Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | Московская финансово-промышленная академия Захарова Т.И. ...
-- [ Страница 2 ] --К сожалению, в новых формах приказа (распоряжения) о приеме на работу не отражается, как в прежней аналогичной форме, документирование процесса приема на работу: отсутствуют зоны для виз согласования с руководителем подразделения (цеха, отдела, сектора), отметки о согласии работника с условиями работы, заключения медицинского осмотра, отметки о прохождении необходимых видов инструктажа и т.д. Отсутствуют также зоны для кодирования основных информационных показателей, что значительно облегчило бы ввод информации в ЭВМ (при заполнении бумажного бланка приказа).
В связи с этим, видимо, вновь появится необходимость в составлении листка согласования (переговоров), листка медицинского осмотра, листка прохождения инструктажа по технике безопасности.
Это резко усложнит и без того достаточно непростое документирование процедуры приема на работу, особенно в крупных производственных организациях со значительным числом рабочих и служащих.
На любой форме приказа о приеме обязательна роспись работника, подтверждающая факт его ознакомления с приказом. В случае неявки вновь принятого лица на работу в установленную в приказе дату выясняются причины наступления этого факта и при не уважительности причины издается приказ о недействительности приказа о приеме его на работу.
Следовательно, процесс документирования процедур приема на работу руководителей и специалистов связан с осуществлением достаточно большого числа операций по отбору кандидатов, включая оценку достоверности предоставленных документов, проведение со беседований и иных методов психологического анализа личности кандидата.
Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.
Перевод сотрудника на другую работу Технологическая цепочка включает следующие процедуры:
Х предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);
Х написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);
Х написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);
Х согласование (визирование) заявления и Представления (докладной записки) с руководителем подразделения, в которое переводится работник;
Х согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;
Х передача заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);
Х при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;
Х составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе;
распечатка бумажного экземпляра приказа;
при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;
Х визирование приказа, подписание приказа руководителем организации;
ознакомление 'работника с приказом;
выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
Х информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);
Х внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
Х внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке;
Х внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;
Х внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Документирование инициативы о переводе на другую работу Заявление о переводе имеет следующую форму, например:
Научно-технический отдел Генеральному директору ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества Тема 24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.
(Место для резолюции) Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.
Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи) или Прошу перевести меня на должность налогового инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности Налогообложение с присвоением квалификации менеджер.
Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места его работы и должности, оценку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.
Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.
Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и направляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости - руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется или обновляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.
При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.
Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника не исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.
В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.
Документирование решения о переводе на другую работу При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Дейст-вующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществля ется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.
В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу с его согласия, вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность работы и т.п.).
Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.
Основанием к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.
Например:
л2.ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово финансового отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ETC.
Основание: контракт от _ № _, заявление Г.А. Петрова от _ с резолюцией от, докладная записка заведующего планово финансового отдела Л.Д. Ефимова от С приказом ознакомлен: роспись и дата.
Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 или Т-5а.
Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.
Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного количества документов.
Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.
Документирование процедуры увольнения работника Технологическая цепочка процедуры прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:
Х составление инициативного документа об увольнении:
заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);
Х передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
Х передача заявления или докладной записки в кадровую службу;
Х ознакомление с докладной запиской работника;
проставление им росписи ознакомления;
Х проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
Х составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;
Х передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки I первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
Х принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявлении или докладной записке;
Х при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника;
подписание обращения первым руководителем организации;
Х получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника;
Х прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствующего акта приема;
заполнение обходного листа;
Х составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а);
распечатка бумажного экземпляра приказа;
при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
Х визирование приказа, подписание приказа руководителем организации;
ознакомление работника с приказом;
выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
Х внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
Х внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);
Х внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
Х сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
Х получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки;
роспись за получение трудовой книжки.
Документирование процедуры увольнения по инициативе работника Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе (по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя со ставление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).
Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:
Научно-технический отдел Генеральному директору ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества Тема 09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.
(Место для резолюции) Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию, в связи с поступлением в очную аспирантуру.
Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи) В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справку учебного заведения, справку медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.
Желательно, чтобы причина по собственному желанию (собственной инициативе) была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.
Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора (контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им работы).
Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не зависящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.
В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.
Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.
Решение профсоюзного органа о согласии или не согласий на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.
Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы. А также факт смерти работника.
При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.
Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.
Составление приказа об увольнении работника Традиционный текстовой приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.). Например:
л3.УВОЛИТЬ:
3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.
Основание: трудовой договор от _ № _ С приказом ознакомлена: роспись, дата.
Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или Т-8а. Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.
Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов Чсамый трудноконтролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.
Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации Технологическая цепочка увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:
Х написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
Х прием службой КД от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;
Х проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с работником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения втайне тех сведений, которые ему были доверены по службе, предупреждение работника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
Х подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
Х документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;
Х прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдача ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.
После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.
Беседа с увольняющимся работником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости.
Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подписывал при поступлении на работу твердое обещание, обязательство (давал подписку) о неразглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко уменьшается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.
Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.
Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использования бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау, следует начать активное судебное разбирательство выявленных фактов.
Необходим тщательный анализ причин увольнения работников.
На основании анализа должна реализовываться программа исключения этих причин. Например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологического климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением, и др.
Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служащих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обоснованную информационно документационную базу, в строгом соответствии с которой осуществляется выполнение последующих стадий документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).
Тема 4. Изменение анкетно-биографических данных работника Контроль достоверности персональных документов Изучение документов не должно носить формально бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом качеств нескольких пре тендентов на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит сделать правильный выбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.
Вместе с тем представленные кандидатом персональные документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств и других персональных данных во всех документах, наличие необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток травления, замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т.п. Очки, парики, макияж и т.п.
могут резко изменять внешность человека. Поэтому целесообразны цветные фотографии в представленных документах.
При каких-то сомнениях гражданина просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Сведения, включенные в характеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими орга низациями, могут быть проверены путем обращения в эти организации.
Документы, вызвавшие явное сомнение, могут быть возвращены гражданину и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Сведения, указываемые в резюме, не проверяются.
