Курс лекций тема Экономическая информация как часть информационного ресурса общества
| Вид материала | Курс лекций |
- Лекция Экономическая информация как часть информационного ресурса общества, 214.25kb.
- Содержание 38 1 Вопросы для подготовки к зачету/экзамену 2 Пример описания выполнения, 1535.22kb.
- Полный курс лекций по Информационным системам информационные системы, 787.33kb.
- Мониторинг как инструмент разработки и совершенствования стратегий и программ развития, 160.84kb.
- Курс лекций часть 2 Тюмень 2006 удк 159 01 Михеева Е. М., Фалько Г. В. Психология:, 2034.37kb.
- Коммуникация в структуре человеческой цивилизации. Политическая коммуникация как общение, 59.12kb.
- Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет), 175.32kb.
- Тема Лекция, 34.13kb.
- Л. В. Козловская социально-экономическая география беларуси курс лекций, 1638.23kb.
- Курс лекций Часть II учебное пособие рпк «Политехник» Волгоград, 1175.06kb.
2.3. Структура и состав информационных систем. Обеспечивающие подсистемы.
Одним из основных свойств ИС является делимость на подсистемы, которая имеет достоинства с точки зрения ее разработки и эксплуатации, к которым относятся:
- упрощение разработки и модернизации ИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;
- упрощение внедрения и постановки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;
- упрощение эксплуатации ИС вследствие специализации работников предметной области.
Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для его структурных подразделений и (или) функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как информационная, математическая, лингвистическая, программная, правовая, эргономическая, организационная.
Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей понимается некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации. Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.
Функциональные подсистемы могут строиться по различным принципам: предметному, функциональному, проблемному, смешанному (предметно-функциональному).
Выбор состава функциональных задач, составляющих функциональную подсистему, осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования, учета, контроля и анализа, регулирования.
Планирование – это управленческая функция, обеспечивающая формирование плана, в соответствии с которым и будет функционировать объект.
Учет, контроль и анализ – это функции, обеспечивающие получение данных о состоянии объекта за определенный промежуток времени, анализ причин отклонений фактического состояния объекта от планируемого и нахождение величин отклонений.
Регулирование – это функция, обеспечивающая сравнение планируемых и фактических показателей и реализацию необходимых управляющих воздействий при наличии отклонений.
Обеспечивающие подсистемы ИС.
Информационное обеспечение – это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно ориентировано на поддержку особенностей структуризации используемых данных, позволяющих осуществлять быстрый поиск, внесение необходимых изменений, подготовку документов и отчетов. Типовым решением является обеспечение доступа пользователей к информационно-справочной системе, например «КонсультантПлюс».
Лингвистическое обеспечение – совокупность научно-технических терминов и других языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц, ориентированных в целом на эффективную реализацию пользовательского интерфейса. Средства, входящие в подсистему лингвистического обеспечения, делятся на две группы: традиционные языки и предназначенные для диалога с ЭВМ.
Математическое обеспечение – совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы оптимизации исследуемых процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.). Оно служит основой для разработки специализированного программного обеспечения.
Программное обеспечение (ПО) – совокупность программ, позволяющих организовать решение задач на компьютере. Во взаимодействии с техническими средствами оно непосредственно обеспечивает решение задач того или иного класса, при этом используется как системное, так и специальное (прикладное) ПО. Традиционно использование в качестве прикладного ПО широкого назначения интегрированного пакета программ MS Office, обычно, в составе редактора Word, электронных таблиц Ехсе1, СУБД Ассеss, системы подготовки презентаций Роwer Роint, почтовой программы Outlook Ехрrеss.
Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и эксплуатации ИС и ИТ.
Организационное обеспечение – совокупность средств организации производства и управления им в условиях внедрения ИС. Целью организационного обеспечения является: выбор и постановка задач управления, анализ системы управления и путей ее совершенствования, разработка решений по организации взаимодействия ИС и персонала, внедрение задач управления. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д.
Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для реализации типовых процедур обработки данных (ЭВМ, периферийные устройства, оргтехника, средства телекоммуникации и связи).
Эргономическое обеспечение – совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности пользователей. Акцентирование внимания на вопросах соблюдения эргономических требований при проектировании АРМ и соблюдения санитарных норм при работе с ними обусловлено продолжительной работой пользователей за компьютерами, потенциально способной привести к заболеваниям глаз, нарушениям костно-мышечной системы, кожным заболеваниям, усилению аллергических реакций, возникновению стрессовых ситуаций и др.
