Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | Московская финансово-промышленная академия Захарова Т.И. ...
-- [ Страница 3 ] --Система БОСС-Кадровик - основа эффективного управления персоналом Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием. Система управления персоналом БОСС-Кадровик, разработанная компанией АйТи, способна обеспечить руководителей предприятия необходимой информацией для принятия обоснованных решений в области управления персоналом.
Система БОСС-Кадровик может успешно работать на предприятиях различного масштаба: от средних размеров организаций до крупных производственных и холдинговых структур, имеющих штат сотрудников, исчисляемый несколькими тысячами или десятками тысяч.
С помощью системы БОСС-Кадровик сотрудники предприятия получают необходимую для исполнения их должностных обязанностей информацию и лучшие возможности для работы.
Руководители предприятий и их заместители могут оперативно получать нужные им сведения по структуре предприятия, штатному расписанию, информацию о сотрудниках и вакансиях.
Начальники кадровых служб могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании трудовых ресурсов для их эффективного использования совместно с другими ресурсами предприятия.
Сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих должностных обязанностей.
Высокое качество системы БОСС-Кадровик официально подтверждено государственными организациями Российской Федерации.
Рекомендация Госналогслужбы РФ и ГНИ В - ГНС РФ об использовании системы для подготовки данных о доходах физических лиц на магнитных носителях (Свидетельство №5 от 24.04.98).
Подготовка отчетности по кадрам, труду и заработной плате в соответствии с типовыми межотраслевыми формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ.
Сертификация Госстандартом РФ по системе сертификации ГОСТ Р (Сертификат соответствия № РОСС RU.ME20.H00164).
Система БОСС-Кадровик способна решить задачи предприятия по замене компонентов используемой информационной системы для кадрового учета, которые подвержены проблеме 2000 года.
Ключевые возможности и особенности системы БОСС Кадровик:
Х Проведение штатной политики на основе приказов и поддержка кадрового документооборота.
Х Ведение и моделирование организационной структуры предприятия любой сложности, в том числе включающей выделенные балансовые единицы.
Х Наличие всех функций оперативного кадрового учета.
Х Возможности планирования и оперативного маневрирования кадровыми ресурсами: от работы с кадровым резервом и до учета программ повышения квалификации персонала.
Х Расчет заработной платы, включая автоматическую разноску результатов расчета по проводкам и статьям затрат.
Х Наличие всех стандартных отчетных форм и возможность подготовки любых произвольных отчетов.
Х Возможность интеграции с другими программными системам по управлению предприятием.
Х Формирование отчетности для Пенсионного фонда и Государственной налоговой инспекции.
Преимущества системы Система БОСС-Кадровик занимает устойчивые лидирующие позиции на отечественном рынке систем управления персоналом для крупных и средних предприятий. Система обладает рядом преимуществ перед другими отечественными и зарубежными системами, в числе которых:
Х Широта параметров, простота настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия.
Х Соответствие отечественной специфике учета, управления, законодательства и налогообложения.
Х Возможность внедрения и сопровождения системы силами специалистов заказчика.
Х Высокая производительность системы и ее масштабируемость - от задач управления персоналом до комплексного решения масштаба предприятия (БОСС-Кадровик - составная часть комплексной системы управления предприятием БОСС).
Х Безопасность и надежность.
Х Широкие функциональные возможности.
Х Работа на двух наиболее распространенных промышленных базах данных: Oracle Server и Microsoft SQL Server.
БОСС-Кадровик: опыт внедрений В настоящее время система БОСС-Кадровик эксплуатируется на предприятиях энергетики, нефтегазовой отрасли, металлургии, торговли, пищевой промышленности, в банковской сфере, в транспортных компаниях, в государственных бюджетных организациях, на предприятиях фармацевтической промышленности и издательско рекламного профиля, в представительствах иностранных фирм.
Возможности системы БОСС-Кадровик В состав системы БОСС-Кадровик включены следующие модули:
Х Штатное расписание.
Х Учет кадров.
Х Табельный учет.
Х Расчет заработной платы.
Х Учет для Пенсионного фонда России.
Х Администратор системы.
Модуль УШтатное расписаниеФ Этот модуль системы предназначен для сотрудников планово экономического отдела или отдела труда и заработной платы. С помощью модуля сотрудники отделов описывают организационную структуру предприятия и ведут его штатное расписание. Структура предприятия представляется в виде иерархически организованного УдереваФ подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень штатных единиц с соответствующими атрибутами. Модуль поддерживает работу с несколькими фирмами (предприятиями).
Важным и необходимым элементом работы по ведению штатного расписания является подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), описывающих изменения структуры предприятия и его штатного расписания. Модуль УШтатное расписаниеФ обеспечивает возможность формирования таких документов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действия, а также позволяет готовить внутреннюю и внешнюю отчетность планово экономического отдела предприятия.
Базовые функциональные возможности модуля:
Х Создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности.
Х Формирование иерархии подчиненности подразделений предприятия. Создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов, решений.
Х Формирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и вариантов планируемого штатных расписаний.
Х Возможность создания нескольких версий ШР при работе по планированию штатного расписания. Тем самым работа по планированию ШР может быть разделена на участки.
Х Перегруппировка штатных единиц, изменение атрибутов штатных единиц, групповое изменение окладов на основании подготовленных и подписанных приказов.
Х Получение основных форм отчетности по штатному расписанию и по фактической расстановке персонала как по структурному подразделению, так и по предприятию в целом.
Х Возможность для каждой позиции ШР указывать произвольные доплаты и произвольные параметры для характеристики.
Х Поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой.
Х Ввод предпосылок (плановые счета, темы затрат) для дальнейшего аналитического учета заработной платы сотрудников (с автоматическим отслеживанием их в модуле УРасчеты заработной платыФ).
Х Работа с приказами о начислениях и удержаниях с автоматическим формированием текстов пунктов приказов.
Модуль УУчет кадровФ Модуль предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу.
Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу.
Движение кадров на предприятии сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируются в модуле при проведении соответствующих операций.
Кроме большого количества "стандартной" информации о сотруднике можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск.
Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.
Базовые функциональные возможности модуля:
Х Формирование и ведение нормативно-справочной информации.
Х Ведение полной информации о персонале, включая.
Х Прием и увольнение сотрудников на работу.
Х Перемещение по службе, замещение, совмещение.
Х Личные карточки, трудовые книжки.
Х Стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.).
Х Оформление отпусков.
Х Оформление больничных листов.
Х Оформление командировок.
Х Учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг.
Х Данные о военнообязанных.
Х Работа с кандидатами на должности при приеме на работу.
Х Планирование и проведение аттестаций персонала, подготовка отчетов по результатам аттестаций.
Х Работа с кадровым резервом предприятия.
Х Быстрый и прозрачный доступ к архивной информации.
Х Автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению и перемещению сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается соответственно предложенному шаблону.
Х Формирование различных справок и выходных документов.
Модуль УТабельный учетФ Этот модуль может использоваться как специально выделенным сотрудником, так и специалистом-расчетчиком заработной платы.
С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.) введенных в отделе кадров. Табель может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в модуль УЗаработная платаФ в качестве исходных данных для начисления заработной платы. С помощью модуля можно сформировать стандартный отчет по форме № Т-13 Госкомстата России.
Модуль УРасчет заработной платыФ Модуль предназначен для автоматизации процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.
Базовые функциональные возможности модуля:
Х Формирование и ведение нормативно-справочной информации, необходимой для расчета заработной платы (размер минимальной заработной платы, видов оплат и т.д.).
Х Формирование и ведение информационных справочников по работникам (льготы по подоходному налогу, постоянно действующие виды оплат и т.д.).
Х Ведение табельного учета (в пределах необходимых для расчета ЗП) и прямых начислений.
Х Расчет аванса, заработной платы, отпусков и больничных, межрасчетных выплат.
