Лекція 1 " автоматизоване опрацювання числових даних. Табличні процесори"
| Вид материала | Лекція |
- 6 Засоби структурування, аналізу та обробки даних в ms excel Табличні бази даних, 71.61kb.
- Лекція 21 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Бази даних та системи керування, 106.88kb.
- План уроку: Порівняльна характеристика типів баз даних. Особливості реляційних баз, 83.01kb.
- Практичне завдання на створення програми опрацювання табличних величин. Білет №3 Структура, 56.42kb.
- Лекція Механізми доступу додатків С++ до баз даних. Створення у середовищі Borland, 46.7kb.
- 7. ринок досконалої конкуренції, 337.7kb.
- І. Наукові основи використання інформаційно-комунікаційних технологій в освіті Інформація., 283.51kb.
- Конспект уроку в 11 класі Тема: «Поняття баз даних. Моделі баз даних. Робота з файлами., 35.75kb.
- Інтерфейс системи керування базами даних access. Створення бази даних. Таблиці. Запити, 156.05kb.
- Відповідальність за порушення законодавства у сфері захисту персональних даних, 26.54kb.
ЛЕКЦІЯ 4.1
" АВТОМАТИЗОВАНЕ ОПРАЦЮВАННЯ ЧИСЛОВИХ ДАНИХ. ТАБЛИЧНІ ПРОЦЕСОРИ"
РОЗГЛЯНУТІ ПИТАННЯ:
ТАБЛИЧНЕ УЯВЛЕННЯ ДАНИХ
ОСНОВНІ І ПРОИЗВОДНІ ДАНІ
ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА EXCEL
ВМІСТ КОМІРОК
ВВЕДЕННЯ ДАНИХ І ПРОСТИХ ФОРМУЛ
ВИБІР ГРУП КОМІРОК
ОПЕРАЦІЇ З КОМІРКАМИ
ВВЕДЕННЯ ПОВТОРЮВАНИХ ДАНИХ
СТВОРЕННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ПРОСТИХ ФОРМУЛ
АБСОЛЮТНІ І ВІДНОСНІ АДРЕСИ КОМІРОК
ФОРМАТУВАННЯ І ЗМІНА РОЗМІРІВ КОМІРОК
СКЛАДНІ ФОРМУЛИ І СТАНДАРТНІ ФУНКЦІЇ
БАГАТОСТОРІНКОВІ ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ
СОРТУВАННЯ І ФІЛЬТРАЦІЯ ДАНИХ
СТВОРЕННЯ ДІАГРАМ
ДРУК ГОТОВОГО ДОКУМЕНТА
ТАБЛИЧНЕ УЯВЛЕННЯ ДАНИХ
Табличне представлення даних широко використовується у всіх областях людської діяльності. Прикладів використання таблиць у звичайному житті можна призвести скільки завгодно. Фінансові документи, відомості, калькуляції, рахунки, журнали урахування успішності, навчальні плани містять дані, систематизовані певним чином по стовпчиках і рядкам таблиць.
Наприклад, кожна сторінка журналу успішності є таблицею. У цій таблиці стовпчики позначають дати занять, а рядки служать для запису даних про успішність студентів. Двухмерна структура таблиць дозволяє легко знаходити необхідні дані, аналізувати тимчасові залежності. Завдяки наочності набагато спрощується проведення будь-яких розрахунків, що використовують дані, що зберігаються в таблицях.
ОСНОВНІ І ПОХІДНІ ДАНІ
Таблиці складаються зі стовпчиків і рядків. Елементи даних записуються на перетинанні рядків і стовпчиків. Будь-яке перетинання рядка і стовпчика створює "місце" для запису даних, що називається коміркою таблиці.
Дуже часто значення одних комірок таблиці визначаються за значеннями інших комірок за допомогою обчислень. Наприклад, у відомості на зарплату при погодинній оплаті значення в стовпчику "Нараховане" можна визначити за значеннями в стовпчиках "Тариф" і "Відпрацьовано часів". Виробничий стаж обчисляють як різницю між поточною датою і датою прийняття на роботу.