Продаваемые компьютеры и дисплеи должны иметь гигиенический сертификат, при выдаче которого осуществляется проверка по ряду параметров: мощности рентгеновского излучения, напряженности магнитного и электрического полей, величине поверхностного электростатического потенциала, уровню звука.
Тема 3. Проектирование автоматизированных информационных систем.
3.1. Принципы создания ИС.
Принцип системности является важнейшим при создании, функционировании и развитии ИС. Он позволяет подойти к исследуемому экономическому объекту (организации), как единому целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между его структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производственно-хозяйственной деятельности организации и реализуемые ею конкретные функции. Принцип системности предполагает проведение в организации двухаспектного анализа, получившего название макро- и микроанализа. При макроанализе система и ее элементы рассматриваются как часть системы более высокого порядка. Особое внимание уделяется информационным связям. При микроанализе изучаются все аспекты деятельности организации, анализируются ее структурные составляющие с целью их функциональных характеристик, проявляющихся через связи с другими элементами и внешней средой.
Принцип развития заключается в том, что ИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечения. Предусматривается, что эволюционизируются производственные и управленческие процессы, усложняются и перестраиваются организационные структуры экономических объектов, что вызывает необходимость наращивания мощностей ИС, оснащения их новыми техническими и программными средствами для постоянного пополнения и обновления решаемых задач, расширения информационного фонда, создаваемого в виде баз и хранилищ данных, баз знаний.
Принцип информационный направлен на детальное и всестороннее изучение информации и информационных процессов, сопровождающих процессы управления экономическим объектом.
Принцип совместимости заключается в обеспечении способности взаимодействия ИС различных видов, назначений, уровней в процессе функционирования экономических объектов. Поэтому в процессе проектирования должно быть обеспечено системное единство методических подходов в решении проблем информационной, технической, программной совместимости вновь создаваемых и вводимых в эксплуатацию ИС управления. Единство методических подходов отражается в нормативно-правовых документах, регламентирующих процесс разработки, документирования, приемки и эксплуатации ИС. Это международные и отечественные стандарты (ГОСТ), отраслевые и ведомственные нормативные материалы, регламенты, протоколы, стандарты организаций.
Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования ИС. Внедрение в практику создания и развития ИС этого принципа позволяет сокращать временные, трудовые и стоимостные затраты на создание ИС при максимально возможном использовании накопленного опыта в формировании проектных решений и внедрение автоматизации проектировочных работ, обеспечивает многоаспектное взаимодействие ИС.
Принцип декомпозиции используется как при изучении особенностей свойств элементов и системы в целом, так и при создании ИС на новой информационно-технологической базе.
Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание ИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.
3.2. Жизненный цикл информационных систем.
Любая автоматизированная ИС и технология в экономике, в процессе разработки и функционирования проходят четыре стадии жизненного цикла: предпроектную, проектирования, внедрения и эксплуатации.
Предпроектное обследование предметной области предусматривает выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в нем, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых технологических условиях, уровень их компьютерной и профессиональной подготовки как будущих пользователей системы.
Анализируется, классифицируется и группируется внутренняя и внешняя информация по источникам возникновения, рабочим местам исполнителей, экономическим характеристикам, объему и назначению, выявляются и разрабатываются схемы движения и функционирования информационных потоков.
Результаты предпроектного обследования сводятся в документы: техническое задание на проектирование (ТЗ) и технико-экономическое обоснование (ТЭО) первый документ содержит полный перечень и описание подтвержденных пользователем (заказчиком) и подлежащих переводу на новую ИТ работ. Второй, кроме этого, включает смету затрат на их выполнение, уточненные сроки поэтапного и окончательного завершения проектировочных работ и ввода ИС и ИТ в эксплуатацию.
На стадии технического и рабочего проектирования формируются проектные решения по функциональной и обеспечивающей частям ИС, включая ИТ, ИСФЗ и СППР, моделирование производственных, хозяйственных, финансовых ситуаций, осуществляется на основе постановок задач формирование блок-схем и программ их решения. Большое внимание уделяется проектированию информационного обеспечения. Подготавливаются классификаторы и носители данных, моделируется размещение информации в базе данных, разрабатываются методы контроля и защиты данных.
Ответственной работой на данной стадии является составление заданий на программирование модулей системы, проектирование АРМ исполнителей. На их основе разрабатываются программные модули, отлаживается привязка программного обеспечения к комплексу технических средств АРМ специалистов, а также рассчитываются показатели предварительной оценки экономической и эргономической эффективности ИС и ИТ. Завершается стадия документальным оформлением технорабочего проекта, написанием инструкций по эксплуатации системы. Затем готовый рабочий проект, после его одобрения заказчиком, сдается в опытную эксплуатацию.