Х Перерасчет заработной платы за прошлые периоды.
Х Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок.
Х Формирование выходных документов.
В качестве входной информации для решения этих задач используются первичные документы (приказы) и данные, поступающие из других модулей системы БОСС-Кадровик.
Модуль УАдминистратор системыФ Модуль предназначен для специалистов, занимающихся администрированием базы данных системы, и обеспечивает разграничение прав доступа пользователей системы к данным, программным модулям и функциональным возможностям (пунктам меню) системы.
Пользователи модуля могут производить общую настройку системы, настраивать права пользователей с указанием их прав доступа к различным информационным объектам (права доступа могут назначаться группам пользователей).
Приложения.
Образцы документов для самостоятельной аналитический работы № 1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации"от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ Глава 1. Общие положения Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона.
1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
- формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;
- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;
- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
2. Настоящий Федеральный закон не затрагивает отношений, регулируемых Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".
Статья 2. Термины, используемые в настоящем Федеральном законе, их определения.
В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия:
- информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
- информатизация - организационный социально - экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;
- документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации;
- информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;
- информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);
- информация о гражданах (персональные данные) - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность;
- конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий - программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин;
средства вычислительной техники и связи;
словари, тезаурусы и классификаторы;
инструкции и методики;
положения, уставы;
должностные инструкции;
схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;
- собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;
- владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных законом;
- пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Статья 3. Обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации.
1. Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратегических и оперативных задач социального и экономического развития Российской Федерации.
2. Основными направлениями государственной политики в сфере информатизации являются:
- обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;
- формирование и защита государственных информационных ресурсов;
- создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;
- создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;
- обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях информатизации;
- содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения;
- формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;
- поддержка проектов и программ информатизации;
- создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;
- развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации.
Глава 2. Информационные ресурсы Статья 4. Основы правового режима информационных ресурсов.
1. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
2. Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:
- порядок документирования информации;
- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
- категорию информации по уровню доступа к ней;
- порядок правовой защиты информации.
Статья 5. Документирование информации.
1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.
Статья 6. Информационные ресурсы как элемент состава имущества и объект права собственности.
1. Информационные ресурсы могут быть и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством Российской Федерации.
2. Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.
3. Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов.
Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.
Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.
4. Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них. Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами на основании статьи 8 настоящего Федерального закона, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.
5. Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества.
6. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
7. Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:
- назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими;
- устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
- определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.
8. Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производной продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.
Статья 7. Государственные информационные ресурсы.
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:
- федеральные информационные ресурсы;
- информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (далее - информационные ресурсы совместного ведения);
- информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.
2. Формирование государственных информационных ресурсов в соответствии с пунктом 1 статьи 8 настоящего Федерального закона осуществляется гражданами, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и общественными объединениями.
Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации формируют государственные информационные ресурсы, находящиеся в их ведении, и обеспечивают их использование в соответствии с установленной компетенцией.
3. Деятельность органов государственной власти и организаций по формированию федеральных информационных ресурсов, информационных ресурсов совместного ведения, информационных ресурсов субъектов Российской Федерации финансируется из федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации по статье расходов "Информатика" ("Информационное обеспечение").
4. Организации, которые специализируются на формировании федеральных информационных ресурсов и (или) информационных ресурсов совместного ведения на основе договора, обязаны получить лицензию на этот вид деятельности в органах государственной власти.
Порядок лицензирования определяется законодательством Российской Федерации.
Статья 8. Обязательное представление документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов.
1. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Перечни представляемой в обязательном порядке документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство Российской Федерации.
2. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций.
Порядок обязательного представления (получения) информации, отнесенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации устанавливается и осуществляется в соответствии с законодательством об этих категориях информации.
3. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых в обязательном порядке документов и адресами их представления. Перечень представляемой в обязательном порядке документированной информации прилагается к уставу каждого юридического лица (положению о нем).
Необеспечение регистрационными органами регистрируемых юридических лиц перечнем представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления не является основанием для отказа в регистрации. Должностные лица регистрационных органов, виновные в необеспечении регистрируемых юридических лиц перечнями представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления привлекаются к дисциплинарной ответственности вплоть до снятия с должности.
4. Документы, принадлежащие физическим и юридическим лицам, могут включаться по желанию собственника в состав государственных информационных ресурсов по правилам, установленным для включения документов в соответствующие информационные системы.
Статья 9. Отнесение информационных ресурсов к общероссийскому национальному достоянию.
1. Отдельные объекты федеральных информационных ресурсов могут быть объявлены общероссийским национальным достоянием.
2. Отнесение конкретных объектов федеральных информационных ресурсов к общероссийскому национальному достоянию и определение их правового режима устанавливаются федеральным законом.
Статья 10. Информационные ресурсы по категориям доступа.
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного доступа.
2. Документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную.
3. Запрещено относить к информации с ограниченным доступом:
- законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением отнесенных к государственной тайне;
- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
4. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне".
5. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных статьей 11 настоящего Федерального закона.
Статья 11. Информация о гражданах (персональные данные).
1. Перечни персональных данных, включаемых в состав федеральных информационных ресурсов, информационных ресурсов совместного ведения, информационных ресурсов субъектов Российской Федерации, информационных ресурсов органов местного самоуправления, а также получаемых и собираемых негосударственными организациями, должны быть закреплены на уровне федерального закона. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.
Не допускаются сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения.
2. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
3. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
4. Подлежит обязательному лицензированию деятельность негосударственных организаций и частных лиц, связанная с обработкой и предоставлением пользователям персональных данных. Порядок лицензирования определяется законодательством Российской Федерации.
5. Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору персональных данных может быть установлена в судебном порядке по требованию субъектов, действующих на основании статей 14 и 15 настоящего Федерального закона и законодательства о персональных данных.
Глава 3. Пользование информационными ресурсами Статья 12. Реализация права на доступ к информации из информационных ресурсов.
1. Пользователи - граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения - обладают равными правами на доступ к государственным информационным ресурсам и не обязаны обосновывать перед владельцами этих ресурсов необходимость получения запрашиваемой ими информации. Исключение составляет информация с ограниченным доступом.
Доступ физических и юридических лиц к государственным информационным ресурсам является основой осуществления общественного контроля за деятельностью органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных, политических и иных организаций, а также за состоянием экономики, экологии и других сфер общественной жизни.
2. Владельцы информационных ресурсов обеспечивают пользователей (потребителей) информацией из информационных ресурсов на основе законодательства, уставов указанных органов и организаций, положений о них, а также договоров на услуги по информационному обеспечению.
Информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть использована ими для создания производной информации в целях ее коммерческого распространения с обязательной ссылкой на источник информации.
Источником прибыли в этом случае является результат вложенных труда и средств при создании производной информации, но не исходная информация, полученная из государственных ресурсов.
3. Порядок получения пользователем информации (указание места, времени, ответственных должностных лиц, необходимых процедур) определяет собственник или владелец информационных ресурсов с соблюдением требований, установленных настоящим Федеральным законом.
Перечни информации и услуг по информационному обеспечению, сведения о порядке и условиях доступа к информационным ресурсам владельцы информационных ресурсов и информационных систем предоставляют пользователям бесплатно.
4. Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов, обеспечивают условия для оперативного и полного предоставления пользователю документированной информации в соответствии с обязанностями, установленными уставами (положениями) этих органов и организаций.
5. Порядок накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней определяются органами государственной власти, ответственными за определенные вид и массивы информации, в соответствии с их компетенцией либо непосредственно ее собственником в соответствии с законодательством.
Статья 13. Гарантии предоставления информации.
1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а также в пределах своей компетенции осуществляют массовое информационное обеспечение пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес.
2. Отказ в доступе к информационным ресурсам, предусмотренным в пункте 1 настоящей статьи, может быть обжалован в суд.