Дані, що не змінюються протягом достатньо тривалого часу (тарифи, норми), або отримані в якості фактичних значень виробничих процесів (кількість проданого товару, обсяг виконаних перевезень), називають основними. Обчислювані дані називають проізводними.
Мати справу з великими таблицями, що містять як основні, так і проізводні дані, доводиться в багатьох областях життя. Зокрема, це ставиться до усіх видів фінансової й облікової діяльності. У докомпьютерну епоху такі таблиці вели вручну: основні дані вписували, дані обчисляли на арифмометрах, а сама таблиця або мала вид великого разграфленного листа паперу (відомості).
Дуже часто доводить зштовхуватися з задачами перерахунку даних. При зміні курсу співвідношення гривні і долара в магазинах і на базах виникає необхідність перерахунку цін товарів. Щорічно доводить перераховувати виробничий стаж. Самий перерахунок відбувається, як правило, по достатньо простихи формулами. Але одноманітність роботи і великий обсяг відомостей призводили до помилок в обчисленнях і великих тимчасових витратах. Назріла задача автоматизації табличних розрахунків.
Електронні таблиці
Автоматизація табличних розрахунків у багато разів підвищує ефективність і якість роботи. Комп'ютерні програми, призначені для збереження й опрацювання даних, поданих у табличному виді, називають електронними таблицями (відповідний англійський термін - spreadsheet).
Перші програми електронних таблиць з'явилися разом із першими персональними комп'ютерами. На початку 80-х років електронні таблиці SuperCalc буквально зробили переворот у свідомості людей, що займалися економічними і фінансовими розрахунками. Один раз, попрацювавши з електронною таблицею, бізнесмен уже не може відмовитися від придбання і впровадження комп'ютера. Випуск програми SuperCalc, що заклала основні принципи електронних таблиць, вважають історичною віхою в розвитку комп'ютерної техніки.
Спроможність електронних таблиць швидко і точно робити автоматичні обчислення використовують не тільки бухгалтери і комірники. Без електронних таблиць не обходяться учасники бірж, керівники брокерських контор, банків і інших фінансових менеджерів. За допомогою електронних таблиць можна моделювати реальні ситуації й оцінювати результати, що утворюються.
Електронні таблиці дозволяють знаходити в бізнесі ключові точки, за допомогою котрих можно досягати помітних результатів. За допомогою таких таблиць можна оцінити віддачу від майбутніх проектів, завчасно виявити підводні камені і запобігти неправильні кроки.
Одне із самих популярних засобів керування електронними таблицями - програма Microsoft Excel. Вона розрахована на роботу в операційних системах Windows 95 і Windows 98. Звичайно використовують версії MS Excel 95 і MS Excel 97. Оскільки основні принципи роботи з ними однакові, далі ми будемо говорити просто про програму MS Excel
Структура документа Excel
Кожний документ являє собою набір таблиць - робочу книгу, що складається з одного або багатьох робочих листів. Листи однієї робочої книги звичайно пов'язані між собою тематично. У разі потреби робоча книга може містити десятки, і навіть сотні робочих листів. Кожний робочий лист має назву. Це як би окрема електронна таблиця. Файли Excel мають розширення *. XLS.
Стовпчики позначаються латинськими буквами: А, В, С... Якщо букв ні вистачає, використовують двухбуквенні позначення АА, АВ і далі. Максимальне число стовпчиків у таблиці - 256.
Рядки нумеруються цілими числами. Максимальне число рядків, що може мати таблиця - 65 536.
Комірки в Excel розташовуються на перетинанні стовпчиків і рядків. Номер комірки формується як об'єднання номерів стовпчика і рядки без прогалини між ними. Таким чином, А1, CZ31 і НР65000 - припустимі номера комірок. Нумерацію стовпчиків і рядків програма Excel виконує автоматично.
Одна з комірок на робочому листі завжди є поточної. Поточна комірка обведена широкою рамкою, а її номер (і вміст) приведені в рядку формул.
