Книги по разным темам
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | ... | 6 | На заседания коллегии архивного отдела выносятся показатели работы областных архивов в виде сводных годовых планов. Показатели, по которым они составляются, утверждены приказом Федерального архивного агентства 30 ноября 2004 г. N 45 О внедрении в федеральных государственных архивах новой формы планово-отчетной документации и утверждении перечня ведомственных бюджетных программ на период до 2007 г. Секретарю коллегии поручается подготовка докладов, связанных с оценкой работы архивных учреждений области за прошедший год. Для ускорения такой работы создаются справки о работе архивных учреждений области.
Список документов с указанием их авторов и адресатов представляется в таблице 1.
Затем данные вербального описания переносятся на схему функциональной структуры САДД. При ее построении необходимо использовать материалы лабораторных работ по дисциплине Информационное обеспечение управления.
Таблица 1- Документные связи между подразделениями предприятия Причина Документы, Место Куда создания и содержащие Документ создания передается содержание исходные документа документ документа данные 2 Технико-экономическое обоснование проекта Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.
Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Как правило, разумно автоматизировать подготовку тех документов, которые:
а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию, например, приглашение на заседание некоторого комитета;
б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей. Нецелесообразно автоматизировать средствами MS Access подготовку документов, содержащих сплошной текст большого объема, т.к. возможности MS Access в отношении редактирования текста ограничены.
Для проведения технико-экономического анализа воспользуемся методикой, включающей в себя следующие этапы [2]:
1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации, в форме Таблица 2, Таблица 3.
В рассматриваемом примере секретарь коллегии Архивного отдела Пензенской области обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j):
- план работы коллегии на полугодие;
- приглашение на коллегию;
- повестка дня;
- список присутствующих на заседании коллегии;
- протокол заседания;
- решение коллегии;
- перечень рассылки решений коллегии;
- сводные годовые планы/отчеты.
Таблица Среднее Средняя количество трудоемкость Документ, j обрабатываемы обработки х документов, документов, Wij, Kij, [шт/мес] [чел*час/шт] План работы коллегии на полугодие 0,5 Приглашение на коллегию 30 Повестка дня 1 1,Список присутствующих на заседании коллегии 1 Протокол заседания 1 Решение коллегии 3,5 Перечень рассылки решений коллегии 1 Сводные годовые планы/отчеты 6 Таблица Подразделение Значение показателей затрат (наименование Средняя заработная плата С Начисления на заработную должности) [руб/(чел*мес)] плату H [руб] Секретарь 4500 Вычисление средней продолжительности рабочего времени Тм,ср. за месяц в часах:
Тм,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес 171 [час/мес].
2. Оценка количества исполнителей Nj, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:
Nj = (Kj*Wj)/Тм,ср. [чел].
Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):
N1 = (5*0,5)/171 0, Оценка общего количества исполнителей определяется как сумма Nj;
N = Nj = 0,77. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени заместителя начальника архивного отдела занимает выполнение обязанностей секретаря коллегии.
3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат Mj на обработку j-го типа документа.
Mj = Nj*C*(1+H/100) [руб/мес].
Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):
M1 =0,015*4500*(1+500/100) = 98,68[руб/мес].
Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят M=Mj=6199,52 [руб/мес].
4. Вычисление себестоимости обработки Сj одного экземпляра j-го типа документа:
Сj = Mj/Kj [руб/шт] Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):
C1 = 98,68/0,5 = 197,5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД.
Оценка затрат S на создание и внедрение БД. Стоимость технического обеспечения не включается в экономическое обоснование внедрения комплекса программных средств, поскольку рабочее место секретаря коллегии уже оснащено компьютером и принтером. Стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена Sто = 15 000.
Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Qкарт=2000 [шт] документов. В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа Rj=(Kj/Qкарт )*Sкарт [руб/мес], где Sкарт [руб] Ч стоимость одного картриджа.
Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):
R1 = (0,5/2000)*4000 =1.
6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M'a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).
Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы M'a,j = Sj/(12*L) + Rj [руб/мес], где Sj=S*Kj/Kj Ч доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:
M'a,1=15000*(0,5/44)/(12*3)+1= 5,73.
Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны M'a=M'a,j485,68 [руб/мес].
7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки Wa,j
8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации:
Wa,j = Wj*(1 - Wa,j) [чел*час/шт].
Wa,1 = 5*(1 - 0,35) 3,25.
Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости Wa,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента, например, на демонстрационных версиях автоматизированной системы обработки документов.
9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):
Na,j = Nj*(1 - Wa,j) [чел].
Na,1 = 0,015*(1 - 0,35) 0,01;
Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле Na = Na,j=0,505. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря коллегии. Она составит (NAi/N)*100 % = 64%.
10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:
Ma,j = Nа,j[C*(1+H/100)]+ M'a,j [руб/мес].
Мa,1=0,015*[4500(1+500/100)]+5,73= =0,015*6750+5,73=106,98.
Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют Ma=Ma,j= 5676,29 [руб/мес].
11. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД:
Kа,j = Kj/(1-Wa,j) [шт/мес].
Ka,1 = 0,5/(1- 0,35) = 0,325.
Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 24,8 единиц.
Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:
- среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 6199,52 руб. до 5676,29 руб;
- возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 64 %;
- возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 44 до 68,8 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 24,единиц для одного заседания.
Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.
3 Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД Результатом анализа объекта проектирования и техникоэкономического обоснования САДД является выделение состава документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. После этого производится анализ внемашинной информационной БД.
База данных состоит из двух частей:
- внемашинной;
- внутримашинной.
Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями системы подготовки документов. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям.
Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для выполнения производственных или управленческих функций, а также документов, составляющих нормативную базу делопроизводства.
Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из данной системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office (Word, Excel), что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.
Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске компьютера, а резервные копии - на жестком диске и/или гибких дисках.
Для разработки внутримашинной БД необходимо в первую очередь определить ее структуру. В условиях реального предприятия эту задачу решает должностное лицо, на которое возложены функции администратора БД.
Для этого в первую очередь используются данные таблицы 1, в которой перечислены создаваемые документы, а также кратко охарактеризовано их содержание. Далее определяются документы, формируемые в выбранном для анализа подразделении. Форма каждого документа оценивается с точки зрения состава используемых в документе реквизитов, а также наличия и содержания постоянной и переменной части текста документа в соответствии с действующей нормативной базой делопроизводства.
Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области.
Анализ форм документов в работе произведен в порядке, определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии.
Это сделано для того, чтобы показать взаимосвязь информации, присутствующей в документах, и выявить объекты данных, которые следует включить в базу данных.
При подготовке документов одной организации целесообразно использовать единый стиль расположения реквизитов. В работе предлагается использовать угловое центрированное расположение реквизитов.
Чтобы документы Архивного отдела (в том числе коллегии) соответствовали ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, необходимо в первую очередь исправить ошибки в оформлении бланков документов.
В документе План устанавливается перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных исполнителей. Помимо того, что план работы коллегии оформлен не на бланке, в нем отсутствует гриф утверждения документа. Согласно Примерному перечню документов, подлежащих утверждению, (приведен в приложении № 4 Государственной системы документационного обеспечения управления), план работы коллегии также утверждается1.
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | ... | 6 | Книги по разным темам