Внедрение автоматизированных систем управления документооборотом на предприятиях ао "Карелэнерго"

Вид материала

Документы

Содержание Обработка входящих и исходящих документов Работа с внутренними документами организации Работа с договорами Управление внешними контактами Ведение справочника организации Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов Автоматизация деятельности бюро пропусков на предприятии Сервисы общего назначения

Подобный материал:

• Тематика дипломных проектов, 70.14kb.
• Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине проектирование автоматизированных, 1086.71kb.
• Программы повышения квалификации ункит 8-10 «Создание асутп на базе scada систем (Trace, 10.42kb.
• Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине проектирование автоматизированных, 690.29kb.
• Совершенствование элементов системы управления электронным документооборотом на основе, 225.09kb.
• Глонасс относится к стратегически важным элементам государственной инфраструктуры, 90.57kb.
• Внедрение систем экологического менеджмента экономически эффективно для государства, 448.91kb.
• Информационные системы (теория к экзамену) Основные понятия информационных систем, 82.21kb.
• Теоретические основы информационной безопасности автоматизированных систем, 26.65kb.
• Темы рефератов по курсу История развития информационных систем в экономике, 16.6kb.

Внедрение автоматизированных систем управления документооборотом на предприятиях АО "Карелэнерго"

Ю. И. Ларионов, Г. В. Гусев

ООО "Ноутис. Информационные технологии", г. Петрозаводск

В настоящее время для многих предприятий и организаций остро стоят вопросы документационного обеспечения управления, т. е. постановки процедур документирования, организации работы с документами, создания систем отчетности по работе с документами. Под документированием здесь и далее понимается создание и оформление документов, их согласование и изготовление. Под организацией работы с документами понимается вся совокупность деловых процедур (работ, заданий, операций по обработке), совершаемых сотрудниками организации для решений какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации. Из введенных здесь определений видно, что документационное обеспечение управления имеет особое значение для предприятий типа отраслевого холдинга, для которых основными объектами обработки являются документы (примером является Исполнительный аппарат АО "Карелэнерго" – основного производителя и поставщика электрической и тепловой энергии в Республике Карелии), и для сбытовых предприятий, для которых основным видом деятельности является договорное оформление реализации товаров или услуг, планирование событий и отслеживание исполнения договорных обязательств, проведение взаиморасчетов с контрагентами (Энергосбыт АО "Карелэнерго").

Определим основные решаемые задачи, связанные с документационным обеспечением управления.

Исполнительный аппарат АО "Карелэнерго" осуществляет руководство текущей деятельностью предприятия и решает следующие задачи:

• разработка общей стратегии управления и перспективы развития АО в условиях рыночной экономики;
  
• организация и обеспечение работы органов управления АО (Совета директоров, Ревизионной комиссии);
  
• организация, регулирование и контроль деятельности филиалов АО;
  
• обеспечение взаимодействия с властными структурами Республики Карелия, г. Петрозаводска, Минэнерго РФ, РАО "ЕЭС России" и другими органами власти и управления;
  
• разработка и осуществление инвестиционной стратегии;
  
• организация бухгалтерского учета, отчетности и анализа, аудит, контроль использования средств;
  
• рациональное управление финансами АО;
  
• обеспечение безопасности и защиты информации.
  

Решение задач, стоящих перед Исполнительным аппаратом АО, требует обработки больших объемов информации (до 35–40 тысяч учетных документов в год) и высокой степени контроля ее обработки и получения, что предъявляет высокие требования к организации работы с документами.

Энергосбыт, как подразделение АО "Карелэнерго", решает следующие задачи:

• организация правовой работы по заключению договоров на отпуск и потребление энергии;
  
• контроль и анализ деятельности подразделений АО "Карелэнерго" в части исполнения потребителями договорных условий;
  
• рассмотрение разногласий и претензий потребителей и ведение судебно-арбитражной деятельности в качестве представителя АО "Карелэнерго";
  
• организация взаимодействия со структурными подразделениями АО "Карелэнерго" по вопросам сбыта энергии;
  
• планирование финансовых поступлений и отслеживание взаиморасчетов с потребителями энергии;
  
• подготовка отчетности для Исполнительного аппарата АО "Карелэнерго".
  

К особенностям документооборота Энергосбыта можно отнести следующее:

1. Большой объем учетных документов (до 25–30 тысяч документов в год), по которым надо вести отслеживание событий.
   
2. Высокая степень структурированности и иерархии документов (на один договор с потребителем энергии должно быть создано до 25 типов приложений и связанных документов в определенной иерархии).
   
3. Необходимость проведения согласования документов по строго определенному маршруту как внутри Энергосбыта, так и со структурными подразделениями АО.
   
4. Необходимость календарного отслеживания большого числа событий разного типа (например, оплаты, сроки выполнения работ, сроки исполнения мер воздействий на потребителя и т. д.).
   