Вміст комірок
Робочий лист зручно уявити у виді двошарової таблиці. Основні дані займають тільки верхній видимий прошарок комірки. Обчислюваемі дані присутні у виді двох компонент. У невидимому нижньому прошарку знаходиться формула, по якій комп'ютер обчисляє похідне дане і записує його у верхній видимий прошарок комірки.
При завантаженні електронної таблиці або зміні будь-якого основного даного, усі дані обчислюються наново.
Різні таблиці можуть містити цілком різну інформацію. Деякої комірки таблиці містять текст, деякі - числові дані. З погляду програми Excel комірка може містити три види даних.
Текстові дані являють собою рядок тексту довільної довжини. Програма Excel відтворює такі дані точно в тому виді, у якому вони були введені. Комірка, що містить текстові дані, не може використовуватися в обчисленнях. Якщо Excel не може інтепретувати дані в комірці як число або як формулу, програма вважає, що це текстові дані.
Числові дані - це окреме число, введене в комірку. Табличний процесор Excel розглядає дані як число, якщо формат даних дозволяє це зробити. Як числа розглядаються дані, визначальні дати або грошові суми. Комірки, що містять числові дані, можуть використовуватися в обчисленнях.
Якщо комірка містить формулу, значить ця комірка що обчисляється, тобто, значення комірки може залежати від значень інших комірок таблиці. Вміст комірки розглядається як формула, якщо воно починається зі знака рівності (=). Всі формули дають числовий результат.
Формули в комірках таблиці не відображаються. Замість формули виводиться результат, отриманий при її обчисленні. Щоб побачити формулу, що зберігається в що обчисляється комірці, треба виділити цю комірку і подивитися в рядок формул. Зміни у формули вносять редагуванням у цьому рядку.
Введення даних і простих формул
Дані в програмі Excel завжди вносяться в поточну комірку. Перед тим, як почати введення, комірку треба вибрати. Покажчик поточної комірки переміщають мишею або курсорними клавішами. Можна використовувати і такі клавіші, як HOME, PAGE UP і PAGE DOWN.
Для введення даних у поточну комірку не потрібно ніякої спеціальної команди. Натискання клавіш із буквами, цифрами або розділовими знаками автоматично починає введення даних у комірку. Інформація яка вводиться одночасно відображається й у рядку формул. Закінчити введення можна натисканням клавіші ENTER.
Числові дані вирівнюються по правому краї, текстові - по лівому. Замість уведеної формули з'являється обчислене значення.
Для редагування вмісту комірки необхідно натиснути клавішу F2 або редагувати в рядку формул.
Вибір груп комірок
У деяких операціях можуть одночасно брати участь група комірок: рядки, стовпчики, їх "вирізки" і частини таблиць. Для того щоб зробити таку операцію, потрібної комірки необхідно вибрати. Обрана група комірок виділяється на екрані: їхній уміст відображається білим цвітом на чорному фоні, а вся група виділених комірок обводиться товстою рамкою. Для позначення групи комірок використовується термін діапазон.
Простіше усього вибрати цілий стовпчик і рядок. Для цього достатньо клацнути мишею по маркері відповідного рядка або стовпчика по краях робочої області.
Клацання на кнопці в лівому верхньому куту робочої області дозволяє вибрати весь робочий лист цілком.
Для виділення частини стовпчика, рядки або прямокутна область зручно використовувати метод протягання курсором миші. Спочатку треба перекласти покажчик на першу комірку діапазону, натиснути кнопку миші і, не відпуская її, протягнути покажчик до останньої комірки діапазону. Після відпускання кнопки миші всієї комірки діапазону виділяються інвертованим цвітом. Колір першої комірки залишається неінвертованним, щоб показати, що вона є поточної.
Протягання можна робити в будь-якому напрямку. При виділенні прямокутної області треба перекласти покажчик на комірку в однім із кута що вибирається області, натиснути кнопку миші і, не відпуская її, протягнути покажчик у протилежний ріг області.
Виділення скасовується, якщо тепер клацнути на будь-який комірці.
Замість протягання миші можна використовувати клавішу SHIFT. Клацнувши на першій комірці діапазону, можна натиснути клавішу SHIFT і, не відпуская її, клацнути на останній комірці. Якщо остання комірка перебуває за межами екрана, то завершити операцію можна після прокручування. При виборі великих діапазонів цей метод зручніше, чим протягання.
