Основные возможности Microsoft Office Outlook
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
?е, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая клавишу Ctrl. Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календаре, расположенном в верхнем углу окна Календарь (рис.5). Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.
Изменение представления задач в Календаре
1. Выберите команду Представление задач в меню Вид. 2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, просроченные задачи, задачи, завершенные в выбранные дни. Отметьте нужное представление. 3. Установите или снимите флажок Включить задачи без даты завершения. Перенеся задачу из панели задач в Календарь, вы запланируете время работы над ней. Все изменения задач на панели отражаются в папке Задачи.
Рис.5. Окно папки Календарь
Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.
Создание новой встречи (первый способ)
Раскройте папку Календарь.
Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.
На экране появится форма ввода информации (Рис.6).
В поле Тема введите описание - семинар.
В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.
Введите время начала и время окончания встречи, соответственно. 7. Установите прочие параметры по мере необходимости.
Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (Рис.6).
Рис.6. Форма Встреча
Создание новей встречи (второй способ)
Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.
Щелкните по нему правой кнопкой мыши.
Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.
Заполните поля формы Встреча.
Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц. Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.
Создание повторяющейся встречи
Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.
На экране появится форма Повторение встречи.
В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).
В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.
В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.
Нажмите ОК.
Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.
В поле Тема введите - семинар. В поле Место введите - КУДИЦ.
Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.
Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи. Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис.7). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.
Рис.7. Закладка Планирование
Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.
Настройка Параметров Календаря
Вызовите команду Параметры из меню Сервис.
Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис.8).
Рис.8. Параметры Календаря
Контакты
Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис.9) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.
Рис.9. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты
Создание нового контакта
Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).
Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис.10).
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Рис.10. Закладка Общие формы Контакт
Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейк