Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
но-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для формирования в Дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани
3.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией
Термин документооборот натекущий момент употребляется чрезвычайно широко ивстречается вописании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, икаждая изних претендует накомплексный подход кавтоматизации документооборота. При этом разнообразие систем широчайшее: отсистем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.
В данной работе термины документооборот, делопроизводство и т.д. рассматриваются исключительно вконтексте организации работы органов государственной власти иместного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно сиспользованием общегосударственных нормативных актов вприменении кработе органов власти.
Согласно определению (ГОСТ Р5114198), документооборотом является движение документов ворганизации смомента ихсоздания или получения дозавершения исполнения или отправления, тоесть полный цикл жизни всего множества документов ворганизации допередачи ихвархив или науничтожение.
Делопроизводство, или документационное обеспечение управления, согласно этомуже источнику, обозначает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование иорганизацию работы софициальными документами. Тоесть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения иконтроля документооборота официальных документов.
Однако вТиповой инструкции поделопроизводству вфедеральных органах исполнительной власти функции делопроизводства уже неограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен нетолько оборот зарегистрированных (официальных) документов, ноипроектов документов.
В России, вобщегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы суправленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Российское делопроизводство неимеет аналогов вдругих странах ниподетальности проработки технологии работы сдокументами, нипомасштабам распространения. Иесли наЗападе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, товРоссии, как правило, речь идет обавтоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чемже особенности российской модели делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
- контроль задокументом начиная смомента его поступления;
- централизация контрольных функций;
- единые нормы документооборота.
В отличие отзападных методов работы сдокументами, вроссийской практике документ ставится наконтроль вмомент его поступления ворган власти. Внутренние или исходящие документы попадают вполе зрения контроля сразу после рождения тоесть утверждения. При этом отслеживается связь документов вслучае если один документ появился врезультате выполнения решения, принятого подругому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего ворган государственной власти иместного самоуправления, ведь ниодин зарегистрированный документ уже неможет иiезнуть бесследно.
Максимальная централизация контроля задокументооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, алишь затем, обрастая резолюциями всоответствии сослужебной иерархией, онспускается кнепосредственным исполнителям.
Другой важной особенностью российской модели является наличие единых идетально регламентированных правил работы суправленческими документами ворганизациях независимо отихiеры деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб экспедиций, канцелярий, групп контроля регламентирована вплоть доправил заполнения регистрационных журналов, картотек иотчетных форм.
В условиях существования ворганах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПОнереально. Речь вэтом случае может идти обавтоматизации традиционного делопроизводства сиспользованием современных информационных технологий.
Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. Иименно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. Втоже время ничто немешает включить вавтоматизированную систему возможность связи карточки сэлектронным образом собственно документа (текстом идаже изображением, звуком ивидеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода кэлектронному документообороту. Переходже кэлектронному документообороту, всвою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов сэффективными механизмами справочно-аналитической работы намножестве документов вразличных формах представления.
С другой стороны, использование компьютерной