Якщо при виборі комірок утримувати натиснутої клавішу CTRL, то можна добавляти нові діапазони до вже обраного. Цим прийомом можна створювати навіть незв'язані діапазони.
Операції з комірками
З обраним діапазоном у програмі Excel можна працювати так само, як з обраним фрагментом тексту в програмі Word. Комірки можна видаляти, копіювати або переміщати. Проте жорсткість табличної структури вносить свої обмеження і додаткові особливості.
Натискання клавіші DELETE призводить не до видалення діапазону комірок, а до його очищення, тобто до видалення вмісту обраних комірок.
Для того щоб реально видалити комірки обраного діапазону (що супроводжується зміною структури таблиці), треба вибрати діапазон і дати команду "Правка - Видалити". При цьому відчиняється діалогове вікно "Видалення комірок", у якому можна вибрати напрямок зсуву комірок, що займають місце, що звільняється. Створити в таблиці «дірку», у якій неможливе введення даних, не можна.
По команді "Правка - Копіювати" або "Правка - Вирізувати" комірки обраного діапазону обводяться пунктирною рамкою. Навіть при вирізанні комірок їхній уміст продовжує тимчасово берегти в таблиці.
Копіювання і переміщення комірок можна здійснювати через буфер обміну, але використання буфера обміну в програмі Excel відрізняється від інших додатків Windows тим, що операцію вставки можна зробити тільки відразу ж після операції копіювання або вирізання.
Для вставки комірок, що копіюються з буфера обміну, треба зробити поточну комірку у верхнього лівому кута області вставки і дати команду "Правка - Вставити". Комірки з буфера обміну вставляються в зазначене місце. Якщо виконується операція переміщення, те після вставки комірки, із яких переміщаються дані, обчищаються.
Копіювання і переміщення комірок можна також робити методом перетаскування. Для цього треба встановити покажчик миші на межу поточної комірки або обраного діапазону. Після того як він прийме вид стрілки, можна зробити перетаскування. Якщо при перетаскуванні використовувати праву кнопку миші, то після її відпускання відчиниться спеціальне меню, що дозволяє вибрати вироблену операцію.
ВВЕДЕННЯ ПОВТОРЮВАНИХ ДАНИХ
Багато таблиць містять у комірках повторювані дані. Табличний процесор дозволяє автоматизувати введення не тільки повторюваних даних, але і даних, підпорядкованих нескладному закону зміни.
Спочатку треба зробити поточну першу комірку обраного діапазону і заповнити її. Після цього слід встановити покажчик миші на правий нижній кут рамки поточної комірки. Це маркер заповнення. Покажчик миші прийме форму хрестика.
Перетаскування маркера заповнення дозволяє «розмножити» уміст поточної комірки на декілька комірок у стовпчику або рядку. По ходу перетаскування вміст останньої комірки відображається в невеличкому спливаючому вікні.
Якщо потрібно більш складний закон зміни послідовності значень, процедура декілька ускладнюється. Обравши першу комірку і ввівши в її потрібне значення, варто дати команду "Правка - Заповнити - Прогресія". Відчиниться діалогове вікно "Прогресія", що дозволяє зазначити як напрямок заповнення, так і параметри прогресії.
Перемикачі в групі "Розташування" визначають напрямок заповнення, а на панелі "Тип" вибирають тип значень. Панель "Одиниці" дозволяє задати додаткові умови, якщо комірки містять дати.
У нижній частині діалогового вікна задають крок прогресії і значення, по досягненні якого заповнення припиняється. Після клацанні на кнопці ОК дані заносяться в таблицю відповідно до заданих параметрів.
Створення і використання простих формул
Як уже говорилося, таблиця може містити як основні, так і проізводни дані. Електронні таблиці дозволяють організувати автоматичне обчислення проізводних даних. Для цієї цілі в комірках таблиці використовують формули.