3. Комитет при Президенте Российской Федерации по политике информатизации организует регистрацию всех информационных ресурсов, информационных систем и публикацию сведений о них для обеспечения права граждан на доступ к информации.
4. Перечень информационных услуг, предоставляемых пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, устанавливает Правительство Российской Федерации.
Расходы на указанные услуги компенсируются из средств федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации.
Статья 14. Доступ граждан и организаций к информации о них.
1. Граждане и организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию.
Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на основаниях, предусмотренных федеральными законами.
2. Владелец документированной информации о гражданах обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3. Субъекты, представляющие информацию о себе для комплектования информационных ресурсов на основании статей 7 и настоящего Федерального закона, имеют право бесплатно пользоваться этой информацией.
4. Отказ владельца информационных ресурсов субъекту в доступе к информации о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов.
1. Владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством Российской Федерации или собственником этих информационных ресурсов, в соответствии с законодательством.
2. Владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Глава 4. Информатизация, информационные системы технологии и средства их обеспечения Статья 16. Разработка и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения.
1. Все виды производства информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации.
2. Государственные и негосударственные организации, а также граждане имеют равные права на разработку и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения.
3. Государство создает условия для проведения научно исследовательских и опытно-конструкторских работ в области разработки и производства информационных систем, технологий и средств их обеспечения.
Правительство Российской Федерации определяет приоритетные направления развития информатизации и устанавливает порядок их финансирования.
4. Разработка и эксплуатация федеральных информационных систем финансируются из средств федерального бюджета по статье расходов "Информатика" ("Информационное обеспечение").
5. Органы государственной статистики совместно с Комитетом при Президенте Российской Федерации по политике информатизации устанавливают правила учета и анализа состояния отрасли экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации.
Статья 17. Право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения.
1. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут быть объектами собственности физических и юридических лиц, государства.
2. Собственником информационной системы, технологии и средств их обеспечения признается физическое или юридическое лицо, на средства которого эти объекты произведены, приобретены или получены в порядке наследования, дарения или иным законным способом.
3. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения включаются в состав имущества субъекта, осуществляющего права собственника или владельца этих объектов.
Информационные системы, технологии и средства их обеспечения выступают в качестве товара (продукции) при соблюдении исключительных прав их разработчиков.
Собственник информационной системы, технологии и средств их обеспечения определяет условия использования этой продукции.
Статья 18. Право авторства и право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения.
Право авторства и право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут принадлежать разным лицам.
Собственник информационной системы, технологии и средств их обеспечения обязан защищать права их автора в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статья 19. Сертификация информационных систем, технологий, средств их обеспечения и лицензирование деятельности по формированию и использованию информационных ресурсов.
1. Информационные системы, базы и банки данных, предназначенные для информационного обслуживания граждан и организаций, подлежат сертификации в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О сертификации продукции и услуг".
2. Информационные системы органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, других государственных органов, организаций, которые обрабатывают документированную информацию с ограниченным доступом, а также средства защиты этих систем подлежат обязательной сертификации. Порядок сертификации определяется законодательством Российской Федерации.
3. Организации, выполняющие работы в области проектирования, производства средств защиты информации и обработки персональных данных, получают лицензии на этот вид деятельности. Порядок лицензирования определяется законодательством Российской Федерации.
4. Интересы потребителя информации при использовании импортной продукции в информационных системах защищаются таможенными органами Российской Федерации на основе международной системы сертификации.
Глава 5. Защита информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации Статья 20. Цели защиты.
Целями защиты являются:
- предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;
- предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
- предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации;
предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы, обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности;
- защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах;
- сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством;
- обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологий и средств их обеспечения.
Статья 21. Защита информации.
1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.
Режим защиты информации устанавливается:
- в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне, - уполномоченными органами на основании Закона Российской Федерации "О государственной тайне";
- в отношении конфиденциальной документированной информации - собственником информационных ресурсов или уполномоченным лицом на основании настоящего Федерального закона;
- в отношении персональных данных - Федеральным законом.
2. Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов, подлежащих защите, а также органы и организации, разрабатывающие и применяющие информационные системы и информационные технологии для формирования и использования информационных ресурсов с ограниченным доступом, руководствуются в своей деятельности законодательством Российской Федерации.
3. Контроль за соблюдением требований к защите информации и эксплуатацией специальных программно-технических средств защиты, а также обеспечение организационных мер защиты информационных систем, обрабатывающих информацию с ограниченным доступом в негосударственных структурах, осуществляются органами государственной власти. Контроль осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
4. Организации, обрабатывающие информацию с ограниченным доступом, которая является собственностью государства, создают специальные службы, обеспечивающие защиту информации.
5. Собственник информационных ресурсов или уполномоченные им лица имеют право осуществлять контроль за выполнением требований по защите информации и запрещать или приостанавливать обработку информации в случае невыполнения этих требований.
6. Собственник или владелец документированной информации вправе обращаться в органы государственной власти для оценки правильности выполнения норм и требований по защите его информации в информационных системах. Соответствующие органы определяет Правительство Российской Федерации. Эти органы соблюдают условия конфиденциальности самой информации и результатов проверки.
Статья 22. Права и обязанности субъектов в области защиты информации.
1. Собственник документов, массива документов, информационных систем или уполномоченные им лица в соответствии с настоящим Федеральным законом устанавливают порядок предоставления пользователю информации с указанием места, времени, ответственных должностных лиц, а также необходимых процедур и обеспечивают условия доступа пользователей к информации.
2. Владелец документов, массива документов, информационных систем обеспечивает уровень защиты информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3. Риск, связанный с использованием несертифицированных информационных систем и средств их обеспечения, лежит на собственнике (владельце) этих систем и средств.
Риск, связанный с использованием информации, полученной из несертифицированной системы, лежит на потребителе информации.
4. Собственник документов, массива документов, информационных систем может обращаться в организации, осуществляющие сертификацию средств защиты информационных систем и информационных ресурсов, для проведения анализа достаточности мер защиты его ресурсов и систем и получения консультаций.
5. Владелец документов, массива документов, информационных систем обязан оповещать собственника информационных ресурсов и (или) информационных систем о всех фактах нарушения режима защиты информации.
Статья 23. Защита прав субъектов в сфере информационных процессов и информатизации.
1. Защита прав субъектов в сфере формирования информационных ресурсов, пользования информационными ресурсами, разработки, производства и применения информационных систем, технологий и средств их обеспечения осуществляется в целях предупреждения правонарушений, пресечения неправомерных действий, восстановления нарушенных прав и возмещения причиненного ущерба.
2. Защита прав субъектов в указанной сфере осуществляется судом, арбитражным судом, третейским судом с учетом специфики правонарушений и нанесенного ущерба.
3. За правонарушения при работе с документированной информацией органы государственной власти, организации и их должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Для рассмотрения конфликтных ситуаций и защиты прав участников в сфере формирования и использования информационных ресурсов, создания и использования информационных систем, технологий и средств их обеспечения могут создаваться временные и постоянные третейские суды.
Третейский суд рассматривает конфликты и споры сторон в порядке, установленном законодательством о третейских судах.
4. Ответственность за нарушения международных норм и правил в области формирования и использования информационных ресурсов, создания и использования информационных систем, технологий и средств их обеспечения возлагается на органы государственной власти, организации и граждан в соответствии с договорами, заключенными ими с зарубежными фирмами и другими партнерами с учетом международных договоров, ратифицированных Российской Федерацией.
Статья 24. Защита права на доступ к информации.
1. Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору поставки, купли-продажи, по другим формам обмена информационными ресурсами между организациями рассматриваются арбитражным судом.
Во всех случаях лица, которым отказано в доступе к информации, и лица, получившие недостоверную информацию, имеют право на возмещение понесенного ими ущерба.