Стадия внедрения ИС предполагает обучение всех категорий пользователей работе в новой технологической сфере, апробацию предложенных проектных решений в течение определенного периода, достаточного для освоения пользователями методики работы на новом АРМ специалиста, всестороннюю проверку в условиях, максимально приближенных к реальным, всех ветвей программ, входящих в комплекс, а также, в случае необходимости – окончательную корректировку составляющих элементов ИС и ИТ. Апробация обеспечивающих и функциональных подсистем ИС производится в режиме реального времени и в условиях, близких к действительным производственным, хозяйственным и финансовым ситуациям.
После завершения этапа внедрения начинается стадия эксплуатации, т.е. живая работа системы в эксплуатационном режиме, который не исключает по мере надобности корректировок целевых функций и управляющих параметров включенных в нее задач. В качестве дополнительной гарантии фирма-разработчик обычно предлагает заказчику сервисную услугу – сопровождение своего программного обеспечения в процессе функционирования, причем, новые более прогрессивные версии системы предоставляются, как правило, по льготным расценкам.
3.3. Информационные технологии.
Информационная технология (ИТ) – совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в единую технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку и использование информации.
Классификация ИТ может производиться по следующим признакам:
- по степени автоматизации управленческих задач (ручные, автоматизированные, автоматические);
Ручные ИТ характеризуются тем, что операции по обработке информации выполняются человеком.
Автоматизированные ИТ характеризуются тем, что ряд функций управления и обработки информации осуществляются человеком с использованием вычислительных средств. При этом задача представляется двумя видами работ - формализуемыми и плохо формализуемыми. Формализуемая часть выполняется ЭВМ, а не формализуемые функции выполняются человеком.
Автоматические ИТ характеризуются тем, что все функции управления и обработки данных осуществляются средствами вычислительной техники без участия человека.
- по режиму обработки информации (пакетные, диалоговые, сетевые, АРМ-технология);
Пакетная технология характеризуется тем, что пользователь готовит пакет задания и передает их на ВЦ, которые по ряду признаков объединяются в пакет и выполняются на ЭВМ без участия пользователя.
Диалоговая технология обеспечивает непосредственное участие пользователя в процессе обработки данных в интерактивном режиме – в режиме обмена сообщениями между пользователем и ИС.
Сетевые технологии предполагают объединение вычислительных средств с помощью каналов связи в единую систему. Сети ЭВМ обеспечивают удаленную обработку данных как в пакетном, так и диалоговом режимах.
АРМ-технология предполагает размещение всех обеспечивающих подсистем на рабочем столе специалиста в предметной области и непосредственное его участие в обработке данных.
- по сфере применения ( ИТ общего назначения, инструментальные, прикладные).
ИТ общего назначения – работа с текстом, с графическими объектами, таблицами.
Инструментальные ИТ – CASE-технология, гипертекст, мультимедиа, телекоммуникации.
Прикладные ИТ – банковские, биржевые, технологии менеджмента, маркетинга и т.д.
В настоящее время наиболее распространенной технологией, используемой для создания ИС, является CASE-технология.
CASE-технология – программный комплекс, автоматизирующий весь технологический процесс анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных программных комплексов.
Основная цель CASE-технологии состоит в том, чтобы отделить проектирование ИС и ИТ от ее кодирования и последующих этапов разработки, а также максимально автоматизировать процессы разработки и функционирования систем.
При использовании CASE-технологий изменяется технология ведения проектировочных работ на всех этапах жизненного цикла ИС и ИТ, при этом наибольшие изменения касаются этапов анализа и проектирования. В большинстве современных CASE-систем применяются методологии структурного анализа и проектирования. Основу такой методологии составляет принцип декомпозиции системы с выделением функциональных подсистем и комплексов задач.
CASE-технологии обладают следующими основными достоинствами:
- улучшают качество создаваемых ИС за счет средств автоматического контроля;
- позволяют за короткое время создавать прототип будущей ИС, что дает возможность на ранних этапах оценить ожидаемый результат;
- ускоряют процесс проектирования и разработки системы;
- освобождают разработчика от рутинной работы, позволяя ему целиком сосредоточиться на творческой части проектирования;
- поддерживают развитие и сопровождение уже функционирующей ИС.
