Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ... | 8 | Х наименование предлагаемого товара (точное и наиболее употребительное на территории, куда предлагается товар, по международной классификации, не допускающее двойное толкование) Х количество товара (выраженное мерами веса, объема, длины, площади, в штуках, - выбор зависит от характера самого товара и от сложившейся практики в международной торговли тем или иным товаром) Х качество товара (выбор способа определения качества зависит от характера товара, от практики, сложившейся в международной торговле данным товаром: по стандарту, по специализации, по содержанию отдельных веществ в товаре) Х цена (валюта цены, валюта платежа, способ фиксации цены).
Базисные условия места поставки:
Х условия платежа (продавец заинтересован в надежности и быстроте получения платежа за продаваемый товар) Х сроки поставки Х характер тары и упаковки Х срок действия оферты.
Следует отметить, что оферта может быть твердой и свободной.
Если письмо - оферта твердая, то она выражается словами:
"Предлагаем твердо", если свободная, то: "Предлагаем без обязательств".
Оферта не всегда содержит все перечисленные условия. В тех случаях, когда между сторонами уже был заключен аналогичный контракт или применяются типовые (общие) условия поставки, оферта содержит только некоторые условия (например, наименование товара, количество, цена, срок поставки). В отношении остальных условий делается ссылка на ранее заключенный контракт или на типовые условия поставок, применяемые сторонами.
3. Письмо - запрос Содержит практически все те же данные, что и письмо - оферта.
Дополнительно целесообразно упомянуть, почему Вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, то есть откуда Вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается.
Можно попросить указать ее в оферте с указанием базиса, места поставки.
4. Письмо - запрос информации о фирме.
В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие Вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о Вашей организации и о том, в связи с чем Вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в Вас.
5. Письмо - приглашение на переговоры.
Такое письмо должно быть направлено адресату заблаговременно (с учетом возможной задержки в пути). Желательно, что бы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для Вашего контрагента сроки приезда.
Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и, в случае необходимости, вызов транспорта от Москвы до Вашего предприятия, вопрос билетов в оба конца, вопрос размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в Вашем городе и т.п.) 6. Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос.
В нем указываются конкретные условия будущего контракта или предлагается проект контракта.
7. Письмо - рекомендация Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов спецификации, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на № контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой представления рекомендации.
Все более широкое распространение в настоящее получают оперативные средства связи, в частности, факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).
Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Отправитель факса должен подучить подтверждение (CONFIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа RESULTS, в которой ставится ОК (О-Key) если сообщение подучено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование необязательно. Пример оформления факса приведен в приложении Б.
Большая часть коммерческой переписки хранится 5 лет (статьи 158, 12, 223"Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит.
Практическая часть 1. Разработать письмо для конкретной организации (см. приложение В) 2. Написать внутренние адреса и вступительные обращения к письмам, отправляемым в Англию (см. приложение Г) 3. Найти ошибки в оформлении писем и подготовить правильные варианты (см. приложение Д) Всю теоретическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word.
Оформление отчета.
1. Описать цель работы.
2. Дать характеристику письма и факсу 3. Представить документы, разработанные в ходе работы.
Контрольные вопросы 1. Дайте определение деловой переписке. Какие основные два документа в ней можно выделить 2. Что такое письмо, и как можно классифицировать письма 3. Какие могут быть письма по содержанию и назначению Дайте краткую характеристику каждому виду.
4. Какие реквизиты используются для написания письма 5. Какие формы изложения текста используются в письме 6. Из каких частей состоит текст письма 7. Назовите основные способы работы с текстом письма 8. Какие обращения могут иметь письма и факсы 9. Какие письма подписывает руководитель и бухгалтер фирмы 10. На сколько основных частей делится деловая переписка с точки зрения особенностей обработки 11. Какая структура у делового письма международного образца 12. Какие реквизиты имеет международное письмо 13. Что такое факс 14. Как оформляется факс Приложение А (обязательное) Пример оформления международного письма 67, UPPER THAMES STREET, LONDON, EG 4 V ЗАН Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Telex: 886678 LDN RIVER BANK HOUSE Our ref: DB/ap/Your ref: RM/si 17 May 1996 year Mr R/ Morrison P. Marlow & CO/LTD 21 Bird Street LONDON E1 6 TM Dear MR Morrison Order Unfortunately, we have not yet received the computers "OPTIMA-133", which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you.
