Книги по разным темам
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 8 | В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов, используется специальный бланк - для писем. В письмах, факсах - название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным;
заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос О чем) На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита ладресат (получатель письма), фирма; структурное подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются; другие. Если документ направляется более чем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
При делении писем на группы по степени подлинности можно выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между черновиком, оригиналом и копией исчезает.
По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить одно- и много аспектные письма.
При классификации по количеству адресатов и авторов различают циркулярное и коллективное письмо (см. рис. 1).
получатели отправитель ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО отправители получатели КОЛЛЕКТИВНОЕ ПИСЬМО Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.
Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные Ч точны. Тон письма должен быть нейтральным.
В практике современного делопроизводства используют следующие формы изложения текста в письмах:
Х от первого лица множественного числа (лпросим направить, направляем на рассмотрение);
Х от первого лица единственного числа (лсчитаю необходимым, прошу выделить);
Х от третьего лица единственного числа (луниверситет не возражает).
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, попрежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: внимательно рассмотрев Ваши предложения..., Тщательно изучив Ваши замечания....
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: В порядке обмена..., В порядке исключения..., В связи... , В соответствии... и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: лучитывая, считая, принимая по внимание, рассматривая, руководствуясь и т.д.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"В связи с тем, что при получении груза на станции Сызрань" 26.01.2004 по накладной № 238865 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя:... была установлена недостача.... штук изделии на сумму.... (Коммерческий акт от 26.01.№245).
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:
"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".
В зависимости от назначения письма и оттого, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.
Можно рекомендовать следующую последовательность действий при подготовке письма:
1. Определите цель письменного сообщения.
2. Сформулируйте тему.
3. Решите, что Вы хотите сообщить об этом.
4. Сформулируйте основную мысль текста.
5. Если необходимо, развейте вашу мысль с помощью аргументов.
6. Проиллюстрируйте основную мысль и аргументы фактами, отобранными Вами.
7. Обязательно сделайте вывод, заключение или обобщение.
8. Чтобы Ваш документ имел эстетичный вид, оформите его.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить типовые тексты различных писем.
Начало письма, факса может иметь следующие варианты обращения:
"Уважаемый Игорь Леонидович!";
"Господин Зорин!";
"Игорь Леонидович!";
"Уважаемый господин Зорин!";
"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателя письма);
Затем уместны слова благодарности:
"Мы были рады получить Ваше письмо" "Большое спасибо за факс от 04.06.2003";
"Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма".
Большинство писем продолжаются далее словами:
"В связи с...";
"Согласно контракту от....№....";
"В соответствии с...." и т.д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма (это плохой тон).
В зависимости от темы письма (факса), используются следующие обороты:
Х Отправка груза, документа 1. Отправляем вам...
2. Направляем Вам...
3. Высылаем Вам...
Х Напоминание 1. Напоминаем Вам, что 2. По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Х Подтверждение 1. Концерн... подтверждает....
2. Подтверждаем, что партия ТНТ получена.., Х Извещение 1. Сообщаем Вам, что...
2. Ставим Вас в известность, что...
3. Извещаем Вас, что,...
Х Просьба 1. Пожалуйста, сообщите...
2. Просим оплатить.... в течениеЕ..банковских дней....
3. Мы будем благодарны, если Вы...
Х Гарантия 1. Оплату гарантируем.
2. Качество продукции наша фирма гарантирует.
Х Предложения 1. Мы рады предложить Вам...
2. Предлагаем Вам...
3. Мы можем рекомендовать....
4. Мы уверены, что Вы заинтересованы...
Х Отказ 1. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:Е.
2. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем....
3. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение изза...
Х Предупреждение 1. Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы....
2. Задержка поставок может привести к....
3. Данное Вами обещание, к сожалению, не выполняется, поэтому мы вынуждены,...
Х Приглашение 1. Просим принять участие в....
2. Приглашаем Вас...
3. Мы рады пригласить Вас...
