Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Собрание закон

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

^ XIII. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ


13.1. Экспертиза ценности документов проводится в Службе при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче
в архив.

13.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в Службе создается Центральная экспертная комиссия.

13.3. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Службы.

13.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными
служащими, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК.

13.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется
отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи
в архив Службы; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.

13.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы
с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

13.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.8. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета
и раскрытия содержания.

13.9. В архивный фонд Службы дела сдаются по описям, подготовленным
структурными подразделениями по установленной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве¹³.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

13.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными
на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи,
не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается
(цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.12. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает
начальник Управления делопроизводства и утверждает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в архив Службы вместе с делами, второй – остается в структурном подразделении.

13.13. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются первым заместителем Директора, возглавляющим ЦЭК.

13.14. При составлении акта о выделении документов к уничтожению
за центральный аппарат Службы названия его структурных последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.


^ XIV. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ


14.1. Документы Службы являются федеральной собственностью, относятся
к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение
в Государственный архив Российской Федерации.

14.2. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку
к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения УДП, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Службы.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Службы не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

14.3. До передачи в архив Службы номенклатурные дела формируются
и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов
и дел.

14.4. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Службы отделом документационного обеспечения УДП предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Службы. При этом выявленные недостатки в формировании
и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения УДП
в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения УДП, принявшего дела,
и структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки
на документы или электронные базы данных, содержащие информацию

о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения структурного подразделения из структуры Службы либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения.

14.5. Передача дел, упакованных в связки, в архив Службы осуществляется
по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному
со структурными подразделениями и утвержденному приказом Службы.

14.6. О выполнении графика передачи дел в архив Службы, состоянии
переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре Управление делопроизводства информирует служебной запиской первого заместителя Директора.


СОГЛАСОВАНО


Руководитель

Федерального архивного

агентства


_____________ А.Н. Артизов

« ____ »____________20___г.

1 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060).

2 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196) .

3 Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554).

4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43,
ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, 2253).

5 Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925).

6 Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4111; 2006, № 5, ст. 527; 2006, № 8, ст. 895; 2008, № 17, ст. 1815; 2008, № 43, ст. 4921; 2009, № 6, ст. 718; 2009, № 31, ст. 3928; 2010, № 19, ст. 2300). В бланках федеральных служб, подведомственных федеральным министерствам, над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452
«О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2008,
№ 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 47, ст. 5675; 2009, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 22, ст. 2776).

7 «Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение». Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 49, ст. 5506).

8 В том числе: служебные письма за подписью Директора; служебные письма, адресованные в вышестоящие органы; документы, подлежащие массовой рассылке.

9 Верификация (от лат. verificato – доказательство, подтверждение; БЭС) – процедура сравнения электронного образа документа с подлинником документа.

10 Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614).

В соответствии с указанным постановлением электронное сообщение состоит
из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ,
и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

11 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 (не нуждается
в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010
№ 01/6756-ДК). Типография ООО «ИПО «У Никитских ворот», г. Москва, 2010.

12 С момента вынесения по исполнительному документу судебным приставом-исполнителем постановления о возбуждении исполнительного производства документы дела, заведенного на исполнительный документ, составляют исполнительное производство.

13 Основные правила работы ведомственных архивов. Введены в действие приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. Изданы типографией газеты «Красная звезда», Москва, 1986.