Yours sincerely D. Barker Mr Derek Barker Manager End. Order Carbon copy V. Pryor Приложение Б (обязательное) Пример оформления факса Inex - Interceptor o.o.o Генеральному директору ИНЕКС+ОУ газеты Лидер г-ну А.И. Колесову 01.09.2003 № 127/ОР-ОЗ т. 238-83-На № _ от_ факс (095)238-15О размещении рекламы ООО ИНЕКС +ОУ Уважаемый господин директор! Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу:
Фирма ИНЕКС+ОУ производит осеннюю распродажу товаров из Чехии, Словакии, Югославии со складов в Москве от 20% до 40%.
Вам предлагаются шоколадные изделия, вина, прохладительные напитки, мужская и женская обувь, хрустальные светильники, бытовая электротехника.
Наш адрес: Москва, Колодезный пер., д.23.
Телефон для оптовых покупателей: (095)964-31-Факс (095) 964-32-С уважением Генеральный директор подпись Миран Памул Кутузовский проспект, 17/4, корп. 6, тел. 248-04-04, АКБ Столичный р/с 705201931, к/с 261708 в РК - ГУ ЦБ РФ г. Москвы МФО 44383001, код 83, телефакс: 248-04-01-09-2003 10:17 FROM: INEX 2480421 ТО: 2381529 Р 01/ Приложение В (обязательное) Варианты заданий 1. Напишите письмо-просьбу в ЖЭУ с требованием разъяснить неверный счет, присланный за коммунальные услуги. Необходимые адресные данные проставьте сами.
2. Напишите письмо агенту по торговле недвижимостью.
Сообщите, что Вы хотите купить недвижимость в каком-либо центральном районе города стоимостью от 200 до 300 тысяч рублей.
Попросите его подробно познакомить Вас со всеми предложениями и отметьте, что в здании должно быть не менее пяти комнат, проведен телефон. Кроме того обязательна подъездная площадка для 4-х автомобилей. Попросите также включить себя в каталог клиентов агентства "Омега+". Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно.
3. Напишите письмо-ответ агента по продаже недвижимости на Вашу просьбу.
4. Напишите письмо-просьбу директору ООО "Эсконт", в котором укажите, что, как было оговорено в Вашем письме от 14.09.2000, Вы надеетесь получить финансирование проекта "Дельта-7" к 19.10.2000. В свою очередь, Вы предлагаете финансовую поддержку дочерней фирме ООО "Эсконт". В связи с вышесказанным, попросите директора ООО "Эсконт" продлить срок Ваших платежей дочерней фирме до 05.11.2000.
Это дало бы Вам возможность подготовить все необходимые документы для выплат. Отметьте в заключение, что Вы высоко цените заинтересованность партнеров в Ваших проблемах и надеетесь на долгое и плодотворное сотрудничество.
5. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том. что Ваша фирма меняет политику продаж. Отметьте, что Вы больше не прикладываете прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные товары будут представлены по требованию. Подумайте над тоном письма и над тем, кто может подписать его.
6. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том, что в соответствии с их заказом, датированным 02.08.2000, об отгрузке компьютеров IBM, заказанный товар находится на складе и будет готов к отгрузке 26.11.2000. Напишите, чтобы Вам дали знать, какой способ отправки товара предпочитает фирма.
7. Пригласите клиента на ежегодную осеннюю распродажу в магазин мужской одежды. Необходимые реквизиты придумайте сами.
8. У Вас в банке открыл счет клиент, недавно приехавший в Ваш город. Направьте ему письмо с благодарностью. Подумайте, кто должен подписать это письмо.
9. Вы - владелец большого универмага. Составьте письмо тем клиентам, которые уже больше года не пользуются кредитной карточкой. Напомните им обо всех преимуществах такого вида оплаты.
Убедите их возобновить счета.
