Книги по разным темам
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 6 | Кроме того, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти также относит план к категории утверждаемых документов2. План работы коллегии подписывается секретарем и утверждается председателем коллегии.
В оформлении плана работы коллегии можно выделить постоянную и переменную часть документа. Постоянными являются реквизиты герб субъекта Российской Федерации, Наименование организации. В качестве срока исполнения мероприятия называется месяц года, а ответственный исполнитель выбирается из списка сотрудников архивного отдела. В базе данных, предназначенной для автоматизации подготовки документов коллегии, необходимо обеспечить однократный ввод сведений об организации и ее сотрудниках для последующего выбора для формирования документов. Удобство для пользователя создаст возможность выбора срока исполнения документа из заранее сформированного списка месяцев. Остальные реквизиты (лдата документа, регистрационный номер документа, подпись) целесообразно хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для этого документа.
Приглашение на коллегию является по своей сути письмомприглашением, предлагающим адресату (конкретному лицу или организации) принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (в данном случае - в заседании коллегии архивного отдела)3. Письмо оформляется на бланке письма и подписывается начальником архивного Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991, приложение № 4.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, статья 2.6 пункт 2.6.9.
Т.В. Кузнецова. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд.
испр. и. допол. - М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2003. - 408 с. С.146.
отдела. Следует отметить, что в этом документе помимо ошибок оформления, отмеченных для бланка, неправильно оформлен реквизит подпись: полное наименование должности лица в реквизите подпись не указывается, если документ оформлен на бланке учреждения.
Если рассматривать письмаЦприглашения, относящиеся к одному заседанию коллегии, то разными для каждого письма будут только реквизиты регистрационный номер документа и ладресат, а также имя и должность приглашенного на заседание лица. Все остальные реквизиты герб субъекта Российской Федерации, справочные данные об организации, наименование организации, подпись, а также текст документа будут совпадать для всех писем. В разрабатываемой БД следует предусмотреть возможность однократного ввода информации о проводимом заседании (дата, время, адрес и вопрос проведения заседания), выбора адресатов из заранее заполненного списка организаций и учреждений области и формирования полного комплекта писемприглашений на заседание коллегии.
Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения, формулируются в предложном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов О, Об. Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный документ1. В таком случае он должен оформляться на общем бланке, иметь реквизиты регистрационный номер документа, дата документа и подпись.
Кроме того, в составе повестки дня не следует приводить список присутствующих на заседании, тем более что регламент коллегии определяет его как самостоятельный документ. Повестка дня подписывается секретарем коллегии.
Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 2.2.
Постоянную часть оформления повестки дня составляют реквизиты герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, подпись. В БД необходимо предусмотреть возможность заполнения только пунктов повестки и автоматического формирования документа на общем бланке на основе ранее внесенных данных об организации.
Список присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) оформляется отдельным документом и прилагается к протоколу1 (пункт 4.5 регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской области). Документ Список обычно содержит перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).
Список обычно оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, подпись. Текст списка, как правило, представляется в табличной форме2.
Список приглашенных на заседание коллегии, оформляемый в настоящее время в архивном отделе, содержит наименование организации, фамилию, имя и отчество приглашенного сотрудника. Для удобства можно также включить в список наименование должности приглашенного лица. Это повысит информативность документа, но не потребует дополнительных трудозатрат от секретаря коллегии, поскольку в разработанной базе данных он будет формироваться автоматически. Список приглашенных на заседание коллегии должен подписываться секретарем коллегии.
В списке присутствующих на заседании допущены следующие ошибки.
1. Документ оформлен не на общем бланке.
Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 4.5.
Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 2. Неправильно оформлен реквизит дата документа, он включен в состав реквизита заголовок к тексту, а должен оформляться самостоятельно.
3. Отсутствует регистрационный номер документа.
4. Отсутствует подпись лица, разработавшего документ.
В список присутствующих на заседании включаются те лица, для которых ранее были подготовлены письма-приглашения. Поэтому нецелесообразно составлять этот список еще раз. БД должна обеспечить возможность автоматического формирования списка приглашенных на заседание после подготовки писем-приглашений.
Организационно-распорядительный документ Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях коллегиальных органов. Он составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений1. Протокол оформляется на общем бланке организации.
На заседаниях коллегии архивного отдела Пензенской области ведется полный протокол, содержащий запись всех выступлений на заседании2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
Во вводной части указываются: Председатель или Председательствующий Секретарь. В разделе Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Если же количество присутствующих не превышает 15 человек, то в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указаний должностей, после них записываются фамилии приглашенных с указанием должности. Список отделяется от повестки дня сплошной чертой. Вводная часть заканчивается повесткой дня.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.1.
Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, раздел № 4.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.
Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с перечнем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
Протоколы оформляются на стандартном бланке протокола или на общем бланке органа исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает продольное расположение реквизитов документа протокол1.
Протокол имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, текст документа, подпись. При необходимости указывается место проведения заседания. Оно отделяется от реквизитов дата документа и регистрационный номер документа сплошной чертой. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака л№ и порядкового номера протокола. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в учреждении. Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.7.
заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
В протоколе заседания коллегии архивного отдела Пензенской области отметим следующие ошибки оформления:
1. Неправильно указано наименование организации: Пензенская область Архивный отдел вместо Архивный отдел Пензенской области.
2. Неправильно оформлен реквизит дата документа, он должен содержать только дату заседания без предлога лот.
3. Место проведения заседания (лместо составления документа) должно располагаться ниже даты документа и регистрационного номера документа, а не на одном с ними уровне.
4. Неправильно оформлена вводная часть протокола:
- отсутствует перечисление членов коллегии, принимающих участие в заседании, а указано просто Присутствовали: 8 членов коллегии;
- отсутствует список приглашенных лиц, или ссылка на такой список, между тем специфической особенностью коллегии архивного отдела является присутствие на ее заседаниях приглашенных лиц;
- отсутствуют линии, отделяющие место проведения заседания от даты документа и регистрационного номера документа, а также список присутствующих от повестки дня;
5. Оформление основной части документа не соответствует ни Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ни требованиям Регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской области (пункт 4.1): присутствуют только разделы ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, а раздел СЛУШАЛИ отсутствует. Кроме того, раздел ПОСТАНОВИЛИ следует заменить на раздел РЕШИЛИ, поскольку на заседаниях коллегии оформляются Решения, а не Постановления.
6. Отсутствует нумерация страниц. Согласно ГОСТ Р 6.30-номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа1.
Особенностью протоколов заседания коллегии является то, что эти документы обычно содержат достаточно большую текстовую часть.
Подготовка протокола с помощью средств Microsoft Access может оказаться нерациональной, так как данная СУБД не позволяет форматировать тексты документов. Для подготовки протокола удобнее создать шаблон документа в программе Microsoft Word, задав правильное расположение реквизитов, так как этот текстовый процессор обеспечивает простоту подготовки и форматирования больших текстовых документов.
Решение принимается коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение должно строго соответствовать закону, оно не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость принятия решения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛАЕ.
Для оформления решения рекомендуется использовать продольное расположение реквизитов общего бланка. Это объясняется тем, что ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, пункт 4.9.
документ Решение разрабатывается на основе протокола, а Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти прямо устанавливает использование продольного расположения реквизитов для оформления протокола1.
Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, подпись.
Оформление решения коллегии архивного отдела Пензенской области имеет ряд ошибок:
1 Документ оформлен не на общем бланке.
2 Неправильно оформлен реквизит дата документа: она должна располагаться в левой, а не правой части листа документа.
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 6 | Книги по разным темам