Програма Excel розглядає вміст комірки як формулу, якщо воно починається зі знака рівності (=). Тим самим, щоб почати уведення формули в комірку, достатньо натиснути клавішу "=". Проте уводити формули більш зручно, якщо в рядку формул клацнути на кнопці "Змінити формулу". У цьому випадку безпосередньо під рядком формул відчиняється "Палітра формул", що містить обчислене значення зазначеної формули.
Не варто лякатися слова «формула». Під формулою розуміється усього лише вираз, що складається з набору чисел і посилань на числової комірки, сполучених знаками математичних операцій. Щоб задати посилання на комірку, треба зазначити у формулі її ім'я. Це можна зробити вручну або клацаннею на відповідній комірці по ходу введення формули. Нижче приведений приклад формули, що містить основні арифметичні операції:
=(A1+B1)*2,5/(A12-B12).
Знак означає операцію зведення в цілий ступінь.
По закінченні уведення формула в таблиці не відображається. Замість її в комірці розміщається обчислене значення. Проте якщо зробити комірку з формулою поточної, то формулу можна побачити в рядку формул.
Абсолютні і відносні адреси комірок
Роздивимося таку задачу. Таблиця нарахування заробітної плати містить 4 графи: прізвище робітника, тарифну ставку кожного робітника, кількість відпрацьованих часів і нарахованої плати за працю.
| | A | B | C | D | |
| 1 | Прізвище | Тариф. ставка | Відпрацьовані часи | Начисления | |
| Значение | Формула | ||||
| 2 | Иванов | 5,3 | 240 | | =В2*С2 |
| 3 | Петров | 7,2 | 180 | | =В3*С3 |
| 4 | Сидоров | 4,5 | 380 | | =В4*С4 |
Для того, щоб змусити електронну таблицю обчислити плату кожного робітника, необхідно в стовпчик D записати формули. Для другого рядка формула має вид =В2*С2. Для обчислення значення D2, як твори В2 иС2, ми використовували адреси комірок, що входять у формулу.
Але якщо нам захочеться підрахувати значення в такій комірці D3, те знову прийдеться записувати формулу D3=B3*C3. Це незручно для великих таблиць, і процес можна автоматизувати.
Набагато зручніше було б записати формулу для всіх комірок стовпчика D, щоб у них автоматично записувався твір відповідних комірок стовпчиків В и С. Формула тоді виглядала б так: Умножити значення, що знаходиться на дві комірки лівіше даної, на значення, розташоване в комірці зліва від даної. Адресация по методі «лівіше», «правіше», «нижче» і т.п. не потребує абсолютної вказівки адрес комірок, що входять у формулу, і називається відносною адресациєю.
Надається, по умовчанню програма Excel розглядає адреси комірок як відносні, тобто саме в такий спосіб. Це дозволяє копіювати формули методом заповнення. При копіюванні уздовж стовпчика в адресах, що входять у формулу, зміняться другі частини адрес - номера рядків. А при копіюванні уздовж рядка - перші частини адрес, тобто номера стовпчиків.
Проте іноді виникають ситуації, коли при заповненні комірок формулою необхідно зберегти абсолютну адресу комірки, якщо, наприклад, вона містить значення, використовуване при наступних обчисленнях в інших рядках і стовпчиках. Для того щоб задати посилання на комірку як абсолютну, треба задати перед позначенням номера стовпчика або номера рядка символ «$».
Таким чином, посилання на комірку, наприклад А1, може бути записана у формулі чотирма засобами: А1, $А1, А$1 і $А$1. При заповненні комірок формулою як відносна розглядається тільки та частина адреси, перед котрої немає символу «$».
Якщо ж посилання на комірку були внесені у формулу методом клацанні на відповідній комірці, то вибрати один із чотирьох можливих варіантів абсолютної і відносної адресації можна натисканням клавіші F4.
Форматування і зміна розмірів комірок
Незалежно від того, чи використовується робоча книга Excel в електронному виді або призначена для наступного друку, хочеться, щоб вона виглядала акуратно. Для цього можна настроювати формати комірок, а також управляти розмірами комірок. Звичайно бажаний такий розмір комірок, при якому дані поміщаються в них цілком.