2. Суд рассматривает споры о необоснованном отнесении информации к категории информации с ограниченным доступом, иски о возмещении ущерба в случаях необоснованного отказа в предоставлении информации пользователям или в результате других нарушений прав пользователей.
3. Руководители, другие служащие органов государственной власти, организаций, виновные в незаконном ограничении доступа к информации и нарушении режима защиты информации, несут ответственность в соответствии с уголовным, гражданским законодательством и законодательством об административных правонарушениях.
Статья 25. Вступление в силу настоящего Федерального закона.
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
2. Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом изданные им правовые акты.
3. Поручить Правительству Российской Федерации:
- привести в соответствие с настоящим Федеральным законом изданные им правовые акты;
- подготовить и внести в Государственную Думу в трехмесячный срок в установленном порядке предложения о внесении изменений и дополнений в законодательство Российской Федерации в связи с принятием настоящего Федерального закона;
- принять нормативные правовые акты, обеспечивающие реализацию настоящего Федерального закона.
Президент Российской Федерации Б.Ельцин № 2. Примерный перечень документов с грифом утверждения АКТЫ (проверок и ревизий;
приема законченных строительством объектов, оборудования;
экспертизы;
передачи дел;
ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство;
на проведение научно исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ;
технические и т.д.).
ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные;
по делопроизводству;
технике безопасности;
внутреннего трудового распорядка и т.д.).
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования;
численности работников и т.д.).
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских и т.д.).
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
ПЛАНЫ (производственные;
строительно-монтажных, проектно изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники;
кооперированных поставок продукции;
распределения продукции по установленной номенклатуре;
доходов по жилищно коммунальному ремонту;
работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации;
структурном подразделении;
премировании и т.д.).
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий;
командировок и т.д.).
РАСЦЕНКИ на производство работ.
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений;
использования средств фонда предприятия;
на подготовку и освоение производства новых изделий;
на капитальное строительство и т.д.).
СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия).
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ФОРМЫ унифицированных документов.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
№ 3. Примерный перечень документов, на которые ставится печать АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ;
списания;
экспертизы и т.д.).
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
АРХИВНЫЕ КОПИИ.
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений;
о производстве работ и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив;
об отказе от акцепта и т.д.).
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.
НОРМЫ расхода.
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями;
премиями и т.д.).
ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные;
банковские;
пенсионные;
платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов;
перевод валюты;
на импорт и т.д.).
ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.
РЕЕСТРЫ (чеков;
бюджетных поручений, представляемые в банк).
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления;
на калькуляцию к договору и т.д.).
СОГЛАШЕНИЯ.
СПРАВКИ (лимитные;
о выплате страховых сумм;
использования бюджетных ассигнований на зарплату;
о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
УДОСТОВЕРЕНИЯ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.
№ 4. Образец общего бланка организации МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА Приложение 4б Образец продольного бланка письма организации МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА Ул.Ленина, дом 38 г.Тюмень 625003 телефон (факс) 46 49 54, 45 03- _ № _ На № _ от _ Приложение 4в Образец углового бланка письма организации МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА Ул.Ленина, дом 38, г.Тюмень, Телефон (факс) 46 49 54, 45 03 _ № _ На № от _ Приложение 4г Образец продольного бланка письма должностного лица МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ДИРЕКТОР ИНСТИТУТА Ул.Ленина, дом 38, офис 301 г.Тюмень, телефон (факс) 46 49 _ № _ На № _ от _ Приложение 4д Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ Ул.Ленина, дом 38, офис 504, г.Тюмень, телефон (факс) 46 49 _ № _ На № _ от _ Приложение 4е Образец бланка конкретного вида документа организации (продольного расположения) МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ОКУД П Р И К А З _ 2001 № _ Приложение 4ж Образец бланка конкретного вида документа организации (углового расположения) МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ОКУД П Р И К А З _ № № 5. Образец оформления положения о структурном подразделении Наименование организации Гриф утверждения ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № Место издания Наименование структурного подразделения Структура текста - Общие положения - Цели и задачи - Функции - Права - Руководство - Взаимоотношения (с другими структурными подразделениями) - Организация работы Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Визы согласования № УТВЕРЖДАЮ Наименование организации Должность лица, ПОЛОЖЕНИЕ утвердившего документ 00.00.0000 № 00 Подпись И.О.Ф.
Дата Место издания О службе документационного обеспечения управления 1. Общие положения 1.1. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение управления и является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю.
В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.
1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации.
1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием.
2. Цели и задачи службы ДОУ 2.1. Служба решает следующие задачи:
2.1.1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.
3. Функции службы ДОУ 3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет свои функции:
3.1.1. Документирование управленческой деятельности - разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
- разработка бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;
- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет и обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
- составление документов по поручению руководства;
- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- документирование работы совещаний;
- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.
3.1.2. Работа с документами:
- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
- обеспечение доставки документов исполнителям;
- контроль за прохождением документов в организации;
- контроль за сроками исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
- информационно-справочное обслуживание;
- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;
- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;
- формирование дел;
- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
- подготовка дел для сдачи в архив;
- организация работы архива;
- организация работы с письмами и обращениями граждан.
3.1.3. Организационные виды работ:
- организация и обслуживание совещаний;
- организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров;
- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
- организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.
4. Права и ответственность 4.1. Служба ДОУ имеет право:
- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;
- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
- контролировать исполнение поручений руководителя;
- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
- невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением;
- неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-97;
- несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
5. Руководство 5.1. Начальник службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется.
5.2. Руководитель - распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;
- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;
- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- докладывает руководителю о поступивших документах;
- представляет документы на подпись руководителю;
- докладывает и представляет посетителей и т.д.
6. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями 6.1. Служба ДОУ взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной технике.
7. Организация работы 7.1. Служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации.
Начальник службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Визы согласования № 7. Бланк приказа (распоряжения) о приеме работника на работу Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу Дата Принять на работу с по Табельный номер фамилия, имя, отчество в наименование структурного подразделени наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации условия приема на работу, характер работы _ руб _ коп с окладом (тарифной ставкой) надбавкой _ руб _ коп с испытательным сроком месяцев Основание:
Трудовой договор (контракт) от л _ 20 года № Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) ознакомлен л 20 года подпись работника Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Унифицированная форма № Т- 1а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер Дата документа ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работников на работу Принять на работу:
Основание: С приказом Оклад трудовой (распоряж Период работы Испыта Фамилия, Профессия (должность), (тарифная договор ением) Табель- Структурное тельный имя, разряд, класс (категория) ставка), (контракт) ознакомлен.
ный номер подразделение срок, отчество квалификации надбавка, Подпись месяцев руб номер дата с по работника.
Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи № 8. Личная карточка работника Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Идентификацион- Номер страхового Дата Табель- Вид работы Пол ный номер свидетельства госу- Характер состав- ный Алфавит (основная, (мужской, налогоплатель- дарственного пенси- работы ления номер по совместительству) женский) щика онного страхования ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ Трудовой договор (контракт) номер дата 1. Фамилия Имя Отчество Код 2. Дата рождения день, месяц, год 3. Место рождения по ОКАТО 4. Гражданство по ОКИН 5. Знание иностранного языка по ОКИН наименование степень знания по ОКИН 6. Образование по ОКИН среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное Диплом, серия, Наименование образовательного учреждения Год окончания номер Направление или специальность по Квалификация по диплому диплому Код по ОКСО Наименование образовательного Диплом, серия, номер Год окончания учреждения Квалификация по диплому Направление или специальность по диплому Код по ОКСО Послевузовское Код по ОКИН профессиональное образование аспирантура, адъюнктура, докторантура Наименование образовательного, Удостоверение, номер, Год окончания научного учреждения дата выдачи Специальность Код по ОКСО Код 7. Профессия по ОКПДТР основная по ОКПДТР другая 2-я страница формы № Т- 8. Стаж работы (по состоянию на л 20 года):
Общий дней месяцев лет Непрерывный дней месяцев лет Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет дней месяцев лет 9. Состояние в браке Код по ОКИН 10. Состав семьи:
Степень родства Фамилия, имя, отчество Год рождения (ближайшие родственники) 2 11. Паспорт: № Дата выдачи л года Выдан наименование органа, выдавшего паспорт 12. Адрес места жительства:
Почтовый индекс По паспорту Почтовый индекс Фактический Дата регистрации по указанному месту жительства л _ года Номер телефона II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ 6. Наименование военного 1. Категория запаса комиссариата по месту жительства 2. Воинское звание 3. Состав (профиль) 7. Состоит на воинском учете:
4. Полное кодовое обозначение ВУС а) общем (номер команды, партии) 5. Категория годности к военной службе б) специальном 8.