Современные подходы к исследованию поведения сложных систем, включая экономические системы, во многом базируются не на классическом математическом аппарате, а на методах искусственного интеллекта. Характерной особенностью методов искусственного интеллекта является возможность работы с неточными данными; при этом достигается точность, достаточная для практической потребности, и, как правило, от пользователей не требуют специальных математических знаний. Большинство специализированных пакетов, реализующих методы искусственного интеллекта, обеспечивают пользователям возможность работы с ними в рамках терминологии конкретной предметной области.
Для разработки ИС используют также объектно-ориентированные технологии. Их применение уменьшает риск создания сверхсложных систем и предполагает эволюционный путь развития информационной системы на базе небольших подсистем, что существенно снижает издержки на их разработку и сопровождение.
Объекту присущи три основных свойства:
- инкапсуляция – объекты наделяются некоторой структурой и обладают определенным набором операций. Внутренняя структура объекта скрыта от пользователя; манипуляция объектом, изменение его состояния возможны лишь посредством его методов. Таким образом, благодаря инкапсуляции объекты можно рассматривать как самостоятельные сущности, отделенные от внешнего мира. Для того чтобы объект произвел некоторое действие, ему необходимо извне послать сообщение, которое инициирует выполнение нужного метода;
- наследование – возможность создавать из объектов новые объекты, которые унаследуют структуру и поведение своих предшественников, добавляя им черты, отражающие их собственную индивидуальность;
- полиморфизм – различные объекты могут получать одинаковые сообщения, но реагировать на них по-разному, в соответствии с тем, как реализованы у них методы, реагирующие на сообщения.
3.4. Интернет-технологии.
Доступ к ресурсам сети Интернет и их использование могут осуществляться различными способами с помощью специальных служб сети Интернет.
Служба FTP. На начальной стадии развития Интернета основным методом доступа к информационным ресурсам сети было использование сервиса FTP. FTP – протокол передачи данных, регламентирующий процедуру передачи файлов между компьютерами. FTP позволяет установить соединение с удаленным компьютером в сети Интернет, просмотреть файлы, доступные на нем, и при необходимости скопировать их. Но надо отметить, что эта служба не предназначена для обработки файлов, например для просмотра их содержимого.
Основным ограничением службы FTP является то, что запись и удаление файлов на FTP-серверах обычно возможны только с определенным именем пользователя. Однако распространены анонимные FTP-серверы, для работы с которыми не нужно иметь специального имени пользователя и пароля. На таких серверах в качестве пароля чаще всего используется адрес электронной почты. Адреса FTP-серверов формируются по тем же правилам, что и адреса веб-страниц. Существует лишь одно отличие – вместо префикса ется префикс ftp://, указывающий, что работа с данным сервером будет проходить по протоколу FTP.
РТР-сервер до сих пор является одним из главных способов распространения программного обеспечения в Интернете. Для поиска файлов, размещенных на FTP-серверах, существуют специальные поисковые системы.
Служба Archie. Одна из первых поисковых систем Archie относится к поисковым системам, предназначенным для решения вопросов локализации информационных ресурсов Интернета. Принцип ее работы заключается в создании индексированной базы данных о файлах, доступных на анонимных FTP-серверах, и в поиске в этой базе данных нужного файла. Для поиска файла с помощью службы Archie необходимо знать хотя бы часть его имени.
Служба Gopher. Термин «Gopher» относится к сетевому протоколу, к типу серверов Интернета и программному обеспечению для доступа в Интернет. Gopher предоставляет возможность работать с информационными ресурсами, не зная заранее их местонахождения, хотя для того, чтобы сделать первый шаг, необходимо знать название хотя бы одного Gорhеr-сервера. Далее вся работа строится через систему меню, похожую на оглавление книги. Gopher позволяет производить поиск по ключевым словам и фразам в названиях файлов и каталогов. Совокупность информационных ресурсов, имеющихся на всех Gорhег-серверах, принято называть Gopher-пространством.
Служба WAIS. WAIS – служба, предназначенная для поиска документов по заданным ключевым словам. Ключевые слова в виде запроса отправляются на один из WAIS-серверов. WAIS -серверы – это серверы Интернета, которые осуществляют поиск документов в специальных индексированных базах данных и возвращают списки документов, удовлетворяющих критерию поиска.
Служба Telnet. Telnet – это название протокола, используемого для терминального доступа к удаленному компьютеру. Служба Telnet позволяет связаться с конкретным удаленным компьютером и обменяться с ним информацией. Для работы с Telnet достаточно иметь установленную программу Windows на компьютере. Эта служба вызывается из стандартных программ главного меню Windows.
