Инспектор поперсоналуПодписьИ.И. Петрова

Печать

В записи об увольнении указываетсясоответствующая статья ТК РФ (Например: Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативеработника, ст. 80 ТК РФ), ставится подпись должностного лица и печатьфирмы.

С каждой записью в трудовой книжкенеобходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке неостается места для записей в графе Сведения о работе, заводится вкладыш кней.

При увольнении трудовая книжка выдаетсяработнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовыекнижки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся довостребования не менее 50 лет (ст. 358 Перечня типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организации с указанием сроковхранения, утвержденного Федеральной архивной службой от06.10.2000).

ичная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личнаякарточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятыхна постоянную или временную работу (см. прилож. 4.5).

Все записи в карточках делаются наосновании документов, предоставленных работником. На основании паспорта вразделе I Общие сведения указываются фамилия, имя, отчество, год и месяцрождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные обобщем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываютна основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II Сведения овоинском учете данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключеныустаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ ипрофсоюзе).

В обязательном порядке проставляется датазаполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатсяразделы III Прием на работу и переводы на другую работу, IV – Аттестация, V – Повышение квалификации и VI– Профессиональнаяпереподготовка и др. В разделе X Дополнительные сведения записываются данныео повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности,инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы,касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этихразделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении,перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении вконце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведенакарточка.

При увольнении работника в карточкепроставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Этисведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служатоснованием для Подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным илимашинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, илисекретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточказаводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельнойкартотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточкиработников ведут с помощью ПК.

ичное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения оработнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чащевсего – наруководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудниковоформляют личные карточки формы Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос отом, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить насотрудников.

В состав личного дела должны входитьследующие документы:

•внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкетаили личный листок по учету кадров;

•автобиография или резюме;

• копиидокументов об образовании;

• копиидокументов об утверждении в должности;

• копиихарактеристик;

• трудовойдоговор;

• копииприказов о назначении, перемещении, увольнении;

•дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки идругие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерахдокументов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и еговнутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается еесоставителем с указанием должности, расшифровки подписи и датысоставления.

Анкета или личныйлисток по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, егообразовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейномположении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении наработу. При ее заполнении используются

•паспорт;

• трудоваякнижка;

• военныйбилет;

•документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство,аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученойстепени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документыоб имеющихся изобретениях.

В графе Образование анкеты или личноголистка применяют формулировки: среднее (полное, общее), неполное начальноепрофессиональное, среднее профессиональное, незаконченное высшеепрофессиональное – взависимости от того, какой документ об образовании имеется уработника.

Графа Выполняемая работа с начала трудовойдеятельности заполняется на основании трудовой книжки. В этой графефиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовойдеятельности.

В графе Семейное положение используютсяследующие формулировки: женат (лзамужем), разведен(а) вдовец (лвдова),лхолост (лне замужем), после чего перечисляются все члены семьи с указаниемстепени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываютсяфамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Ниже приведен образец внутренней описидокументов, имеющихся в личном деле:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

00.00.0000

документов дела №

Характеристика – это официальный документ, которыйвыдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику вцелом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной иобщественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральныхкачеств.

Характеристика может быть оформлена наобщем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа(характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика;наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилиясотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделитьлогически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные, следующие заназванием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученуюстепень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Внекоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положениятабулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если этотребование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводстваучреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-гоположения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики– данные о трудовойдеятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данномпредприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессиональногомастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, т.е.оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения кработе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержитвывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьеголица.

Подписывает характеристику, как правило,руководитель учреждения.

Автобиография – документ, который авторсоставляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует исоставляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части иреквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографиюот руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлениина работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первоголица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно былосоставить представление о жизненном пути, деловой квалификации иобщественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии:название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяци год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество,место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовойдеятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участиев общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес ителефон; дата; личная подпись.

Задания

1. Напишите приказ генеральногодиректора закрытого акционерного общества Д и О о приеме вас на работубухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождениивас от работы в фирме Орбита в связи с переездом на новоеместожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работубухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию.Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию наработника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирскойакадемии экономики и управления.

5. Напишите заявление о приеме вас наработу экономистом в государственное предприятие по связи и информатикеРоссвязь-информ.

6. Напишите заявление опредоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам.Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, необходимую дляоформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжкеоб увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидациейпредприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемымтребованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект трудового договора понайму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажитесамостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работувнутри организации.

11. Составьте приказ об увольненииработника в связи с ликвидацией предприятия.

Приложения

Приложение 4.1

Схема составления документов о приеме наработу

Приложение 4.2

Схема составления документов о переводе надругую работу внутри организации

Приложение 4.3

Схема составления документов об увольненииработника

Приложение 4.4

Унифицированная форма заявления опредоставлении отпуска

НаименованиеРазрешаю отпуск_____________(рабочих дней календарных)

структурного______________________________________________

подразделенияРуководитель учреждения

ЗАЯВЛЕНИЕ_______________________________________________

____от_____ДатаПодпись

___________

Место издания

010 Учетный номер________________________________010

020 Табельный номер______________________________020