отметка о снятии с воинского учета Работник кадровой службы должность подпись расшифровка подписи Работник подпись л _20 года 3-я страница формы № Т- III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ Профессия Оклад (тарифная Подпись Структурное Дата (должность), разряд, класс ставка), надбавка, Основание владельца подразделение (категория) квалификации руб трудовой книжки 1 2 3 4 5 IV. АТТЕСТАЦИЯ Дата Документ (протокол) аттеста- Решение комиссии Основание номер дата ции 1 2 3 4 V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ Дата Наименование Документ Вид повы образовательного (удостоверение, свидетельство) начала оконча шения ква- Основание учреждения, место обуче- ния серия, лификации наименование дата его нахождения ния обучения номер 1 2 3 4 5 6 7 VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА Документ Дата Специальность (диплом, свидетельство) (направление, Основание начала окончания профессия) наименование номер дата переподготовки переподготовки 1 2 3 4 5 6 4-я страница формы № Т- VII. ПООЩРЕНИЯ И НАГРАДЫ Документ Наименование награды наименование номер дата 1 2 3 VIII. ОТПУСК Вид отпуска Дата (ежегодный, Период работы учебный, без Количество дней Основание сохранения отпуска начала окончания заработной платы и с по др.) 1 2 3 4 5 6 IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством Документ Наименование льготы Основание номер дата выдачи 1 2 3 X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ XI. Основание увольнения Дата увольнения л 20 года Приказ (распоряжение) № от л 20 года Работник кадровой службы должность подпись расшифровка подписи Работник подпись № 9 Штатное расписание Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата УТВЕРЖДЕНО ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на л 20 года Приказ от л года № Штат в количестве единиц с месячным фондом заработной платы рублей Надбавка, Месячный Структурное подразделение Оклад Профессия Количество руб фонд (тарифная (должность) штатных заработной Примечание ставка), наименование код единиц платы, руб руб 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Итого по листу Итого по документу Руководители структурных подразделений должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи № 10А. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Дата с Перевести на другую работу по Табельный номер фамилия, имя, отчество вид перевода (постоянно, временно) прежнее место наименование структурного подразделения работы наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации причина перевода наименование структурного подразделения новое место наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации работы оклад (тарифная ставка) руб коп надбавка руб коп Основание:
изменение к трудовому договору (контракту) от л _ 20 года № _ Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) л _ ознакомлен года подпись работника № 10Б. Приказ (распоряжение ) о переводе работников на другую работу Унифицированная форма № Т- 5а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер Дата документа ПРИКАЗ (распоряжение) о переводе работников на другую работу Перевести на другую работу:
Основание:
Профессия (должность), Вид перевода С приказом Структурное изменение к Оклад разряд, класс (категория) (постоянно, (распоряжением) подразделение трудовому договору Фамилия, имя, Табельный (тарифная ставка), квалификации временно) ознакомлен.
(контракту) отчество номер надбавка, Подпись прежнее прежняя руб с по номер дата работника. Дата новое новая 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи № 11. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер Дата документа ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Табельный номер Предоставить отпуск фамилия, имя, отчество наименование профессии ( должности) наименование структурного подразделения вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие) за период работы с л _ 20 года по л _ 20 года календарных на дней рабочих с л 2001 года по л _ 20 года Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) л 20 года ознакомлен подпись работника № 12. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам Унифицированная форма № Т- 6а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам Предоставить отпуск:
Отпуск С приказом за период (распоряжением) дата Вид (ежегодный, количество работы Фамилия, имя, Табельный Структурное Профессия ознакомлен.
учебный, без дней Основание отчество номер подразделение (должность) Подпись сохранения (календар работника.
заработной платы и с по ных, начала Оконча-ния Дата другие) рабочих) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Руководитель должность подпись расшифровка подписи Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № № 13. График отпусков Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Протокол заседания профсоюзной организации Руководитель должность Номер документа Дата составления Год от л _ 20 года № _ подпись расшифровка ГРАФИК ОТПУСКОВ подписи л _ 20 года ОТПУСК Профессия (должность) количество дата перенесение отпуска Структурное Приме по штатному Фамилия, имя, отчество Табельный номер дней дата предпо подразделение чание основание расписанию (календарных, запланированная фактическая лагаемого рабочих) отпуска 1 2 3 4 5 6 7 8 9 и т.д.
Руководитель кадровой службы должность подпись расшифровка подписи Руководители структурных подразделений должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи № 14. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Трудовой договор (контракт) номер дата Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником Уволить л 20 года Табельный номер фамилия, имя, отчество наименование структурного подразделения наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации основание увольнения Основание:
Решение профсоюзной организации о согласии на увольнение от л _ 20 года № Руководитель организации подпись расшифровка подписи должность С приказом (распоряжением) л 20 года ознакомлен подпись работника № 15. Приказ (распоряжение) о прекращении действия договора (контракта) с работниками Унифицированная форма № Т- 8а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками Уволить:
Трудовой договор С приказом (контракт) Профессия Номер и дата (распоряжением) Основание Фамилия, имя, Табельный Структурное (должность), разряд, Дата решения ознакомлен.
увольнения отчество номер подразделение класс (категория) увольнения профсоюзного органа о Подпись номер дата квалификации согласии на увольнение работника.
Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи № 16. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работника в командировку Направить в командировку:
Табельный номер фамилия, имя, отчество наименование профессии (должности) наименование структурного подразделения место назначения (страна, город, организация) сроком на календарных дней с л _ 20 года по л _ 20 года с целью Командировка за счет средств Основание:
служебное задание, другое основание (номер, дата) Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) л _ 20 года ознакомлен подпись работника № 17. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Унифицированная форма № Т- 9а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работников в командировку Направить в командировку:
Фамилия, имя, отчество Табельный номер Структурное подразделение Профессия (должность) страна, город место назначения организация Коман дировка начала дата окончания срок (календарные дни) цель Командировка за счет средств С приказом (распоряжением) ознакомлен.
Подпись работника.
Дата Основание:
служебное задание, другое основание (номер, дата) Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи № 18. Командировочное удостоверение Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер Дата документа составления КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ Табельный номер Работник фамилия, имя, отчество наименование профессии (должности) наименование структурного подразделения командируется в место назначения (страна, город, организация) для цель командировки на дней (не считая времени нахождения в пути) с л _ 20 года по л _ 20 года Действительно по предъявлении паспорта Руководитель должность подпись расшифровка подписи Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из Прибыл в л 20 года л _ 20 года должность подпись должность подпись расшифровка подписи расшифровка подписи М.П. М.П.
Выбыл из Прибыл в л 20 года л 20 года должность подпись должность подпись расшифровка подписи расшифровка подписи М.П. М.П.
Оборотная сторона формы №Т- Выбыл из Прибыл в л 20 года л _ 20 года должность подпись должность подпись расшифровка подписи расшифровка подписи М.П. М.П.
Выбыл из Прибыл в л 20 года л 20 года должность подпись должность подпись расшифровка подписи расшифровка подписи М.П. М.П.