Многие крупные организации используют эту службу. Для работы с удаленной системой надо точно знать ее адрес.
Служба Whois. Служба Whois – база данных, содержащая информацию о пользователях сети. Недостаток этой системы состоит в том, что пользователи, не желающие предоставлять информацию о себе, в базе данных не фигурируют.
Служба Finger служит для определения, работает ли в данный момент пользователь на компьютере.
Служба WWW. WWW (Всемирная паутина) – служба Интернета, предоставляющая возможность работы с гипертекстовыми документами, размещенными на серверах в сети Интернет. Гипертекстовые документы – это документы, содержащие ссылки на другие, связанные по смыслу документы, которые могут находиться и на удаленных компьютерах. В таких документах могут быть объединены текст, графические иллюстрации, звук и т.д.
Программы, предназначенные для просмотра гипертекстовых документов, называются браузерами. Веб-браузер получает затребованные документы, интерпретирует данные и после этого отображает информацию на экране. Веб-серверы и веб-браузеры соединяются между собой в основном с помощью протокола НТТР. НТТР – протокол передачи гипертекстовых документов, обеспечивающий прием и передачу веб-страниц.
Веб-страница – составная часть веб-сайта, которая представляет собой файл, содержащий гипертекстовый документ. Веб-сайт – совокупность веб-страниц, объединенных по смыслу и размещенных на одном сервере.
Электронная почта (E-mail) – служба Интернет, позволяющая обмениваться письмами любым абонентам сети Интернет. Для отправки и приема сообщений необходима специальная программа – почтовый клиент. Почтовые программы при помощи сети соединяются с сервером почтовой службы.
Телеконференции (группы новостей, UseNet) – служба Интернет, предназначенная для обмена сообщениями по определенной тематике между пользователями сети Интернет. В отличие от электронной почты, передающей сообщения от одного пользователя конкретному абоненту, новости передаются от одного пользователя сразу многим.
Тема 4. Информационное обеспечение ЭИС.
4.1. Понятие информационного обеспечения, его назначение и структура.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.
Структура информационного обеспечения включает:
- систему показателей предметной области;
- системы классификации и кодирования экономической информации;
- унифицированную систему документации;
- потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;
- информационные массивы (файлы), хранящиеся на машинных носителях, имеющие различную степень организации и подлежащие автоматизированной обработке.
Назначение информационного обеспечения заключается в следующем.
- Обеспечение организации представления информации пользователям для выполнения ими профессиональных задач по подготовке управленческих решений, а также создание условий работы автоматизированным информационным технологиям.
- Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозадачного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
- Создание эффективной организации хранения и поиска данных, позволяющей формировать данные для решения регламентированных задач, а также функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.
4.2. Классификаторы, коды и технология их применения.
Для выполнения группировок возникает необходимость кодирования группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.
Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код – условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.
Кодирование – процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными или комбинированными.
К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных видов классификаторов: международных и действующих только на территории Российской Федерации. Международные классификаторы входят в состав Сисетмы мждународных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами (Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов, классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций и др.).
Классификаторы, действующие на территории России, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.
ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:
- общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны;
- отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;
- региональные, единые для данной территории;
- локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).
4.3. Документация и методы ее формирования.
Основным носителем информации является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.
Документ является средством осуществления подтверждения хозяйственных операций и широко используется для оперативного управления.
Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.
Развитие ИС, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гг. постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации, т.е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых – удобство компьютерной обработки информации.
Электронный документ – структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требованиям компьютерной обработки. Важным достоинством электронного документа, постоянно хранящегося в базе данных, является автоматическое форматирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.
Документооборот – последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив.
Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации, секретариате, канцелярии. Их главные функции заключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, передаче, отправке, информационно-справочном обслуживании, оперативном хранении, контроле исполнения, систематизации и формировании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты.
4.4. Структура внутримашинного информационного обеспечения.
Под внутримашинным информационным обеспечением понимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это могут быть информационные файлы (массивы) базы данных, хранилища данных, базы зКлассификация ЭВМ.
наний.
Файл – это именная последовательность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.
Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расширение, размер, дата и время создания или последнего обновления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике.
База данных – организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера именованная совокупность данных, которая характеризует актуальное состояние некоторой предметной области.
Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, технических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базами данных.
Хранилище данных – система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов.
Базу знаний можно представить как семантическую модель, предназначенную для представления в компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предметной области.