Особое внимание обращается на реквизиты и оформление паспорта и трудовой книжки. Трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись дубликат, содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью, и т.п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые их поставили. Лица, начавшие трудовую деятельность до 1975 г., имеют трудовую книжку образца 1938 г.
Процесс оформления и ведения личных дел Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.
Формирование личного дела Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2.
Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:
Х получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;
Х внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
Х подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения;
обозначение номера личного дела на корешке папки;
Х подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;
Х получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточном журнале);
Х систематизация полученных документов;
заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;
Х внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;
Х валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов против каждой записи во внутренней описи;
Х подшивка документов в папку личного деда в последовательности номеров листов;
Х проверка правильности нумерации листов;
Х при необходимости прошивка документов прочным шнурком и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;
Х помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;
Х получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале);
Х систематизация документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих дел;
Х систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
Х нумерация листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;
Х ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение в дело копии приказа об увольнении работника;
Х выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела;
при возвращении дела - проверка наличия и целостности документов;
Х ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к личным делам и с разрешения руководителя кадровой службы;
внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку по учету кадров;
заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;
Х закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивка документов и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;
Х сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;
Х регистрация личного дела в описи личных дел архива;
проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;
Х внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета личных дел кадровой службы.
Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.
К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:
Х заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;
Х копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной иди иной службы;
Х сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
Х документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.
Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности.
Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:
Х внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Х трудовой договор (контракт);
Х дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;
Х личный листок (анкета) по учету кадров;
Х биографическая справка, справка из личного дела (справка объективка);
Х автобиография;
Х направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;
Х письмо вышестоящего органа управления о согласии на.назначение в должности;
Х решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;
Х заявление о приеме на работу;
Х характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;
Х копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
Х список научных трудов и изобретений;
Х копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;
Х копии других приказов (при необходимости).
Ведение личного дела В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников.
Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.
Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий.
Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний.
Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.).
Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись имеет следующие графы табличной части: номер записи, индекс документа, дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание.
При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата.
В личное дело не включаются документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.
Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.
В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой личные дела сотрудников.
Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела..
Хранение личных дел Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.
Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.
Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.
Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.
При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата.
Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела.
Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.
Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.
Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.
Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.
Тема 5. Трудовой договор (контракт). Трудовая книжка Понятие трудового договора (контракта) Впервые легальное определение трудового договора было дано в Кодексе законов о труде РСФСР 1922 г. в ст. 17, которая гласила:
Трудовой договор есть соглашение двух или более лиц, по которому одна сторона (нанимающийся) представляет свою рабочую силу другой стороне (нанимателю) за вознаграждение.
Нужно заметить, что трудовое право очень подвижная отрасль, так как все изменения в экономике отражаются в трудовом законодательстве. Буквально сразу же после принятия КЗоТ 1922 г. это определение вызвало ряд замечаний. Особые замечания высказывались по поводу терминологии, используемой законодателем при определении сторон трудового договора. Термины "нанимающийся" и "наниматель" были неприемлемы для социалистического трудового договора. Но надо заметить, что КЗоТ принимался, когда допускалось применение наемного труда в частновладельческих предприятиях. Определение трудового договора объединяло в одной формуле трудовые договоры, заключающиеся в разных секторах экономики. Другое замечание к определению, содержащемуся в кодексе 1922 г., определение не содержало признаков трудового договора, характеризующих специфику и юридическую природу трудового договора.
В 1992 г. в него были внесены существенные поправки, в частности, изменения были внесены в 1998 г. Данная статья звучит так:
трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (юридическим и физическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (юридическое или физическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Изменения в трудовом законодательстве вызваны именениями в российской экономике. Появились предприятия и организации различных форм собственности и организации труда: товарищества, АО,ООО и др., следовательно закон должен был урегулировать трудовые отношения таких участников как предприятий и организаций различных форм собственности. Еще конкретнее это положение сформулировано в Трудовом кодекса РФ (Часть 3, Глава 10, статьи 56 71), где предусмотрено, что законы и иные нормативно-правовые акты о труде, договоры о труде регулируют труд всех работников, включая лиц, являющимися долевыми собственниками предприятий и работающих на этих предприятиях на условиях трудового договора. Это означает, что трудовой договор (контракт) заключается со всеми работниками, применяющими свой личный труд в коллективах предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности и от того, работают ли эти лица по найму, либо являются собственниками имущества хозяйствующих субъектов.
Трудовой договор Ч это один из центральных институтов трудового права, в который входят правовые нормы, регулирующие прием граждан на работу, переводы на другую работу и увольнение с работы.
Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор есть соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым:
Х работодатель обязуется:
- предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
- обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;
- своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату;
Х а работник обязуется:
- лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию;
- соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор следует отличать от смежных гражданско правовых договоров, связанных с применением труда (подряда, оказания услуг, поручения, авторского договора и др.). При работе по трудовому договору работник:
- выполняет определенную трудовую функцию;
- входит в штат (в списочный состав) организации;
- подчиняется внутреннему трудовому распорядку работодателя;
- лично участвует в деятельности работодателя;
- получает заработную плату систематически и за сам процесс труда.
Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.
Основные функции трудового договора в том, что он является:
- основанием возникновения трудовых правоотношений и действия их во времени;
- основной правовой формой реализации права на труд;
- организационно-правовой формой реализации принципа свободы труда;
- организационно-правовой формой привлечения, распределения, закрепления и рационального использования трудовых ресурсов, а также распределения труда внутри конкретной организации.
Кроме того, трудовой договор индивидуализирует трудовое правоотношение применительно к конкретному работнику.
Заключение трудового договора Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организации и работником. Роспись руководителя заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. В зарубежной практике существуют понятия временный контракт, контракт на испытательный срок.
В отличие от приказа по личному составу трудовой договор детализирует все типовые и индивидуальные стороны трудового договора, а также устанавливает временные границы этого договора.
Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:
Х наименование работника и работодателя, место работы;
Х дата вступления в силу трудового договора;
Х наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
Х права и обязанности работника и работодателя;
Х достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику;
режим труда и отдыха;
Х условия оплаты труда;
Х иные существенные условия.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об установлении испытательного срока, о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установлен ного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.
Отличие договоров гражданско-правового характера от трудовых договоров Какие договоры относятся к договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), и чем они отличаются от трудовых договоров? Письмо МНС РФ от 19 июня 2001 г. N СА-6-07/463 "О направлении разъяснений" формулирует эти отличия.
К договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг) и вознаграждения по которым являются объектом обложения единым социальным налогом (взносом) (за исключением части налога, подлежащей зачислению в Фонд социального страхования Российской Федерации), относятся договоры на выполнение работ (оказание услуг), заключаемые в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.
В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Такими договорами, в частности, являются договоры: подряда, аренды, возмездного оказания услуг, перевозки, транспортной экспедиции, хранения, поручения, комиссии, доверительного управления имуществом, агентский договор.
Пунктом 2 статьи 421 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами.
Согласно пункту 3 вышеназванной статьи стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров,предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.
По гражданско-правовому договору исполняется индивидуально конкретное задание (поручение, заказ и др.). Предметом такого договора служит конечный результат труда (построенное или отремонтированное здание, доставленный груз, подготовленный бухгалтерский отчет и др.).
Так, например, по договору подряда в соответствии со статьей 702 Гражданского кодекса Российской Федерации подрядчик обязуется выполнить по заданию заказчика обусловленную договором конкретную работу и сдать ее результат.
Работающие по гражданско-правовым договорам самостоятельно определяют приемы и способы выполнения заказа. Для них важен конечный результат труда - выполнение условий договора в надлежащем качестве и в согласованный срок.
По договорам гражданско-правового характера одна сторона выполняет определенные виды работ или услуг, обусловленные договором, (вне зависимости от квалификации или специальности, а также должности) для другой стороны.
Согласно статье 15 Кодекса законов о труде Российской Федерации трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Характерным признаком трудового договора служит установление для работающих четких правил внутреннего трудового распорядка и обеспечение работодателем предусмотренных законодательством условий труда.
Заполнение трудовой книжки С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда. Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № (далее - постановление № 69).
Как завести новую трудовую книжку.
Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.
Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы.
Предприниматели на это права не имеют.
Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.
На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.
Как заполнить трудовую книжку.
Трудовая книжка состоит из трех частей:
- титульный лист;
- сведения о работе;
- сведения о награждении.
Титульный лист.
На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения (число, месяц, год);
- образование, профессию, специальность.
Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждают наличие специальных знаний (например, аттестата).
В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.
Сведения о работе.
Данный раздел состоит из нескольких граф:
- графа 1 Номер записи;
- графа 2 Дата (число, месяц, год);
- графа 3 Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении;
- графа 4 Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.
При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.
Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.
Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4.
Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.
Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.
Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.
Пример.
В ЗАО Меридиан 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от июля 2004 г. № 25/К).
Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел Сведения о работе так:
Сведения о работе № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, за переводе на другую дата и номер пи постоянную работу, документа, на чи- ме- год си квалификации, увольнении (с основании сло сяц указанием причин и ссылкой которого внесена на статью, пункт закона) запись 1 2 3 Закрытое акционерное общество Меридиан 3 15 01 2004 Принята на работу на Приказ № 5/К от должность бухгалтера 15.01.2004 г.
4 01 07 2004 Переведена на должность Приказ № 25/К от главного бухгалтера 01.07.2004 г.
Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.
Пример.
Используем данные предыдущего примера.
В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:
Прием на работу и переводы на другую работу Профессия Оклад Подпись Структурное (должность), (тарифная владельца Дата подразделен разряд, класс ставка), Основание трудовой ие (категория) надбавка, книжки квалификации руб.
1 2 3 4 5 15.01.2004 Бухгалтерия Бухгалтер 5000 Приказ № Шевелева 5/К от 15.01. 01.07.2004 Бухгалтерия Главный 10 000 Приказ № Шевелева бухгалтер 25/К от 01.07. Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.
Пример.
П.И. Ветров работал менеджером в ООО Стрела. 12 ноября года он был уволен по причине прогула (подп. ла п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.
За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор Стрелы. Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:
Сведения о работе Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, переводе на другую постоянную дата и номер № работу, квалификации, документа, на запи- чис- ме год увольнении (с указанием причин основании си ло сяц и ссылкой на статью, пункт которого внесена закона) запись 1 2 3 5 12 11 2003 Уволен по причине прогула Приказ № (подпункт ла пункта 6 от 12.11.2003 г.
статьи 81 Трудового кодекса РФ) Генеральный директор ООО Стрела: Яковлев (Яковлев) Ознакомлен: Ветров (Ветров) В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.
Сведения о награждении.
В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.
Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.
Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.
Внесение изменений и исправлений.
Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов.
Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.
При обнаружении неправильной записи в разделе Сведения о работе или Сведения о награждении ее нужно исправить.
Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись.
Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.
Пример.
Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО Березка мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.
Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату - 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.
Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:
Сведения о работе № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, дата и запи- переводе на другую номер документа, на си постоянную работу, основании которого чи- ме- год квалификации, увольнении (с внесена запись сло сяц указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 1 2 3 Закрытое акционерное общество Березка 8 01 05 2003 Принят на работу на Приказ № 52 от должность водителя 11.05.2003 г.
9 01 05 2003 Запись за № 8 недействительна Принят на работу на Приказ № 52 от 10 01 05 2003 должность водителя 01.05.2003 г.
Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе Сведения о работе трудовой книжки указываются:
- в графе 1 - порядковый номер записи;
- в графе 2 - дата получения второй профессии;
- в графе 3 - запись: Установлена вторая профессия люрист;
- в графе 4 - наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.
Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе раздела Сведения о работе трудовой книжки делается запись: Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то. В графе указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.
Когда выдается дубликат или вкладыш.
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
- трудовая книжка потеряна;
- в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;
- книжка пришла в негодность.
В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись.
Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп Вкладыш выдан и указываются его серия и номер.
Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Хранение трудовых книжек.
Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.
Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.
Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.
Тема 6. Оценка деятельности работника Документирование процедуры поощрения работника Работодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности:
Х объявляет благодарность;
Х выдает премии;
Х награждает ценным подарком;
Х Почетной грамотой, Х представляет к званию лучшего по профессии.
Поощрения рабочих и служащих по результатам трудовой деятельности документируются в учреждениях, организациях, на пред приятиях и фирмах единообразно в соответствии с требованиями УСОРД или УСПУД. При поощрении работника составляются:
представление и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный).