№ 19. Форма протокола служебного заседание для направления в командировку и отчет о его выполнении Унифицированная форма № Т- 10а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер Дата документа составления СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ для направления в командировку и отчет о его выполнении Табельный номер фамилия, имя, отчество Командировка Профессия (должность), Структурное место назначения дата срок разряд, класс (кате-гория) организация - Основание подразделение (календарные квалификации плательщик страна, город организация начала окончания дни) 1 2 3 4 5 6 7 8 Содержание задания (цель) Краткий отчет о выполнении задания 10 Руководитель струк турного подразделения Работник должность подпись расшифровка подписи подпись Заключение о выполнении задания Руководитель Руководитель организации структурного подразделения расшифровка должность подпись расшифровка подписи должность подпись подписи л _ 20 года № 20. Приказ (распоряжение) о поощрении работника Унифицированная форма № Т- Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работника Табельный номер фамилия, имя, отчество наименование профессии (должности) наименование структурного подразделения мотив награждения вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком или почетной грамотой, выдать премию и др.) в сумме сумма прописью руб коп ( руб коп) Основание: представление Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) л _ 20 года ознакомлен подпись работника № 21. Приказ (распоряжение) о поощрении работников Унифицированная форма № Т- 11а Утверждена постановлением Госкомстата России от 06. 04. 01 № Код Форма по ОКУД по ОКПО наименование организации Номер документа Дата ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работников мотив награждения вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком или почетной грамотой, выдать премию и др.) С приказом (распоряжением) Фамилия, имя, Табельный Структурное Профессия Сумма, ознакомлен.
отчество номер подразделение (должность) руб Подпись работника.
Дата 1 2 3 4 5 Основание: представление Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи № 22. Образец оформления приказа по основной деятельности Основные реквизиты бланка Гриф ограничения Герб, эмблема Экз. № НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Печатается с соблюдением отступа (40 печ. зн) от левой границы Код формы документа по ОКУД текстового поля ПРИКАЗ _ № _ Место издания [Заголовок к тексту начинается с предлога "О" ("Об").
Составляется тем, кто готовит документ. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Печатается без кавычек и не подчеркивается] В констатирующей части излагаются основания, цели издания приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается приказ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать объяснения, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ" и печатается прописными буквами или вразрядку, чтобы отделить констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Распорядительная часть может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Печатать рекомендуется с абзаца, отступив печатных знаков. Номер каждой части включает номера составных частей более высоких ступней деления, которые разделяются точками. Например, 1.2.1;
1.3.1 и т.д. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф.И.О. или наименование структурного подразделения (в дательном падеже, затем изменяется содержание действия (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. В каждом пункте может указываться основание. Слово "основание" печатается от левой границы текстового поля.
Основание: строчными буквами.
2. Структура последующих пунктов аналогична. В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа:
Контроль за исполнением возложить на Е (указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения). Архаичные обороты типа "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" не допускаются.
Наименование должности Расшифровка подписи оформляется через 3- печатается с соблюдением межстрочных интервала Личная подпись отступа 48 печ. знаков от ниже левой границы текстового текста от границы левого поля поля Визы согласования (на оборотной стороне последнего листа) состоят из указания должности визирующего лица, его подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия), дата.
Данный реквизит проставляется при внутреннем согласовании документа. Для документа, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы) виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Гриф согласования документа с указанием слова "СОГЛАСОВАНО" оформляется при внешнем согласовании документа.
Отметка об исполнителе фамилия, имя, отчество - для внешнего документа;
фамилия, И.О. - для внутреннего документа Телефон (000 00 00) В дело 00-00 Подпись Дата № 23. Пример оформления приказа ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "СЕРВИС" П Р И К А З 03.01.2001 № Москва Об увеличении уставного капитала общества В связи с решение Общего собрания акционеров от 30.12.2000 №1 "Об увеличении уставного капитала общества" и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1999, ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Руководителю Юридического отдела Калинину М.М. в срок до 01.05.2001 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2 Руководителю Финансового управления Смирнову Н.И. в срок до 15.05. зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.
3 Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Воронова О.Н.
Генеральный директор Днепров П.О.Днепров Зам. Генерального директора Воронов О.Н.Воронов 04.01. Петрова 302 15 № 24. Образец оформления решения НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации РЕШЕНИЕ Дата № Место издания Заголовок начинается с предлога "О Е" В тексте констатирующей части документа указываются причины издания, цели, ссылки, если это необходимо на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словами Коллегия, Совет и т.д.
РЕШИЛА (РЕШИЛ):
1. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить на Е (указывается должность, инициалы, фамилия.
Председатель (подпись) Инициалы, Фамилия Секретарь (подпись) Инициалы, Фамилия Визы (должность визирующих:
личная подпись, ее расшифровка;
дата) № 25. Образец оформления распоряжения НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации РАСПОРЯЖЕНИЕ 00.00.0000 № Место издания /город/ Заголовок начинается с вопроса - О чем?
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина подготовки). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:
1. В каждом пункте указывается должность, исполнитель, действие, срок исполнения.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).
Наименование должности лица, подпись документа (подпись) И.О. Фамилия Виза согласования (наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата) Гриф согласования слово "СОГЛАСОВАНО" (наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата) № 26. Пример оформления докладной записки (внутренняя) Отдел маркетинга Заместителю директора ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА по работе с персоналом 18.11. О введении дополнительной В.В.Фомину должности старшего менеджера В связи с увеличением числа клиентов и расширением задач отдела считаю необходимым иметь в отделе ставку старшего менеджера, т.к. рабочий день других сотрудников перегружен.
Начальник отдела Романов А.В.Романов № 26.Б. Образец докладной записки НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации Наименование должности ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА адресата с включением наименование организации 00.00.0000 № в дательном падеже Место составления И.О. Фамилия Заголовок к тексту начинается с предлога "О" Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем приводятся выводы и предложения. (Не рекомендуется записку начинать словами: Довожу до вашего сведения Е) Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной дате, то это время включается в заголовок.
Приложение: 1. Наименование приложения, на Е листах, в Е экз.
2. Второе и последующие приложение оформляются аналогично.
Наименование должности лица, Подписавшего записку (подпись) И.О. Фамилия В дело 00-00, подпись, дата № 27. Пример оформления объяснительной записки Отдел ценных бумаг Заместителю директора банка О.М. Краснову ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 05.02.2001 № Сводный отчет отдела за III квартал 2000 года не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факсомодемной связи и отсутствием отчетных данных Нижневартовского отделения банка.
Начальник отдела Воробьев В.Г. Воробьев В дело 01- Дата Подпись исполнителя № 28. Образец составления акта НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Гриф утверждения Наименование структурного подразделения АКТ 00.00.0000 № Место составления Заголовок соотносится с наименованием Вида документа и оформляется в родительном падеже АКТ (чего?) или отглагольным существительным АКТ (о чем?) Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта Составлен комиссией в составе:
Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии, располагаются в алфавитном порядке Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов;
могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.
Констатирующая часть может быть разделена на пункты.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в двух экземплярах:
1-й - кому (куда);
2-й - кому (куда).
Приложение: Текст приложения, если оно есть.
Председатель (подпись) И.О. Фамилия Члены комиссии (подпись) И.О. Фамилия Присутствовали при составлении акта (подпись) И.О. Фамилия И.О. Фамилия № 29. Образец оформления акта УТВЕРЖДАЮ Государственное унитарное Генеральный директор предприятие города Москвы Москвин Г.Д. Москвин УПРАВЛЕНИЕ 29.12. ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ УНИКАЛЬНЫХ ОБЪЕКТОВ А К Т 20-25.12.2000 № Проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия Основание: приказ генерального директора ГУП "Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов" от 17.12.2000 № 296 "О создании комиссии по проверке финансово хозяйственной деятельности предприятия".