Програма Excel намагається розпізнати тип даних ще при введенні і, відповідно, намагається відобразити їх найбільше наочною уявою. Зокрема, для відображення текстових даних, чисел, грошових сум (якщо зазначене позначення грошової одиниці) і календарних дат використовуються різні формати.
Змінити формат даних в окремій комірці можна за допомогою панелі інструментів "Форматування". Її елементи керування в основному знайомі нам по аналогічній панелі текстового процесора Word. Крім того, група кнопок цієї панелі дозволяє вибрати один із декількох заздалегідь підготовлених форматів для запису чисел.
Щоб довільно отформатувати комірки з визначеного діапазону, треба виділити потрібний діапазон і дати команду "Формат - Комірки". При цьому відчиняється діалогове вікно "Формат комірок", що містять групу вкладок, що дозволяють задати різноманітні параметри форматування.
Вкладка "Число" дозволяє вибрати основний формат для відображення вмісту комірок. Вкладка "Вирівнювання" задає метод вирівнювання і кут нахилу напису. Вкладка "Шрифт" визначає гарнітуру і начертанні шрифту. Вкладка "Межа" дозволяє задати рамки, що зображуються на зовнішніх і внутрішніх межах діапазону, а вкладка "Вид" служить для керування колірним оформленням.
Змінити ширину і висоту комірок можна методом перетаскування межі між рядками або стовпчиками. Якщо потрібно більш точне настроювання, варто дати команду "Формат - Рядок" (відповідно, "Формат - Стовпчик") і вибрати підхожу команду з відкрившегося меню. Зокрема, команда "Автопідбір ширини" дозволяє вибрати ширину стовпчика або висоту рядка таким чином, щоб у нього цілком поміщався вміст найбільше заповненої комірки.
Складні формули і стандартні функції
Обчислення, що дозволяє робити програма Excel, не обмежені найпростішими арифметичними операціями. Програма дозволяє використовувати велике число (більш 200) умонтованих стандартних функцій і спроможна виконувати дуже складні обчислення. Всі функції розділені на групи (категорії).
Категорія "Дата і час" містить 14 функцій що дозволяють робити операції з датами: визначати поточну дату, виділяти з повної дати рік, місяць, день місяця, обчисляти інтервали часу між датами т.п.
Категорія "Математичні" включає більш 50 математичних функцій загального характеру - тригонометричні (прямі й обернені), гіперболічний, логарифмічні, датчик випадкових чисел і багато хто інші.
Функції опрацювання текстових даних (виділення подстрок, об'єднання рядків) входять у категорію "Текстові".
Велика група (81) функцій "Статистичні" призначена для статистичного аналізу даних. Варто згадати категорію "Фінансові", що містить функції нарахування складних відсотків і т.п.
Якщо почати уведення формули клацаннею на кнопці "Змінити формулу" або натисканням клавіші «=», те поле "Ім'я" у рядку формул заміняється списком стандартних функцій, що розкривається. Цей список містить десять функцій, що використовувалися останіми, а також пункт "Інші функції", за допомогою якого можна відчинити діалогове вікно "Майстер функцій".
Це діалогове вікно дозволятити вибрати будь-яку стандартну! функцію з наявних у програмі Excel. У списку "Категорія" вибирають ту категорію, до якої ставиться потрібна функція, а в списку "Функція" - конкретну функцію.
Після того як потрібна функція обрана, її ім'я заноситься в рядок формул, а палітра функції змінюється, даючи можливість ввести аргументи функції.
У верхній частині палітри розміщаються поля, призначені для введення аргументів, а в нижній частині розташовується довідкова інформація. Тут указується загальний опис призначення функції, а також зведення про що задається аргументі. Якщо аргумент зазначений полужирним шрифтом, виходить, він є обов'язковим, а якщо звичайним шрифтом, те його можна опустити.
Задавати аргументи функції можна в числовому виді (вручну) або як посилання на комірки (вручну або клацаннею на відповідній комірці). Деякі функції можуть приймати в якості параметра діапазон комірок. При заповненні комірок формулами, що включають функції, абсолютні і відносні адреси комірок використовуються так само, як і у випадку простих формул.
