала работы. Может быть не определена Не устанавливается Состояние Пять состояний задачи на данный момент:
На началась, Выполняется, Завершена,
В ожидании, ОтложенаНе началась Готово Состояние задачи, в данный момент
в процентном соотношении 0% Важность Три значения важности задачи: Высокая,
Обычная, НизкаяОбычная Оповещение Устанавливается на определенную дату и время Устанавливается надень
завершения задачи на 8.30 утра Описание Содержит текст с описанием задачи, а также
присоединенные файлы и внедренные объекты Контакты Указываются контакты, связанные
с решением данной задачи Категории Указывается п