Технологическая цепочка процедуры поощрения работника включает в себя:
Х составление руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, представления о поощрении сотрудника с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации;
Х согласование представления с профсоюзным органом, главным бухгалтером, руководителем кадровой службы и заместителем первого руководителя, курирующим данное структурное подразделение;
согласование обоснованности и вида поощрения;
Х передача представления и иногда выписки из протокола заседания профсоюзного органа первому руководителю для принятия решения;
Х при положительном решении - передача представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;
Х составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о поощрении;
распечатка бумажного экземпляра приказа;
при необходимости Ч согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения;
Х визирование приказа, подписание приказа руководителем организации;
ознакомление работника с приказом;
выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
Х несение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
Х несение необходимых записей о поощрении работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т 2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке;
Х внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
Х торжественное объявление приказа о поощрении работника;
при соответствующем виде поощрения вручение ему премии, ценного подарка, грамоты и т.п.;
помещение копии приказа на доску приказов организации.
Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в содержательной части следующие данные:
Х фамилия, имя, отчество;
Х год рождения;
Х образование;
Х должность;
Х структурное подразделение;
Х стаж работы в организации;
Х оценка производственной деятельности;
Х мотив поощрения;
Х основание;
Х вид поощрения.
Основаниями поощрения могут быть определенные события:
окончание выполнения сложного задания, высокая производительность труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события.
Представление может составляться на группу работников, может составляться по инициативе руководства организации или профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление руководителем структурного подразделения.
Приказ о поощрении работника (работников), как правило, является простым по структуре. В вводной части традиционной текстовой формы такого приказа обосновываются мотивы и основания поощрения, высокие результаты трудовой деятельности и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают:
вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и т.п.), фамилию, имя, отчество работника или работников (фамилии в этом случае располагаются в алфавитном порядке), наименование должности (профессии, специальности), места работы, краткое формулирование мотива поощрения.
Основанием такого приказа является представление, докладная записка, выписка из протокола заседания или решение профсоюзного органа и т.п. Например: Заголовок приказа О премировании И.Г.
Коростелева, текст: За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ главного бухгалтера И.Г. Коростелева в размере руб..
В индивидуальный приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11) включены указанные выше сведения;
в аналогичном сводном приказе (унифицированная форма № Т-11 а) сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по каждому из поощряемых лиц. Сводный приказ также имеет вводную часть.
Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания При совершении дисциплинарного проступка, т.е. неисполнении или ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель вправе применить дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение. В этом случае составляются: докладная записка о проступке, объяснительная записка (письменное объяснение работника) и приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Технологическая цепочка процедуры наложения дисциплинарного взыскания на работника включает в себя:
Х выявление факта проступка работника;
Х составление акта о разовом проступке (опоздании на работу, неявке на работу без уважительной причины, уходе с работы ранее установленного времени, появлении на рабочем месте в нетрезвом состоянии, нарушении правил техники безопасности и т.п.);
Х составление руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, или руководителем функционального структурного подразделения (кадровой службы, службы безопасности и др.) докладной записки на имя первого руководителя организации о систематическом или разовом совершении работником дисциплинарно го проступка с указанием меры дисциплинарного взыскания;
Х доведение руководителем структурного подразделения до сведения работника содержания докладной записки и акта, проставление работником росписи об ознакомлении на докладной записке;
Х написание работником, совершившим проступок, объяснительной записки на имя первого руководителя организации или его заместителя;
передача объяснительной записки руководителю структурного подразделения - автору докладной записки;
Х передача докладной и объяснительной записок, акта о проступке первому руководителю организации для принятия решения;
Х при необходимости формирование первым руководителем организации или его заместителем комиссии для проведения служебного расследования с целью установления действительной виновности работника и меры дисциплинарного взыскания;
Х принятие первым руководителем решения о мере дисциплинарного взыскания на основании предоставленных документов и заключения по результатам служебного расследования;
Х передача докладной записки с резолюцией первого руководителя и других документов в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;
Х составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы традиционной индивидуальной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания или унифицированной формы приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8);
распечатка бумажного экземпляра приказа;
при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
Х при увольнении работника - получение согласия профсоюзного органа;
Х визирование приказа, подписание приказа руководителем организации;
ознакомление работника с приказом;
выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
Х внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
Х внесение необходимой записи о наложении на работника дисциплинарного взыскания в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);
Х при увольнении - внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Докладная записка В докладной записке, которая подписывается руководителем структурного подразделения или руководителем функционального подразделения, фиксируется факт обнаружения нарушения с указанием его характера, вида и даты, мотивированного объяснения причины нарушения, мнения о мере дисциплинарного взыскания. При разовом нарушении работником дисциплины к докладной записке прилагается акт, подтверждающий факт совершения проступка.
Объяснительная записка Объяснительная записка составляется работником, совершившим проступок, и отражает причины, обстоятельства и дату проступка. Отказ работника дать письменное объяснение о допущенном нарушении не является препятствием к применению меры дисциплинар ного воздействия.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания Приказ о наложении дисциплинарного взыскания, как правило, также индивидуален, хотя имеется практика включения подобного распорядительного действия в сложные приказы по личному составу и даже приказы по основной деятельности, хотя это снижает воспитательное значение подобных приказов и ограничивает гласность принятых мер.
По структуре приказ о наложении дисциплинарного взыскания состоит из вводной части (обоснования причины наложения дисциплинарного взыскания с изложением существа нарушения, даты его совершения, отягощающих или смягчающих обстоятельств) и распорядительной части: вид дисциплинарного взыскания (объявить выговор, сделать замечание и т.п.), фамилия, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности), место работы, вид и дата нарушения. Во всех случаях целесообразно проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания согласовывать с профсоюзным органом. Дисциплинарное взыскание в форме увольнения документируется приказом (распоряжением) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.
Следовательно, правовые действия, связанные с поощрением работников за трудовые достижения и наложением дисциплинарных взысканий за нарушения трудовой дисциплины, имеют сложившийся стандартный характер в части оформляемых документов и процедур доведения решений руководства до работников организации.
Аттестация персонала в организации Э. Шайн писал, что лэффективный менеджер должен уделять равное внимание двум направлениям своей деятельности:
взаимодействию с внешней седой и совершенствованию внутренней среды организации. В этом смысле оценка способствует развитию внутрифирменных отношений. Поэтому повышение внимания к проведению оценки персонала в настоящее время неслучайно.
Руководители таким образом стремятся к укреплению внутренних рядов и в конечном счете к повышению устойчивости работы организации в неблагоприятных экономических условиях.
Предметом оценки персонала в организациях могут быть такие области, как содержание труда, результат труда, эффективность, исполнение, личный вклад, личностные качества и многое другое. В данном разделе мы будем рассматривать оценку как некое обобщенное понятие, то есть не будем ограничиваться предметом оценки. Более подробно на предмете оценки мы остановимся в разделе об оценке менеджеров.
Для оценки персонала имеют значение прежде всего ее задачи, цели, виды, методы, критерии и т. д. Поэтому сначала мы опишем теоретические и методологические аспекты оценки, потом вкратце остановимся на основных подходах к оценке персонала, а затем рассмотрим наиболее часто встречающиеся методы.
Функции оценки персонала Организации существуют для достижения стоящих перед ними целей. Степень реализации этих целей показывает, насколько эффективно действует организация, то есть насколько эффективно она использует находящиеся в ее распоряжении ресурсы.
Показатель прибыли позволяет оценить эффективность работы организации в целом, которая складывается, как уже отмечалось выше, из эффективности использования каждого организационного ресурса, в том числе каждого сотрудника. Естественно, что сотрудники неодинаково выполняют свои производственные обязанности. И чтобы провести дифференциацию, необходимо иметь единую систему регулярной оценки эффективности выполнения каждым сотрудником своих должностных функций.
Система оценки повышает эффективность управления человеческими ресурсами организации через следующие функции, которые условно могут быть разделены на две группы - структурирующие, предполагающие достижение большей определенности в выполнении работы как отдельными сотрудниками, так и целыми подразделениями, и мотивирующие, позволяющие усилить направленность сотрудников на лучшее выполнение их обязанностей:
1. Структурирующие функции.
Оценка качества и количества работы, выполняемой сотрудником.
Конечно, такая оценка может происходить чуть ли не каждый день.
Оценка как общее мероприятие, опирающееся на единые критерии оценки, упорядочивает этот процесс, позволяет сотрудникам сравнить свои успехи и недочеты с результатами своих коллег.
Изменение содержания выполняемых функций. Часто проблемой является пересечение зон ответственности или наличие зон "безответственности". Они часто являются почвой для конфликта интересов между сотрудниками. Если оценка основывается на предварительном анализе указанных проблем, то в результате эти зоны могут быть устранены.
Доработка должностных инструкций. Ситуация с должностными инструкциями в большинстве организаций "аховая".
Вместе с тем, наметившийся выход многих организаций на "белый" рынок требует развития этого направления внутрифирменного управления. Только должностная инструкция может стать юридически достоверным документом для цивилизованного увольнения сотрудника.
И оценка, осуществленная совместно с подписанием должностной инструкции, становится легальным инструментом для эффективного управления организацией, так как в следующий раз на ее основе может быть осуществлена объективная оценка трудовых "успехов" сотрудника.
Обоснованное изменение в оплате труда. Всем ясно, что качество и количество выполненной работы должны быть отражены в оплате труда. Уточнение критериев оценки может внести дополнительную ясность в приоритеты руководства фирмы. Что важно для руководителя:
количество, качество, число обслуживаемых клиентов или самостоятельность в принятии решений, то и может быть пропорционально отражено в решениях аттестационной комиссии.
Объединение формальной и неформальной структур организации. В популярной концепции партиципативного менеджмента значительное внимание уделяется моральному поощрению. Если в состав аттестационной комиссии включены неформальные лидеры подразделения, ее решения обретают более реальную силу. Кроме того, сами лидеры, удостоенные права наравне с руководством обсуждать успехи того или иного сотрудника получают дополнительные очки как в самооценке, так и оценке коллег. В этом отношении оценка может считаться инструментом укрепления и объединения формальной и неформальной структур организации.
2. Мотивирующие функции.
Повод для откровенного разговора о проблемах организации.
Оценка в общем должна включать оценку проблем организации со стороны самих оцениваемых. Поэтому она может рассматриваться как получение своего рода обратной связи со стороны рядовых сотрудников.
Они должны получить возможность высказаться, а общее мнение коллектива не может не быть выслушано, услышано и учтено руководством.
Создание конструктивного конфликта для активизации внутреннего соревнования. Время уравниловки безвозвратно прошло и разница в оплате труда может активно использоваться для нацеливания сотрудников на максимальные результаты в работе.
Этот механизм может умело использоваться в организациях любого профиля. В этом смысле оценка Ч "спусковой крючок" для запуска указанного механизма.
Активизация мотивирующих факторов труда. Согласно Ф.
Герцбергу только часть факторов ведет к повышению удовлетворенности трудом. Среди них он выделил: признание заслуг, делегирование ответственности, само содержание работы, достижение высокого результата, продвижение по службе. Все они могут стать результатами оценки и привести как к личной удовлетворенности сотрудников, так и к усилению ориентации на успех.
Установление целей развития сотрудника. В процессе подготовки оценки руководитель может предварительно обсудить с сотрудником условия его дальнейшего карьерного роста. Если сотруднику понятны его перспективы в организации, одно это подключает дополнительный пласт его мотивации достижений. В данном случае функция аттестационной комиссии состоит в утверждении плана и условий развития каждого оцененного сотрудника.
Из перечисленных выше функций видно, что процедура оценки персонала имеет глубокие связи со всеми направлениями деятельности управления персоналом, что еще раз подчеркивает ее важность для организации и необходимость максимальной грамотности ее проведения.
Цели оценки персонала Аттестация персонала имеет следующие особо важные цели:
Х Объективация работы сотрудника.
Х Улучшение качество управления, которое достигается путем периодических и систематических персональных оценок.
Х Единство действий в управлении, так как единая система оценки позволяет ожидать, что действия по управлению будут соответствовать результатам оценки и будут более эффективными.
Х Более эффективное использование потенциала. Коллектив организации обладает потенциалом, который должен быть использован по возможности лучшим образом.
Х Повышение производительности, так как персональные оценки Ч стимул для оцениваемых. Длительность повышения производительности существенно зависит от правильности персональной оценки.
Задачи оценки персонала.
Аттестация дает возможность решить следующие задачи:
Х Оценить потенциал для продвижения работника и снижения риска выдвижения некомпетентных сотрудников.
Х Снизить затраты на обучение.
Х Поддерживать у сотрудников чувства справедливости и повышать трудовую мотивацию.
Х Организовывать обратную связь сотрудникам о качестве их работы.
Х Разрабатывать кадровые программы обучения и развития персонала.
Виды оценки персонала Виды оценок персонала следует различать по многим критериям, которые используются в практике:
Х В соответствии с критериями систематичности выделяют:
- системную оценку, осуществляемую путем всех важнейших признаков оценки (например, процесс оценки, критерии оценки, способ измерения оценки) и бессистемную оценку, при которой оценивающему лицу предоставляется выбор способа измерения оценки, процесса оценки, критериев оценки.
Х В соответствии с критериями регулярности различают:
- регулярные оценки, которые используются чаще всего непрерывно, например, для определения размера вознаграждения.
Обычно такие непрерывные персональные оценки проводятся с периодичностью раз в полгода, в год, в два года;
и оценки, обусловленные каким-то случаем, например, истечением испытательного срока, перемещением и передвижением по службе, мерами дисциплинарной ответственности, желанием получить справку характеристику с места работы, увольнением.
В зависимости от случая используются соответствующие процессы вынесения оценки. Не рекомендуется использовать вместе регулярные и обусловленные случаем оценки.
Х В соответствии с критериями, применяемыми для оценки, различают несколько видов персональных оценок:
- количественную оценку, связанную исключительно с количественными показателями труда, для чего используется достигнутый результат;
- качественную оценку, учитывающую качественные показатели (деятельность по управлению, надежность, инициатива и т.д.);
- аналитическое оценивание, которое происходит при суммировании оценок по всем критериям (используют преимущественно в производственной практике).
Персональные оценки могут проводиться как с ведома, так и без ведома оцениваемого, при этом не важно, объявлялось это или нет, а также получил сотрудник результаты оценки или нет.
Создать систему оценки, одинаково сбалансированную с точки зрения точности, объективности, простоты и понятности очень сложно, поэтому на сегодняшний день существует несколько систем оценки персонала, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки.
Говоря о системах оценки труда, можно выделить три основных уровня оценки:
Уровень оценки Периодич- Метод Возможности ность использования 1. Повседневная Один раз в Анкетарование Обратная связь оценка професси- день, один раз по фактическим с оцениваемым ональной деятель- в неделю действиям с целью моди ности (сильных и Обсуждение фикации поведе слабых сторон) ния и обучения 2. Периодическая Один раз в Анкетирование Определение оценка исполнения полгода, год по фактическим перспективы и обязанностей действиям и разработка результатам совместных труда целей Интервью Обсуждение 3. Оценка потен- Разовая, Тестирование Построение циала перманентная Центр оценки кадрового прогноза, планирование карьеры Тема 7. Документы о материальной и административной ответственности Процесс документирования учета и отчетности по кадрам В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или авто матизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:
Х формирование учетных массивов информации;
Х обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);
Х составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.
Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учет ной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.
Формирование учетных массивов информации В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.
Унифицированная форма карточки № Т- Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки - A3 (2А4).
Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.
Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму.
Информационное содержание табличных форм не кодируется.
Первая и вторая страницы формы Л Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина.
Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны:
Х сведения о воинском учете;
Х прием на работу;
Х назначения;
Х перемещения;
Х повышение квалификации;
Х профессиональная переподготовка;
Х аттестация;
Х поощрения;
Х награды;
Х навыки работы (вне специальности);
Х отпуска;
Х отметка об увольнении.
В табличной части блока Прием на работу, назначения, перемещения (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.
Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Допол нения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки.
Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри - в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке. Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.
При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.
Виды вторичных учетных карточек и картотек Помимо личной карточки формы № Т-2 в кадровой службе в необходимых случаях заполняется ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал, в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышение им квалификационного уровня. В картотеках карточки расставляются по шифрам специальностей, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).
В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководящих и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, выезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.
Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму;
иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.
Для получения данных о составе и сменяемости работников по каждой отдельной должности и учета вакантных должностей ведутся традиционные или электронные должностные карточки. Карточка заполняется на каждую должность независимо от того, замещена она работником или нет. В карточку заносятся данные о сотрудниках, последовательно занимавших эту должность. Группировка карточек осуществляется по структурным подразделениям или подведомственным организациям, а внутри - по старшинству должностей. Карточки на вакантные должности выделяются в специальный раздел картотеки. В кадровых службах многих организаций вместо должностной картотеки ведутся традиционные или электронные штатно-должностные книги или штатные формуляры, которые по своему назначению идентичны указанной картотеке.
Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку личных дел, необходимую для быстрого нахождения того или иного дела. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает в себя: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т.д. Аналогичную форму имеет контрольная карточка, в которой регистрируется выдача личного дела во временное пользование. Часто алфавитная и контрольная карточки объединяются в единую алфавитно-контрольную карточку.
Следовательно, в кадровой службе ведутся следующие виды традиционных или электронных учетных картотек (учетного аппарата), картотека личных карточек, статистическая картотека руководящих и ответственных работников, картотека специалистов, картотека научных работников, должностная картотека, алфавитная картотека, контрольная картотека (или алфавитно-контрольная картотека) и ряд картотек персонального учета в зависимости от специфики организации.
Все картотеки должны иметь действующий и архивный разделы. Следует иметь в виду, что в конкретных организациях в силу их особенностей и порядка построения делопроизводства в кадровой службе некоторые из перечисленных картотек могут отсутствовать или быть представлены в большем количестве видов, В кадровых подразделениях крупных учреждений картотеки формируются не только на работников центрального аппарата, но и работников подведомственных учреждений, организаций и предприятий, занимающих должности, назначение на которые находится в компетенции вышестоящего органа управления.
В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко используются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава (алфавиты, указательные списки, тетради, книги учета и т.п.), количество которых доходит до различных видов. Например:
Х алфавитная книга личного состава, Х книга учета общего и непрерывного стажа работы, Х книга учета подростков, Х журнал учета движения сотрудников и многие другие.
Дублирование информации во всевозможных формах учета составляет до 70%.
Обычно журнал или книга учета заводится по каждому учетно-справочному на'" правлению работы, в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, типовых справочных и справочно аналитических запросов, для быстрого подсчета массовых сводных показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности. Только, в этом случае может быть обеспечена относительная оперативность выдачи требуемой информации.
Журнальные формы учета характеризуются негарантированной достоверностью информации.
Возникновение нового направления поиска информации по кадрам, как правило, порождает введение дополнительной учетной формы (карточки или журнала).
Массивы вторичных учетных документов по личному составу формируются не только в кадровой службе, но и бухгалтерии, военно-учетном столе, отделах и цехах. Так, например, в бухгалтерии для расчета заработной платы по каждому вновь принятому сотруднику заводится лицевой счет, имеющий типовую карточную форму, в которой указывается фамилия, имя, отчество, дата поступления на работу и зарплата по месяцам. Систематизируются лицевые счета, как и личные карточки, по структурным подразделениям, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).
В военно-учетном столе ведется картотека лиц, состоящих на воинском учете, в отделе (секторе) подготовки кадров - учетная картотека сотрудников, повышающих свой общеобразовательный и квалификационный уровень, в отделах и цехах предприятия - табель учета рабочего времени и т.д. В профсоюзном органе формируется картотека учета членов профсоюза.
Стадия обновления (ведения) учетных массивов Обилие традиционных многоаспектных вторичных учетных документов, в свою очередь, значительно осложняет следующую стадию ведения учетной работы - стадию обновления сформированных учетных массивов, внесения изменений и дополнений в учетные персональные данные сотрудников.
Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90-95% персональных сведений о сотрудниках изменяются в процессе их жизни и трудовой деятельности. Меняются: должность, уровень образования, разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т.п. Из учетных показателей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения.
Стадия обновления сведений о работниках, предназначенная для поддержания информационных массивов в постоянно достоверном состоянии, осуществляется или регулярно - по мере возникновения конкретных изменений, дополнений, или периодически - по мере нако пления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц, квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отражение в специальной учетной форме - ведомости изменений, которая ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-информационной системы.
Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает, прежде всего, из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практика уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соответствующими приказами (распоряжениями) по личному составу, с записями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов, увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе самих сотрудников при изменении образовательного или квалификационного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т.п. Все изменения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть подтверждены соответствующими документами.
Новые записи в учетных документах вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой записи (вид, дата, серия, номер документа) может указываться на поле учетного документа.
После внесения изменения или дополнения учетный документ возвращается в соответствующую картотеку.
Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись имеется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в крупных организациях ручными методами приводит к задержкам в обновлении информационных ресурсов, старению информации и снижению достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее рационально первоначально вносить необходимые изменения и дополнения в электронный экземпляр карточки и затем распечатывать на принтере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры страховых карточек и карточки, не имеющие электронного аналога. Карточка может также перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожается.
Составление регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.
Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочно-отчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д.
Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных работников.
К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность (профессию, специальность), которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2.
Справки выдаются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения).
В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на автоматизированной технологии. Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая не только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.
Тема 8. Процесс защиты персональных данных в кадровой службе В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса РФ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных драв и свобод граждан в трудовой сфере.
Принципы защиты персональных данных работников При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:
Х личная ответственность руководства организации и работников кадровой службы за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;
Х разделение (дробление) сведений о персональных данных между разными руководителями организации и работниками службы;
Х наличие четкой разрешительной (разграничительной) системы доступа руководителей всех уровней и работников отдела к документам, содержащим персональные данные;
Х проведение регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников службы и кадровых документов в подразделениях организации.
Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами.
Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных. Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе. Особенно это касается бланков и документов строгой отчетности.
Под посторонним лицом мы понимаем не только злоумышленников или их сообщников, но и сотрудников организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой службы.
Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела. Однакв каждый работник должен быть письменно проинформирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.
Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы первым руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых ему для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.
Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми документами и материалами службы. Видимо, целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации.
В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.
Особенности технологии защиты персональных данных При работе с кадровой документацией следует, прежде всего, соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения.
Приказы {распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в отделе кадров, а не в службе документационного обеспечения управления (делопроизводственной службе). Эту работу следует возложить на отдельного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например, в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и т.д.
Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу.
Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело принятого сотрудника, а : в специальное дело, имеющее гриф Строго конфиденциально. Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при ' разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.
Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел выполняются одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.
В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в дело.
Приказом первого руководителя должен быть установлен порядок ознакомления или выдачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как правило, знакомиться с личными делами могут: первый руководитель - со всеми личными делами, его заместители - с личными делами курируемых ими подразделений, руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения.
Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров и в исключительных случаях по письменному разрешению первого руководителя конкретному руководителю структурного подразделения. Дела выдаются (в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения - работнику службы) под роспись в контрольной карточке. В конце рабочего дня личное дело должно быть возвращено соответствующему сотруднику кадровой службы.
При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений документов и включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.
Руководители структурных подразделений организации с разрешения руководителя кадровой службы могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел - карточками формы № Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников;
к справочно-информационному банку данных и другой документации кадровой службы они не допускаются.
Ознакомление с делами осуществляется в помещении службы под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела. Работник организации имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Он имеет право потребовать внесения изменений и дополнений в свои анкетно-биографические и другие данные, подтвержденных документами. Факт ознакомления работника с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.
Ведение и обеспечение сохранности трудовых книжек. В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками работников организации.
Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел.
Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и кадровой службе чистых бланков книжек и бланков листов-вкладышей.
Руководитель кадровой службы должен строго контролировать, чтобы трудовая книжка не оформлялась по просьбе работника на неучтенном бланке (купленном и, как правило, фальсифицированном), чтобы от граждан не принимались трудовые книжки, оформленные на подобных бланках или имеющие записи, сделанные с нарушениями соответствующей инструкции. Факт ознакомления работника с запися ми, произведенными в трудовой книжке, подтверждается его росписью в личной карточке Т-2, в которой эти записи дублируются. Роспись ставится против каждой записи.
Кадровая служба должна ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией организации о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту и уничтожаются путем сожжения. На акт наклеива ются вырезанные из бланков номера и серии.
Не полученные гражданами при увольнении трудовые книжки хранятся в отделе кадров отдельно от остальных книжек в течение 2 лет, после чего сдаются в архив на 50-летнее хранение.
Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках, на справках и других документах печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только руководителем кадровой службы, так как в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов. Одновременно руководитель службы контролирует правильность оформления документов.
Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у руководителя кадровой службы и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед руководителем службы об израсходован ных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки. Проставлять печати и штампы, а иногда и росписи на чистых бланках документов категорически запрещается.
Не менее пристального внимания требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу организации (картотеками, журналами и книгами персонального учета работников). За сохранность и конфиденциальность этого банка данных также должен отвечать специально назначенный сотрудник кадровой службы.
Учетная, отчетная и справочная работа кадровой службы наиболее часто формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных.
В связи с этим первым руководителем организации устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И что особенно важно, определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена:
где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.
Передаваемые из кадровой службы руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения работника, наличие правительственных наград и т.п.
На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф Конфиденциально или Для служебного пользования. В отделе кадров обязательно остаются копии всех плановых, аналитических, отчетных, справочных и иных документов.
Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в кадровую службу для включения в дело вместо хранящихся там копий.
В структурных подразделениях организации могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:
Х журнал табельного учета рабочего времени с указанием должностей, фамилий и инициалов работников (находится у сотрудника, ведущего табельный учет - табельщика);
Х штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность;
Х вакантные должности (находится у руководителя подразделения);
Х дело с выписками из приказов по личному составу или копии приказов (распоряжений), касающихся персонала подразделения (находится у табельщика).
Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождении, образование, местожительство, домашний телефон, имя, отчество супруга и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Нельзя эти документы хранить в россыпи или записывать указанные сведения на календарях, в личных записных книжках. Не реже одного раза в год работники кадровой службы обязаны проверять наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения..
При автоматизированной обработке кадровой информации не рекомендуется данную систему (связанные автоматизированные рабочие места кадровой службы) включать в локальную сеть организации. Внутри кадровой службы локальная сеть (или единичные компьютеры) должна быть снабжена необходимыми средствами программно-аппаратной и криптографической защиты информации, регламентирована жесткой системой разграничения доступа сотрудников службы к обрабатываемой и хранимой информации. В локальную сеть кадровой службы может быть включена рабочая станция (автоматизированное рабочее место) первого руководителя организации.
Особенности хранения документации кадровой службы Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.
Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью.
Ключи от шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале.
Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работ никами службы. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Размещение и организация работы кадровой службы Кадровая служба организации должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один.
Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.
Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.
По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны организации. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале.
Оттиск печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять и восстановить.
Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключительных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающему за работу с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руководителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем.
Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуществляется под наблюдением руководителя кадровой службы.
При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети документация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное место и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения сложных экстремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, террористических актов и других подобных событий) и отсутствия возможности эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они уничтожаются по акту путем сожжения.
В этих ye условиях трудовые книжки работников могут быть выданы им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вся остальная кадровая документация должна быть эвакуирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с под линниками приказов по личному составу и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (непромокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой заранее должна быть закреплена грузовая автомашина.
Регламентирующие документы кадровой службы Организационные и технологические аспекты защиты персональных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламентирующих документах организации.
Во-первых, должно быть разработано положение о персональных данных работников организации, в котором целесообразно четко определить конкретные обязанности руко водителей и сотрудников в части использования этих данных в служебных целях. Функциональные обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им персональных данных.
Пользование другими данными им не разрешается. Положение должно содержать схему распределения доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих за это ответственность.
Положением должна быть определена форма обязательства указанных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируете порядок ознакомления работников организации со своими персональными данными, документами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотношений кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его персональных данных.
Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или автоматизированной технологии обработки и хранения персональных данных, методы и средства документирования этих данных и формирования баз данных, содержащих эти сведения.
В частности, в инструкции следует закрепить технологическую цепочку составления и, оформления приказов и иных кадровых документов, технологические процедуры и операции их хранения, регламентировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников, ведения и хранения трудовых книжек работников.
Следует тщательно определить условия включения документов в личные дела, правила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, проверки сохранности личных дел и документов личного дела.
Особое внимание в инструкции следует обратить на организацию и документирование процедур тестирования и анкетирования кандидатов на должность и работников, проведения собеседований и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами психологического отбора.
В инструкции должна быть определена технология формирования и ведения традиционных или автоматизированных справочно информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечивающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников.
Установлено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими персональными данными..
В соответствии с разработанным положением и инструкцией должна быть построена практическая работа руководителей организации, сотрудников кадровой и иных служб, использующих в работе персональные данные работников.
Работа с посетителями в кадровой службе Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее работников. Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники организации.
Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работников организации, сможет познакомиться с работниками, получить информацию о их привычках, чертах характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.
Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые живые очереди. Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.
В часы приема посетителей работники службы не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя.
Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается.
Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки № Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник организации расписывается в журнале учета выдачи справок.
Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются с разрешения первого руководителя организации и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.
В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации.
Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.
В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками организации, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих. Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организации не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной организации.
Подбор персонала для работы в кадровой службе Подбор персонала для работы в кадровой службе ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов.
Основные требования: анализ личных и моральных качеств кандидатов на должность, подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений, оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации, обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты, контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами и др.
Порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от неожиданных ситуаций, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях.
Тема 9. Программное обеспечение в работе кадровых служб Система управления персоналом БОСС-Кадровик БОСС-Кадровик - повышение эффективности управления организацией. Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути достижения этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.
Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документо-оборота БОСС-Кадровик, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. Для государственных организаций это выражается в повышении производительности труда, экономии времени на всех этапах деятельности.
Благодаря внедренной системе автоматизации делопроизводства повышается эффективность совместной работы разных подразделений, экономится до 30% рабочего времени. Как результат, производительность труда увеличивается на 20-25%. Для коммерческих организаций внедрение системы БОСС-Кадровик означает, прежде всего, экономию на постоянных издержках и повышение эффективности управления, что ведет к увеличению конкурентоспособности компании на рынке.
Исследования показывают, что на предприятиях, внедривших систему БОСС-Кадровик, затраты на постоянные издержки снизились на 5 20%, а сроки окупаемости системы составляют один-полтора года.
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | Книги, научные публикации