5. Централизованное хранилище документов с обеспечением доступа пользователям, в том числе удаленным, и с учетом прав чтения.
   

ООО "Ноутис. Информационные технологии" совместно с представителями "Карелэнерго" провело предпроектное обследование в рамках рассмотренных выше задач на предмет их автоматизации и разработало технические решения. На данный момент проекты находятся на следующих стадиях.

В Исполнительном аппарате АО "Карелэнерго" автоматизированная система "Контроль поручений и делопроизводство" (АС КПД) проходит стадию опытно-промышленной эксплуатации, на которой производится централизованная регистрация всей входящей/исходящей корреспонденции с отслеживанием исполнения на уровне делопроизводственного отдела. Разработаны также технические решения и готовятся к внедрению в эксплуатацию подсистемы по включению в единый контур обработки документов, поступающих по факсимильной связи (подсистема "Факс-шлюз"), по телетайпу (подсистема "Телетайп"). Предусмотрен ввод в систему всех бумажных документов через единую централизованную службу сканирования (подсистема "Сканирование"). На предпроектных стадиях главной задачей системы определялась задача распределения завизированных документов на исполнение сотрудникам и организация контроля за этими процессами. Эти процедуры были отработаны на цепочке "регистрация – визирование – исполнение на уровне начальника отдела – контроль исполнения". Сейчас выполняются работы по расширению зоны охвата АС КПД на уровень всех служб и подразделений Исполнительного аппарата. Следует отметить, что АС КПД будет обеспечивать функции импорта данных об организационной структуре и сотрудниках из системы "БОСС-Корпорация" на платформе ORACLE (модуль "Расчет зарплаты").

В Энергосбыте автоматизированная система "Ведение договоров потребителей тепловой и электрической энергии" (АС ВДП) проходит стадию пилотного проекта, на которой производится централизованная регистрация всех договоров с потребителями энергии, архивное хранение карточек договоров и текстов договоров с обеспечением доступа и отслеживание текущих статусов договоров с потребителями. В части интеграции с другими системами техническим решением предусмотрено, что АС ВДП будет ежедневно автоматически импортировать данные по отчетам из автоматизированной системы "Учет полезного отпуска и реализации энергии".

В качестве технологической платформы выбраны средства Lotus Domino. В качестве базового программного обеспечения используются средства системы электронного документооборота (СЭД) "БОСС-Референт" (разработчик "Компания "АйТи", г. Москва). Сочетание платформы Lotus Domino и СЭД "БОСС-Референт" обеспечивает создание корпоративного легко масштабируемого решения со средствами организации процедур делопроизводства и контроля исполнения в соответствии с требованиями ГСДОУ (разработчик ВНИИДАД).

Система электронного документооборота "БОСС-Референт" обладает следующими возможностями:

Обработка входящих и исходящих документов:

Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, маршрутизация, резолюции, формирование поручений и контроль исполнения статистика, отчеты, управление доступом.

Работа с внутренними документами организации:

Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде, формирование поручений по документам, передача документов на ознакомление и исполнение, контроль ознакомления и прохождения документов, управление доступом.

Работа с договорами:

Работа с проектом договора, создание и хранение шаблонов договоров, согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий, ведение реестра договоров, планирование этапов и событий по договорам, планирование платежей, сроков поставок и работ, контроль исполнения договоров, формирование отчетности, хранение и быстрый поиск договоров.

Управление внешними контактами:

Регистрация разных видов контактов, планирование контактов со сторонними организациями, ведение истории контактов, формирование отчетов по контактам, быстрый поиск истории контактов с интересующей организацией.

Ведение справочника организации:

Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия, поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий, ведение справочника внешних организаций.

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов:

Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации, контроль деятельности инженерных служб.

Автоматизация деятельности бюро пропусков на предприятии:

Оформление и согласование заявки на получение пропуска, выдача пропуска, контроль пропускной системы.

Сервисы общего назначения:

Хранение шаблонов документов различных типов, хранение и удобное использование типовых маршрутов согласования, организация новостных БД и конференций, оповещение и напоминание о мероприятиях, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.

Анализ результатов проделанной работы позволяет констатировать, что на данный период времени создана технологическая основа корпоративной системы делопроизводства и документооборота, средства системы могут постепенно охватывать все территориально удаленные структурные подразделения АО "Карелэнерго". Корпоративная система документооборота может в себе сочетать свойства как централизованной обработки документов (например, входящий документ регистрируется в Исполнительном аппарате и отправляется на исполнение в удаленное структурное подразделение), так и децентрализованной обработки (например, входящее письмо в рамках исполнения договора с потребителем энергии регистрируется и исполняется в "локальных" БД Энергосбыта, а информация о нем попадает только в общую отчетность Энергосбыта по договорам с потребителями).