Програма Excel припускає вкладення функцій, тобто в якості параметра однієї функції може бути зазначене значення іншої функції.
Багатосторінкові електронні таблиці
Перші програми, призначені для роботи з електронними таблицями, дозволяли використовувати тільки один робочий лист. У результаті багато користувачів розміщають декілька таблиць на однім робочому листі. Це чревате можливістю втрати даних, та й узагалі незручно.
Програма Excel дозволяє використовувати в рамках однієї робочої книги декілька робочих листів. Назви робочих листів указуються на ярличках у нижнього лівому кута робочої області. Вибір робочого листа для поточної роботи виконують клацаннею на відповідному ярличку. Кожний робочий лист береже свій покажчик поточної комірки, так що при поверненні на робочий лист положення цього покажчика відновляється.
Щоб створити додаткові робітники листи, варто вибрати робочий лист, перед якими повинний бути доданий новий лист, і дати команду "Вставка - Лист". Змінити порядок проходження робочих листів можна перетаскуванням ярличків.
Щоб змінити назву робочого листа, треба двічі клацнути на його ярличку. Після цього варто ввести нову назву і натиснути клавішу ENTER.
Формули можуть посилатися на комірки, що знаходяться в інших робочих листах. Формат такий "межлистового" посилання:
<ім'я листа>! <адреса>
Щоб при редагуванні формули вибрати комірку, що знаходиться на іншому листі, треба перед вибором комірки клацнути на ярличку потрібного робочого листа.
Програма Excel дозволяє також одночасно вводити або редагувати дані на декількох робочих листах. Це зручно, коли усе робочі листи містять однакові заголовки або підписи. Щоб вибрати для роботи відразу декілька робочих листів, треба вибрати перший із цих листів, а потім клацнути на ярличках інших листів, утримуючи натиснутої клавішу SHIFT або CTRL. У цьому випадку будь-яка операція, проведена на однім із робочих листів, автоматично дублюється на інших.
Група комірок, обраних на декількох робочих листах, називається тривимірним діапазоном. Тривимірні діапазони використовують для одночасного форматування комірок на декількох робочих листах або для посилань у формулах.
Щоб вибрати тривимірний діапазон, треба спочатку вибрати групу робочих листів, а потім діапазон комірок на однім із робочих листів цієї групи. У формулі посилання на тривимірний діапазон може виглядати, наприклад, у такий спосіб:
Лист1:Лист! А1:С12
Сортування і фільтрація даних
Електронні таблиці Excel часто використовують для ведення найпростіших баз даних. Таблиця, використовувана в якості бази даних, звичайно складається з декількох стовпчиків, що є полями бази даних. Кожний рядок подає окремий запис. Якщо дані подані в такому виді, програма Excel дозволяє робити сортування і фільтрацію.
Сортування - це упорядкування даних по зростанню або по убуванню. Простіше усього зробити таке сортування, обравши одну з комірок і клацнувши на кнопці "Сортування по зростанню" або "Сортування по убуванню".
Параметри сортування задають командою "Дані - Сортування". При цьому відчиняється діалогове вікно "Сортування діапазону". У ньому можна вибрати від одного до трьох полів сортування, а також задати порядок сортування по кожному полю.
При фільтрації бази відображаються тільки записи, що володіють потрібними властивостями. Найпростіший засіб фільтрації - автофільтр. Він запускается командою "Дані - Фільтр - Автофільтр".
По команді "Автофільтр" у комірках, що містять заголовки полів, з'являються кнопки, що розкривають. Клацання на такій кнопці відчиняє доступ до списку варіантів фільтрації. Запису, що не задовольняють умові фільтрації, не відображаються.
Щоб створити довільний фільтр, слідує в списку, що розкрився, вибрати пункт "Інші". Діалогове вікно "Користувальний Автофільтр" дозволяє задати більш складну умову фільтрації по даному полю.
Команда "Дані - Фільтр - Відобразити усе" дозволяє відобразити всі записи. Щоб скасувати використання автофільтра, треба повторно дати команду "Дані - Фільтр - Автофільтр".
