Книги по разным темам Pages:     | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 10 |

Издательский дом Партнер Главному редактору Издательского дома Дрофа В структурное подразделение: Н.С. Селиванову ООО Тема Отдел рекламы Гриф утверждения документа (16) Начальнику отдела Документ может утверждаться соответствующими органами или Н.А. Петрову должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопроКогда письмо адресовано руководителю организации, реквизит сов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания Адресат может быть оформлен двумя способами: соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).

Завод Луч В случае утверждения документа должностным лицом гриф утГенеральному директору верждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наИ.С. Соловьеву именования должности руководителя, утверждающего документ (в им.

пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. НаприГенеральному директору мер:

завода Луч УТВЕРЖДАЮ И.С. Соловьеву Директор предприятия ул. Восточная, 183, Личная подпись А. Б. Сидоров Москва, 117134 л_Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают Если документ утверждается специально издаваемым распорядичерез 1,5 - 2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, кото- тельным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на рые направляются в правительственные организации и постоянным кор- его наименование, номер и дату приказа. Например:

15 УТВЕРЖДЕН В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка Приказом директора предприятия не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с назваот 05. 08. 2003 № нием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком) или чего, (кого) Например:

Слово лутвержден при этом согласуется с родом и числом утверприказ - о приеме на работу;

ждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименоваположение - о бухгалтерии;

ние утверждающего документа пишут в творительном падеже.

протокол - собрания акционеров;

Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой должностная инструкция - менеджера по рекламе.

длинной строке.

Отметка о контроле (19) УТВЕРЖДАЮ Данный реквизит проставляется на документах, исполнение коДиректор завода Луч торых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о Личная подпись А. Б. Сидоров контроле - буква К - проставляется цветным карандашом, фломастел_ром или специальным штампом Контроль. Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.

Резолюция (17) Текст документа (20) В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исТекст документа составляют на русском или национальном языке в полнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхсоответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов нем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одРоссийской Федерации о государственных языках. Тексты документов ной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свооформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соедибодном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то нения этих структур.

резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе Отметка о наличии приложения (21) формата А6.

Если к основному документу прилагаются дополнительные докуРезолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, менты, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о прилосодержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату жении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом:

резолюции.

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Например: К. А. Воробьеву.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии Прошу подготовить проект контракта нескольких приложений их нумеруют, например:

к 26. 01. Приложение: 1. Положение об Управлении налоговой службы на 46 л. в Личная подпись А.В. Фролов 06. 01. 2003 экз.

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен- 2. Правила оформления документов отчетности налоговых ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции пер- служб на 7 л. в 2 экз.

вым. Если в прилагаемом документе имеется приложение, то отметку о Заголовок к тексту (18) наличии приложения оформляют следующим образом:

Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсут- Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 № 12-04/20 и прилоствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата жение к нему, всего на 20 л.

А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о его коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание наличии оформляют так:

документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации доку- Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

ментов без предварительного прочтения всего текста.

17 В приложении к распорядительному документу на первом листе в Гриф согласования документа (23) правом верхнем углу пишут: Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, соПриложение № 2 держащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и к приказу директора завода внутренним.

от 15.09.2003 № 238 Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласоЕсли приложение сброшюровано, то количество листов не указы- вание с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным вается. органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим Слово приложение допускается печать прописными буквами образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ, а также допускается центрировать этот реквизит.

СОГЛАСОВАНО Подпись (22) Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и Зам. директора завода Луч фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должно- подпись П. В. Дорофеев сти будет кратким, без указания наименования предприятия, например: л _ Генеральный директор А.П. Попов СОГЛАСОВАНО Наименование должности будет полным, если документ оформлен Протокол заседания профкома на листе бумаги, например:

от 14. 05. 2003 № Исполнительный директор ОАО Тема В.А. Рублев СОГЛАСОВАНО При подписании документа на бланке должностного лица должПисьмо Росархива ность этого лица в подписи не указывают.

