Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ... | 10 | Классификация документов - это деление документов на класс по Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение наиболее общим признакам сходства и различия.
реквизитов.
Предметом изучения и классификации в делопроизводстве являетПри продольном расположении реквизиты адресанта - автора дося административная система документирования. Эта система универкумента - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информасальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленчецию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа.
ских решений, регулирование деятельности любого предприятия, учрежПри угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят дения, организации независимо от формы собственности и правовой ордля реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата. Вариант ганизации.
бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным Административная система документирования по видам докумени экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для тов делится на три группы документов.
всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, доклад1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) - ных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквиположения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное зитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют расписание, регламент и т.п.
утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
23 2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, 5. Организационные документы телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если объяснительные записки, справки, акты и т.п.
они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без органи3. Документы по личному составу (ДЛС) - приказы, личные дезационных документов. В начале деятельности создаются структуры ла, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, догопредприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инворы и т.п.
струкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения оргаЦель классификации документов:
низационных вопросов.
1) повышение оперативности работы аппарата управления;
Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организа2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения ции, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполправа и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деянителей;
тельности.
3) четкое распределение информации;
Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12, 4) экономия труда за счет использования информационно-справоч- 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
ного аппарата.
Инструкции определяют научно-технические, технологические, Значение классификации документов:
финансовые, производственные и другие стороны деятельности органи1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
зации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия 2) повышение оперативности работы с документами.
они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно Первой ступенью классификации является группировка исполнендействующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряженых документов в дела. Основной признак классификации - содержание документа. нием) руководителя.
Все инструкции подразделяются на две основные группы:
4.1. Общая классификация документов 1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какоголибо процесса (производственного, например), в осуществлении которого Разделение (различение) документов на группы предопределяет принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
работу с ними. Документы классифицируются:
2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обя - по видам - организационно-распорядительные, справочно-инфор- занность и ответственность должностных лиц.
мационные, по личному составу;
Должностная инструкция - это организационно-правовой доку - по форме - индивидуальные, типовые, трафаретные;
мент, определяющий основные функции, обязанности, права и ответст - по содержанию - простые, сложные;
венность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в - по происхождению - официальные, личные;
определенной должности. Она составляется по каждой штатной должно - по месту происхождения - внешние, внутренние;
сти организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику - по срокам хранения - постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;
под расписку при заключении трудового контракта.
- по гласности - секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно, Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:
конфиденциально), несекретные;
- рациональное распределение труда;
- по средствам фиксации - рукописные, машинописные, графиче - оптимальное использование кадров;
ские, звуковые, фотокинодокументы;
- повышение эффективности деятельности организации;
- по стадиям - оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;
- создание организационно-правовой основы служебной деятель - по срочности - срочные, несрочные3.
ности сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты своего Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по дело- труда;
производству и архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Изда - обеспечение объективности при аттестации работника;
тельский Торговый Дом Герда, 1999. - С. 12Ц13.
25 - соблюдение объективности при поощрении и взыскании; Должностные инструкции разрабатывают руководители структур - разрешение трудовых споров. ных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персонаПри разработке должностных инструкций следует опираться на лом.
квалификационные требования к должностям служащих, которые содер- Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отдежатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, лом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Мин- руководителями организации или с помощью распорядительного акта труда России от 21 августа 1998 года № 37. (приказа, распоряжения).
Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разде- Изменения в инструкцию можно внести только посредством прилов, каждый из которых является логически законченной частью доку- каза или другого распорядительного акта. При внесении изменений рамента. ботника уведомляют об этом под роспись.
Раздел Общие положения устанавливает категорию деятельно- Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие сти, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения формулировки с распорядительными словами: должен, лобязан, лимеот должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организа- ет право, не допускается, запрещается и т.д.
ционно-правовые документы, на основании которых сотрудник осущест- Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположенивляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и ем реквизитов, т.к. зона адресата - правый верхний угол - будет отвеисполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутст- дена для реквизита Гриф утверждения.
вия. К должностным инструкциям предъявляются повышенные требоВ разделе Должностные обязанности определяются виды работ, вания к составу реквизитов и содержанию. Формуляр-образец ИНСТвыполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного РУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.