10. Известите руководство партнерской фирмы о своем приезде в (пункт прибытия) на (срок) с целью... Необходимые реквизиты проставьте самостоятельно.
11. Напишите письмо, в котором Вы подтверждаете Ваш телефонный разговор с партнерами, состоявшийся сегодня утром, в ходе которого Вы информировали партнеров о том, что они не приложили к своему письму от (дата) счет-фактуру на (наименование товара), отгруженный теплоходом (название) по заказу №... Попросите выслать счет авиапочтой.
12. Напишите гарантийное письмо от лица директора завода "Химмаш", в котором Вы просите ЗАО "Эскур" оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции. Объясните, что так как в настоящий момент монтаж уже ведется, Вы просите произвести эту работу непосредственно на площадке. Попросите в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и немедленно начать их. Гарантируйте оплату их стоимости со счета завода №...
13. Напишите письмо, в котором Вы сообщаете своим клиентам о том, что новым директором Вашей фирмы назначен г-н...
Проинформируйте их, что он приступает к своим обязанностям с (дата) и будет лично курировать следующие направления деятельности фирмы:... Напишите, что надеетесь на то, что назначение г-на...
директором будет способствовать дальнейшему развитию отношений между Вашими фирмами. Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно.
Приложение Г (обязательное) Варианты заданий 1. Напишите следующие внутренние адреса и вступительные обращения к письмам, отправляемым в Англию а) на фирму Смит и Сан, ЛТД, Нью-Йорк, Куин Виктория, 25, на имя менеджера по экспорту;
б) на фирму Лондон Метал Уоркс, расположенную в Лондоне по улице Мэнсинг Лейн, 37, на имя секретаря;
в Манчестер, на Марпл Роуд, 214, на фирму Астлей Бразерс;
г) в Вестфорд, графство Хемпшир, Гроув Роуд, 33, фирме Бредлей и Сан, ЛТД, вниманию г-на Брауна.
2. Напишите вступительные обращения и соответствующие им заключительные формулы вежливости, если письма написаны в:
а) американскую корпорацию;
б) английскую компанию;
в) секретарю компании мисс Грин;
г) г-ну Стоку (в американскую компанию);
д) г-ну Джону Брауну, которого Вы хорошо знаете.
3. Расположите правильно все части делового письма:
Письмо написано 25.04 1998 фирме Лаутон Бразерс, ЛТД по адресу: Англия, Ковентри, графство Йоркшир, Альдер Роуд, 21.
Сообщите, что в дополнение к Вашему письму от 15 04.1998 Вы хотели бы уточнить некоторые детали будущего заказа, т.е... В заключение выразите надежду на плодотворные деловые отношения с партнерской фирмой.
Письмо написано 21.10.99, фирме Конвердейл и Ко по адресу:
Ноттингем, Бишоп Роуд, 15 по поводу запроса от 01.10.1999. Ответьте, что Вы с удовольствием посылаете им последний каталог Вашей продукции и прейскурант. В заключение напишите, что Вы ожидаете взаимовыгодной торговли с этой фирмой. Не забудьте указать приложение на 8 листах.
Письмо написано 15.09.00 в Российское торгпредство в Англии и должно быть передано г-ну Петрову В.А. Адрес: Лондон, Хайгет Вест Хилл, 32. Напишите, что с сожалением вынуждены сообщить г-ну Петрову относительно оборудования по контракту № 506 следующее...
В заключение попросите его срочно Вам ответить.
4. Напишите деловые письма:
Вы - начальник отдела снабжения магазина Детский мир и пишете письмо в компанию, изготавливающую детские игрушки Марко Той Полимнии, для того, чтобы заказать 1000 кукол по цене 15$ и плюшевых мишек по 7$. Адрес: 223, Санрайз Хайвей плейс, Нью-Йорк, 11566. Вам нужно, чтобы эти товары были доставлены за две недели до Нового года. Оплата по безналичному расчету. Доставка по воздуху.
Если у компании есть рекламные проспекты новогодних подарков, Вы бы также хотели получить их.
Pages: | 1 | ... | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ... | 8 | Книги по разным темам