от 23.09.2003 № 12/При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответПри согласовании документа должностными лицами одного статуствующей занимаемой должности, например:

са грифы располагают на одном уровне ниже реквизита Подпись или на Генеральный директор Личная подпись А.П. Попов отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Бердюгина содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или При подписании документа несколькими лицами равного статуса лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

их подписи располагают на одном уровне, например:

ист согласования прилагается. Подпись дата.

Генеральный директор Генеральный директор Виза согласования документа (24) завода Прогресс завода Сатурн Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указаЛичная подпись В.Р. Фролов Личная подпись А.М. Милов ния должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. НаприВ документах, составленных комиссией, указывают не должности мер:

подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соотГлавный бухгалтер ветствии с распределением, например:

ичная подпись И. Д. Луконина Председатель Личная подпись С.В. Сараев 12. 07. Члены комиссии Личная подпись В.В. Попов Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, Личная подпись В.А. Куликов имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием Личная подпись Г.А. Ветров документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании Замечания прилагаются. Допускается полистное визирование документа.

19 На внутренних документах виза проставляется на последнем листе Василий Яковлевич Петров первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпля- 924 45 ра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руОтметка об исполнении документа и направлении его в дело ки, либо при помощи специального штампа.

(27) Оттиск печати (25) Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на испоПечати проставляются на наиболее важных документах для удоненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего стоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми хранения и использования в информационно-справочных целях.

средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность Данный реквизит включает в себя: слово В дело и номер дела, в подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, закотором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об хватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Героб исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отбовой печатью заверяются документы органов государственного управметки.

ения.

Отметка о заверении копии (26) Например:

Заверение копии документа производится для придания ей юри- В дело №12-25.

дической силы. Отправлен факс от 06.04.Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи Подпись Т.В. Николаева Верно, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его 10. 04. личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должВерно на быть подписана и датирована исполнителем документа или руководиИнспектор подпись О.В. Белова телем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

01. 06. Отметка о поступлении документа в организацию (29) По возможности она оформляется на первом листе входящих докуПри необходимости пересылки копии документа в другие органиментов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в зации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный нопечатью, определяемой по усмотрению организации.

мер. Например: 27. 06. 2003 Вх. № 14 (при необходимости - часы и минуОтметка об исполнителе (27) ты).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто соИдентификатор электронной копии документа (30) ставил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу кажзатронутых в документе вопросов.

дой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнитепоисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

я документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают С:\Мои документы\RASP.ЗРТ4. DOC, где С - диск, Мои документы - нав соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последименование папки, RASP - вид документа, ЗРТ4 - группа заочного отденего листа документа в левом нижнем углу, например:

ения, DOC - формат.

В.Я. Петров Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, 924 45 67 т.к. эта информация интересна только для его составителей.

Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

21 В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом 3. Бланки документов в целях экономии площади листа справочные данные организации можно Как правило, документы оформляются на бланках, которые изгорасполагать на нижнем поле бланка.

тавливаются либо типографским способом, либо моделируются на комЕсли бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языпьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

ках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланкоБланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена повые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименостоянная информация и отведено место для переменной. Применение вания на государственном языке Российской Федерации.

бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, поБольшинство служебных документов оформляется на бумаге форвышает культуру документационного обеспечения управления.

мата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков Для организации, ее структурного подразделения, должностного формата А3 и А6.

ица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:

бланк письма и бланк конкретного вида документа.

евое - не менее 20 мм;

Общий бланк используют для создания любых видов документов, верхнее - не менее 20 мм;

кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.

правое - не менее 10 мм Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем нижнее - не менее 20 мм.

необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные Расстояние между отдельными реквизитами - от 1Ц1,5 до 3 межданные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных строчных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), строк, то его текст печатается через один интервал.

код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. ОграничиЕсли документ имеет более одной страницы, то начиная со второй тельными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Соглас №_; ссылка на индекс и дату входящего докуно стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страмента На № от ; место адресата, ницы.

заголовок к тексту О выделении кредита.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости 4. Классификация документов от учредительных документов организации может включать в себя реквиДля того, чтобы выработать определенные принципы работы с раззиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные личными документами, необходимо провести их классификацию.

отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.

Pages:     | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 10 |    Книги по разным темам