структурного подразделения, с подробным изложением основных на- правлений его служебной деятельности.
6. Распорядительные документы В части Должен знать приводятся основные требования, предъРаспорядительные документы играют важную роль в управлении являемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:
учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распоряди - законодательных актов, положений, инструкций, других руковотельных документов осуществляется администрирование любым преддящих и нормативных документов;
приятием.
- методов и средств, которые работник должен уметь применять Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам при выполнении должностных обязанностей;
производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и Требования к квалификации определяют:
кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы - уровень профессиональной подготовки работника, необходимый носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или для выполнения должностных обязанностей;
подчиненным организациям, группам или отдельным должностным ли - требования по стажу работы.
цам.
Раздел Права устанавливает права работника, которые способстК распорядительным документам относятся: постановления, указавуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инстния, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отлирукцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обчаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями служивание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодатекста.
тельными актами и другими документами.
Основным распорядительным документом на предприятии являетРаздел Ответственность конкретно указывает меру ответственся приказ. Они подразделяются на два вида - приказы по основной деяности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей. Нательности и приказы по личному составу (кадровые приказы).
пример: Главный инженер несет ответственность за: ЕЕ 27 6.1. Приказ по основной деятельности Начальнику ремонтной службы завода Красильникову К.Е. обеспечить установку и наладку оборудования линии К-60 к 25.06.2003 или Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприОтделу главного энергетика предоставить сведения об экономии энергоятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен ресурсов предприятия в III квартале 2003 г. к 29.09.2003.
для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаПоследний пункт приказа, для более действенного контроля, форются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов мулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возпроизводят на основании новых приказов.
ожить наЕ, затем пишут наименование должности, Ф.И.О. или струкПриказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект турное подразделение. Например: Контроль за исполнением приказа приказа, затем издается сам приказ. Подготовка приказа включает слевозложить на главного инженера завода Сидорова В.П.. Пункт о контродующие этапы:
е не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за конизучение существа вопроса;
троль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку:
знакомство с законодательными актами;
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
проработка информационно-справочных документов предприятия Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде при(справок, отчетов, писем);
ожения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информационподготовка текста проекта документа;
ные, инструктивные материалы и т.д.).
согласование проекта приказа;
ПРИЛОЖЕНИЕ № печать и проверка правильности оформления приказа;
к приказу директора завода визирование, согласование, подписание приказа;
от 02.06.2003 № регистрация приказа;
доведение до сведения исполнителей.
Дата приказа - это дата его подписания, а начало действия распоПодготовку приказа, как правило, поручают структурному подразрядительного акта - факт его регистрации.
делению, группе лиц или отдельному должностному лицу.
Подписывает приказ руководитель предприятия, в его отсутствие - Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядизаместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим тельной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают руководителя, в реквизите Подпись ставится его конкретная должпричины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть ность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты ( / ) лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных или предлога за перед наименованием должности не допускается.
органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, авФормуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты: 08, 10, 11,12, тор, дата, №). Например:
14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.
На основании письма Росархива РФ от 13.07.2003 № 235/67 О ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ введении ГОСТ Р 6.30 - 2003 Е.
В несложных приказах констатирующая часть может отсутствоП Р И К А З вать.
10.09.Распорядительную часть обычно начинают глаголом первого лица № ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поО научно-исследовательской ставить т. д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нуме работе на летний период руют арабскими цифрами.
Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: исВ соответствии с планом научно-исследовательских работ естестполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подраздевенно-географического факультета на 2002/2003 учебный год, в период ление, организация) - действие - срок. Например:
етних каникул необходимо направить научную экспедицию для изучения флоры и фауны в район озера Байкал.
29 П Р И К А З Ы В А Ю: Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работни1. Заведующего кафедрой ихтиологии, кандидата естественных на- ков, которым оно адресовано.
ук, доцента Суворова В.А. назначить руководителем экспедиции. Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А 4.
2. Руководителю экспедиции Суворову В.А. представить разверну- Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только ретый план работы экспедиции на заседание ученого совета до 18.05.2003. квизитом Наименование вида документа.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря уче- Постановление - документ, который издают высшие органы госуного совета В.Ф. Коваля дарственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах вла сти.
Pages: | 1 | ... | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ... | 10 | Книги по разным темам