Створення діаграм
Для більш наочного представлення табличних даних часто використовують графіки і діаграми. Засоби програми Excel дозволяють створити діаграму, засновану на даних з електронної таблиці, і помістити її в тій же самій робочій книзі.
Для створення діаграм і графіків зручно використовувати електронні таблиці, оформлені у виді бази даних. Перед побудовою діаграми варто вибрати діапазон даних, що будуть на ній відображатися. Якщо включити в діапазон комірки, що містять заголовки полів, те ці заголовки будуть відображатися на діаграмі як пояснювальні написи. Обравши діапазон даних, треба клацнути на кнопці "Майстер діаграм" на панелі інструментів "Стандартна".
Майстер діаграм підготовляє створення діаграми і працює в декілька етапів. Перехід від етапу до етапу виконується клацанням на кнопці "Далі". На першому етапі роботи майстра вибирають тип діаграми. Програма Excel надає можливість створення декількох десятків різноманітних типів і видів діаграм.
Якщо діаграма створюється на основі записів, що мають структуру бази даних, то вся інформація, необхідна на такому етапі роботи майстра, вноситься у відповідного поля автоматично. Після цього вибирають параметри оформлення різноманітних частин діаграми.
На останньому етапі роботи майстра вибирають робочий лист для розміщення готової діаграми. Після клацанні на кнопці "Готово" діаграма створюється і розміщається на робочому листі.
Створену діаграму можна розглядати як формулу. Якщо внести зміни в дані, використані при її створенні, то діаграма зміниться. Готова діаграма складається з ряду елементів, що можна вибирати і змінювати. Обраний елемент позначається маркерами.
Клацнувши на маркері правою кнопкою миші й обравши в контекстному меню пункт "Формат", можна змінити утримання або оформлення елемента діаграми за допомогою діалогового вікна Формат.
Друк готового документа
Друк готового документа на принтері в багатьох випадках є заключним етапом роботи з електронними таблицями. Як і в багатьох інших програмах, клацання на кнопці "Друк" на панелі інструментів здійснює автоматичний друк робочого листа з параметрами настроювання принтера, заданими по умовчанню. Якщо ці параметри треба змінити, можна використовувати команду "Файл - Друк", що відчиняє діалогове вікно "Друк".
Робочі листи можуть бути дуже великими, тому, якщо не потрібно друкувати весь робочий лист, можна визначити область друку. Область друку - це заданий діапазон комірок, що видається на друк замість усього робочого листа. Щоб задати область друку, треба вибрати діапазон комірок і дати команду "Файл - Область друку - Задати".
Обраний діапазон позначається пунктирною рамкою, і при наступних командах друку буде друкуватися тільки він. Кожний робочий лист у робочій книзі може мати свою область друку, але тільки одну. Якщо повторно дати команду "Файл - Область друку - Задати", те задана область друку скидається.
Розмір друкарської сторінки обмежений розмірами листа паперу, тому навіть виділення обмеженої області друку не завжди дозволяє розмістити цілий документ на одній друкарській сторінці. У цьому випадку виникає необхідність розбивки документа на сторінки. Програма Excel робить це автоматично. Вона сама визначає точки, де повинна бути розбивка, і вставляє в ці місця коди розірвання сторінки, відображувані на екрані у виді вертикальної або горизонтальної пунктирної лінії.
Зони розірвання сторінки, задані по умовчанню, можуть не влаштовувати користувача. У цьому випадку в потрібні місця можна вставити додаткові лінії розірвання сторінки. Для цього вибирають комірку, із яким повинна початися нова сторінка, і дають команду "Вставка - Розрив сторінки". Перед даною коміркою будуть установлені вертикальна і горизонтальна пунктирні лінії розірвання сторінки.
Щоб розбити таблицю на сторінки тільки по вертикалі, обрана комірка повинна належати рядку 1. Щоб розбити таблицю тільки по горизонталі, комірка повинна належати стовпчику А.
Для скасування розірвання сторінки, уведеного помилково, треба зробити поточну комірку, розташовану безпосередньо після розірвання, і дати команду "Вставка - Прибрати розірвання сторінки".