Составлен комиссией в составе:
Председатель - коммерческий директор Н.М.Заболотная;
Члены комиссии: зам. главного бухгалтера С.В.Сидорова, инженер-экономист П.Л.Костин, бухгалтер-ревизор П.А.Шахрай.
Присутствовали: главный бухгалтер Г.И.Коренев, кассир С.Д.Дорофеева.
В период с 20 по 25 декабря 2000 г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе предприятия и оформления разрешений на выдачу приборов и оборудования со склада предприятия во временное пользование: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают главный инженер или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими должностными лицами.
Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссии не выявила.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - бухгалтерия предприятия;
2-й экз. - Производственное управление;
3-й экз. - дело № 01-13 за 2000 г.
Председатель Заболотная Н.М.Заболотная Члены Сидорова С.В.Сидорова Костин П.Л.Костин Шахрай П.А.Шахрай № 30. Образец составления служебного письма Герб Гриф ограничения (эмблема, товарный знак) Экз. № (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Почтовый адрес, индекс предприятия связи, 1. Наименование организации № телефона, факса и т.д. и ее структурное подразделение № счета в банке (именительный падеж) код организации 2. Наименование должности код формы документа И.О. Фамилия (дательный падеж) 3. Если письмо адресовано 00.00.0000 № 00/00 - 000 физическому лицу, указывается На № 00 от 00.00.0000 почтовый адрес в следующей последовательности И.О.Ф.
(физического лица), ул. Название, № дома, название населенного пункта, области, края, почтовый индекс.
Заголовок к тексту (отвечает на вопрос "О чем?", начинается с предлога "О") Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с абзаца. Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-государственного положения табулятора).
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, ссылки на нормативные документы;
заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и прокуратура.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для Приложение: на Е л., в Е экз.
Наименование должности Руководителя (подпись) И.О. Фамилия Визы:
Должность (подпись) И.О. Фамилия 00.00. Исполнитель (Фамилия или Фамилия, имя, отчество) Телефон 000 00 00 ОРГАНИЗАЦИЯ Идентификатор электрон- В дело 00-00 Вх. № ной копии документа 00.00.0 (подпись) "_"20г.
№ 31. Образец оформления письма Закрытое акционерное общество "Э К О Н И К А" Всероссийский выставочный центр Рязанский пр-т, 99, корп.1, Москва, т.371 3922, факс (095) 377 7227 Директору павильона 10.02.2001 № 01-18 / 395 В.С.Турову На № _от О предоставлении выставочной площади Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 19 апреля по 20 мая 2001 г.
Всероссийской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Е Исполнительный директор Кочеров А.А.Кочеров Главный бухгалтер Цихисели Г.В.Цихисели Печать Славина Анна Евгеньевна 377 65 № 32. Пример оформления телеграммы № 33. Образец оформления телефонограммы Пермский государственный университет Директору Передал - Селиверстова гуманитарного института П.А.Зайкову т. 345-90-51 Принял - Широких т. 245-91- ТЕЛЕФОНОГРАММА 12 ч. 30. мин.
14.03.2000 № 16.04.2000 в 14.00 состоится заседание ученого совета университета по вопросу об участии ученых ПермГУ в научно-технических программах и проектах, финансируемых из федерального бюджета. На заседание приглашается директор гуманитарного института П.А.Зайков.
Заведующая канцелярией Петроченко Л.А.Петроченко № 34. Образец составления протокола НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ПРОТОКОЛ 00.00.0000 № Место составления [заголовок к тексту (отвечает на вопрос "чего?")] Председатель И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия Присутствовали 00 чел (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом).
Повестка дня:
1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное).
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.) исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель (подпись) Инициалы, Фамилия Секретарь (подпись) Инициалы, Фамилия № 35. Пример оформления протокола ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "К А С К А Д" П Р О Т О К О Л 12.08.2000 № Москва Общего собрания акционеров Председатель - М.И.Королев Секретарь - Е.Ю.Синелобова Присутствовали: владельцы обыкновенных акций общества и их полномочные представители в количестве 355 акционеров, что составляет 85% голосов (список прилагается).
Повестка дня:
Об увеличении уставного капитала общества Доклад председателя Совета директоров общества Мельгунова Н.О.
СЛУШАЛИ:
Н.О.Мельгунов - на основании Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества и действующего российского законодательства, в связи с увеличением объемов производственной деятельности общества и полученной по результатам деятельности в 1999 г. прибыли представил подготовленное Финансовым отделом и одобренное руководством общества технико-экономическое обоснование увеличения уставного капитала общества на 350 млн руб. (прилагается), в результате чего уставный капитал общества станет равным 1 млрд 850 млн рублей. Увеличение уставного капитала общества предлагается произвести путем дополнительного выпуска акций общества (проект проспекта эмиссии акций прилагается) и их свободного размещения.
ВЫСТУПИЛИ:
А.Ю.Волошин - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества и эмиссий акций.
П.П.Соколов - предложил перечень периодических изданий для публикации информации о дополнительном выпуске акций общества (прилагается).
РЕШИЛИ:
1. Увеличить уставный капитал общества на 350 млн руб.
2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссии акций.
3. Внести изменения в Устав общества в части увеличения уставного капитала общества до 1 млрд 850 млн (одного миллиарда восемьсот пятидесяти миллионов) рублей.
В голосовании приняло участие 355 акционеров - владельцев обыкновенных акций и их полномочных представителей, что составило 85% голосов.
"За" - 351 голос.
"Против" - 0 голосов.
"Воздержалось" - 4 голоса.
Недействительных бюллетеней - 0.
Решение принято 351 числом голосов.
Председатель Королев М.И.Королев Секретарь Синеболова Е.Ю.Синеболова № 36. Образец приказа по личному составу Основные реквизиты бланка Герб, эмблема Гриф ограничения НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Экз. № Код формы документа по ОКУД Печатается с соблюдением отступа (40 печ. зн) от левой границы текстового поля ПРИКАЗ _ № _ Место издания [Заголовок к тексту начинается с предлога "О" ("Об").
Составляется тем, кто готовит документ. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Печатается без кавычек и не подчеркивается В констатирующей части объясняется причина издания приказа, наложения взыскания или объявления поощрения. Эти приказы издаются отдельно от приказов по основной деятельности, т.к. имеют различные сроки хранения. Приказы о командировании сотрудников и приказы об отпусках издаются отдельно от приказов о назначении, переводе, увольнении. Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить и т.д. Глагол начинается отдельной строкой прописными буквами:
ПЕРЕВЕСТИ:
1. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обязательно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какой даты.
Распорядительная часть может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты (2.1.3).
Указывается статья КЗоТ.
Далее с новой строки после слова "Основание" (строчными буквами, начиная с заглавной) перечисляются документы, на основании которых издается приказ. Основание: личное заявление с визами.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Сотрудник, на которого оформляется приказ по личному составу ставит свою ознакомительную подпись (в каждом пункте).
С приказом ознакомлен личная подпись дата Наименование должности Руководителя личная подпись Расшифровка подписи № 37. Должностная инструкция Должность:
Отдел:
1. Общая цель должности:
2. Общие положения:
Подчиненность:
Х Непосредственная:
Х Косвенная (указания этих работников вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя).