Письма обычно заканчиваются фразами:
"Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";
"Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";
"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей "С уважением".
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью фирмы.
Деловая переписка по особенностям обработки может быть разделена на 2 группы:
Х поступающие (входящие) в фирму письма;
Х отправляемые (исходящие) из фирмы письма.
Образец письма с необходимыми реквизитами приведен на рисунке 2.
При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.
Существуют Международные стандарты (ISO) на-основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.
Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см).
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания мало известная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например "Фрахт судов", "Организация туров", "Продажа недвижимости", "Научные разработки" и т.д.
ОАО ПОЛЯНКА + Директору ОАО ХРАСТ Ордынка, 34 г-ну А.Г. Траубе Москва, ОКПО 24350 ул. Краснопресненская, OГРH 051612 Москва, ИНН/КПП 1234/Тел. 336-Факс (095) 236-15-08.01.2004 №01-03-На № 82-03-14 от 28.12.О возобновлении поставок ТНП Уважаемый Альфред Герасимович! В связи с Вашим запросом сообщаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву, для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.№ 245.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
Приложение: на 1л.
С уважением Исполнительный директор И.А.
Антонов А.В. Серова 236-17-Рисунок Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывают юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительств компании и ее филиалы (Реквизит 2).
Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть - цифровой' или буквенное - цифровой, например:
Reference: Ref: DB Ref: DB/Ref: DB/AP/где Reference (Ref) - ссылка; DB - инициалы автора, АР - инициалы секретаря или исполнителя; 101 - порядковый номер документа (Номер документа может содержать другие условные обозначения, например, структурного подразделения, дела, файла и т.д.).
Если письмо является ответом, го в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например;
Your reference Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления "th" к числу), например:
17 August Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:
Х имени и фамилии получателя;
Х наименования компании;
Х номера дома, улицы, Х города;
Х штата (графства), почтового округа (указанного цифрами);
Х страна.
При написании адреса чаще всего используется "открытая пунктуация", т.е. без запятых и точек.
Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.
Деловое письмо начинается со слов Dear. В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:
Dear Sir - если имя получателя неизвестно;
Dear Madam - если имя получателя неизвестно;
Dear Mr Neil - господину имя которого известно;
Dear Mrs Fella - замужней женщине;
Dear Miss Jones - незамужней женщине;
Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.
Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:
Re- сокращение слова "regarding" (относительно);
In re -сокращение сочетания "In reqard to" (касательно);
Subject (предмет, тема, вопрос).
Например:
Re: Выставка "Информтехника-96" или In re: Оплата по контракту № 345/128.
Заголовок необязательный реквизит, его указания является скорее правилом, хорошего тона.
Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением начала каждого абзаца на 5 интервалов (с красной строки).
Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.
Через два межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.
Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms то заканчивается выражением Sincerely yours (искренне Ваш).
Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs, Madam то окончание Yours faithfully (преданный Вам).
Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.
После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10).
Ниже подписи - указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.
Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:
Enclosure (приложение): Order № или сокращением End: Contract № 1 I/Si При направлении копий письма {"carbon copy" или "сс") нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии (реквизит 12).
Таким образом порядок реквизитов следующий:
Х Эмблема и название фирмы отправителя Х Адрес отправителя (сведения об организации) Х Ссылки Х Дата Х Адрес получателя Х Обращение Х Краткое содержание вопроса (заголовок) Х Текст Х Заключительная форма вежливости Х Подпись Х Имя, отчество, фамилия автора Х Должность Х Приложения Х Копии Пример английского письма приведен в приложении А.
Можно выделить следующие характерные типы деловых писем в международной переписке 1. Письмо - презентация (представление) предприятия.
Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать или участвовать в выставке и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию предложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.) 2. Письмо - оферта (предложение товара).
Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли - продажи. Эти условия явятся потом обязательными условиями предстоящего контракта.
Условия эти следующие:
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 8 | Книги по разным темам