В подчинении:
Х Непосредственном:
Х Косвенном:
Замещение:
Х Исполнителя этой должности замещает (наименование должности):
Х Исполнитель этой должности замещает (наименование должности):
Прием и освобождение от должности:
3. Работа на данной должности требует от работника:
Образование:
Х Специальность:
Х Специальное обучение:
Х Навыки:
Х Опыт работы:
4. Обязанности (подробно):
Командировки:
Х как часто (% от рабочего времени):
Х куда:
5. Формы отчетности (для лучшей организации своей повседневной работы Вы ведете следующие формы отчетности):
6. Взаимодействие:
Коммуникации внутренние (для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей вы сотрудничаете с другими работниками подразделения или другими отделами и обмениваетесь следующей информацией (содержание, форма, сроки)):
Получаете информацию (какую Е от когоЕ) - Передаете информацию (какуюЕ комуЕ) - Коммуникации внешние (для выполнения своих обязанностей Вы обмениваетесь информацией с другими организациями):
Получаете информацию (какую Е от когоЕ) - Передаете информацию (какуюЕ комуЕ) - 7. Права (для выполнения Ваших обязанностей Вам предоставлены следующие права):
Х В отношении непосредственного руководителя - Х В отношении подчиненных - Х Вы имеете право самостоятельно решать вопросы - Х Вы имеете право общаться с представителями прессы, передавать служебную информацию в другие организации как сотрудник предприятия:
только по разрешению непосредственного руководителя;
в рамках выполняемых функций по должности;
по всем вопросам, относящимся к вашей сфере деятельности на предприятии;
8. Ответственность (что и за что):
Х Финансовая (штрафные санкции, лишение премии и пр.):
Х Функциональная (изменение функций, задач и др.):
Х Организационная (лоргвыводы и пр.):
Х Управленческая (изменение управленческого уровня, полномочий, области принятия решений и пр.):
9. Показатели оценки (Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей):
Х Измеряемые показатели:
Х Функциональные показатели:
10. Программа повышения квалификации (для успешного выполнения обязанностей на вашей должности необходимо регулярное повышение квалификации):
Х по каким темам:
Х как часто 11. Перспективы служебного роста (для сотрудника, успешно работающего в данной должности):
№ 38. Коллективный договор АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО РУССКИЕ УЗОРЫ КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР 05.03.2002 №01-02 Москва Отметка об уведомительной регистрации в органе по труду Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
Х формы, системы и размеры оплаты труда;
Х выплата пособий, компенсаций;
Х механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
Х занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
Х рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
Х улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;
Х соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья;
Х экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
Х гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
Х оздоровление и отдых работников и членов их семей;
Х контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей-ра ботников;
Х отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;
Х другие вопросы, определяемые сторонами.
Подписи представителей Подписи представителей работодателя работников организации № 39. Федеральный конституционный закон "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (Извлечения) Настоящим Федеральным конституционным законом устанавливаются Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.
Статья 2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры двуглавого орла с атрибутами, перечисленными в статье настоящего Федерального конституционного закона), а также в одноцветном варианте.
Статья 3. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
Х федеральных конституционных законов и федеральных законов;
Х указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
Х постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
Х постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
Х постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
Х решений Конституционного Суда Российской Федерации;
Х решений Верховного Суда Российской Федерации;
Х решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Х Президента Российской Федерации;
Х Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
Х Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
Х Правительства Российской Федерации;
Х Конституционного Суда Российской Федерации;
Х Верховного Суда Российской Федерации;
Х Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
Х Администрации Президента Российской Федерации;
Х полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
Х федеральных органов исполнительной власти;
Х Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
Х Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Х Счетной палаты Российской Федерации;
Х Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
Х Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
Х Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
Х органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
Х органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
Х федеральных судов;
Х органов прокуратуры Российской Федерации;
Х дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Статья 4. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.
№ 30. Постановление правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № (Извлечения) 63. На почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам и прямым контейнерам, а также на бланках почтовых переводов адреса отправителя и адресата пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
- наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
При отправке юридическим лицом почтового перевода в адресе отправителя на бланке указываются наименование юридического лица и его банковские реквизиты.
64. Все адресные данные на почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам и прямым контейнерам, а также на бланках почтовых переводов пишутся разборчиво чернилами или печатаются типографским способом, на пишущей машинке либо с использованием другой печатающей техники.
Почтовый индекс адресата на письмах и почтовых карточках с кодовыми штампами пишется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.
На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, отпечатанные типографским способом, на пишущей машинке (крупным шрифтом) либо с использованием другой печатающей техники или написанные от руки. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.
Глоссарий А АВТОБИОГРАФИЯ - описание жизни и деятельности какого либо лица, им составленное.
АДРЕСАТ - лицо или организация, кому адресовано почтовое отправление (получатель).
АДРЕСАНТ - отправитель.
АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
АНКЕТА - документ, состоящий из трафаретного текста с вопросами по определенной теме и места для ответов на них.
АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника.
АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
АТТЕСТАТ - 1) документ, подтверждающий окончание среднего общеобразовательного учебного заведения;
2) документ, подтверждающий получение квалификации специалиста, ученого звания.
АТТЕСТАЦИЯ - характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей, моральных качеств, достоинств, недостатков.
Б БИОГРАФИЯ - описание жизни и деятельности какого-либо лица.
БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией, например, анкетные бланки.
БОЛЬНИЧНЫЙ ЛИСТ - см. листок нетрудоспособности.
В ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение.
ВЫПИСКА - копия части текстового документа.
Г ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - письмо, выражающее гарантию.
ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").
Д ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ - установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.
ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО - один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
ДОКУМЕНТ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
ДОКУМЕНТООБОРОТ - 1 - движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;
2 - количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - один из экземпляров размноженного документа.
ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Ж ЖУРНАЛ - документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, документов и др.
З ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА - указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом "о".
ЗАПИСКА - краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).
ЗАПРОС - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и(или) направить предложение на поставку товара.
ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т. д.
И ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ - (ведомость) - перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.
ИНДЕКСЫ - условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индексов.
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.
К КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д.
отдельных лиц.
КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА - слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.
КОДЕКС - единый законодательный акт, содержащий в систематическом изложении нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовой кодекс и др.).
КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
КРЕДИТ - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
Л ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ (больничный лист) - документ, выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на время ухода за больным, являющийся основанием для получения денежного пособия по социальному страхованию.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА - документ, служаций для анализа состава и учета движения кадров (работников).
ЛИЧНЫЕ (персональные) ДОКУМЕНТЫ - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и трудовую деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
М МАРКИРОВКА - индексация технических документов или товара.
Н НАКЛАДНАЯ - документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых уставливаются какие-либо правила, нормы.
НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (н. выработки, выдачи чего-либо).
О ОБХОДНОЙ ЛИСТ - документ, удостоверяющий отсутствие кокой Цлибо задолженности перед организацией у лица, увольняющегося с работы.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - 1 - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2 - сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - 1 - первоначальный экземпляр документа;
2 - экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - степень секретности, срочность исполнения документов.
ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
ОФЕРТА - см. Предложение.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
П ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПИСЬМО - ИЗВЕЩЕНИЕ - письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.
ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ - письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ - письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО - ПОДТВЕРЖДЕНИЕ - письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. д.
ПИСЬМО - ПРИГЛАШЕНИЕ - такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
ПИСЬМО - ПРОСЬБА - письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим)Е ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу или учреждению с предложением куда-либо выслать своего представителя.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА - 1 - документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом;
2 - рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА - сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.
ПОЛОЖЕНИЕ - 1 - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;
2 - свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.
ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.
ПРИКАЗ - 1 - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;
2 - документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
ПРИКАЗАНИЕ - документ, издаваемый в воинских и некоторых других учреждениях от имени командира (начальника).
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении перемещении или поощрений работника (работников), а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации.
ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК - календарный план выпуска продукции.
ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Р РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
РАСПОРЯЖЕНИЕ - 1 - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан;
2 - приказание.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).
РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ - 1 - правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т. д.;
2 - документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;
3 - резолюция собрания, совещания и т. д.
С СВИДЕТЕЛЬСТВО - удостоверение, дающее определенные права.
СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, то сделка считается заключенной.
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.
СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
СПРАВКА - 1 - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2 - документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Т ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).
ТАБЛИЦА - документ, содержаний текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой, подобной пишущей машинке.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | Книги, научные публикации