Информация (от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. Ссер. 20х гг

Вид материала

Документы

Содержание Классификация инф-и и ее роль в ИОУ Значение международных и государственных стандартов для проектирования систем ИОУ ИОУ в организации (информационная инфраструктура организации) Понятие электронного документа Несовершенство законодательства Неясной остается процедура утверждения документа Структура унифицированного документа 10. Содержательная унификация док-тов (и вообще унификация) Структура и задачи ЕСКК Иерархический метод классификации Порядковый и серийно-порядковый методы кодирования Фасетный метод классификации Последовательный метод кодирования Стадии разработки классификаторов ТЭСИ Категории классификаторов ТЭСИ и их статус Параллельный метод кодирования Структура классификаторов ТЭСИ

Подобный материал:

• План-конспект лекции, 277.62kb.
• Понятие информации, виды информации. Ее свойства, 220.05kb.
• Лекция №1. Тема: «Введение», 40.76kb.
• Лекция 1 Слово «информация» происходит от латинского "informatio", 679.95kb.
• Слово "информация" происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает, 303.08kb.
• Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает, 551.83kb.
• Как написать доклад Доклад, 24.27kb.
• Ответы к билетам по курсу «Информатика и икт» для проведения экзамена в 9 классе (2010-2011, 2157.6kb.
• Информация и информационные технологии, 89.97kb.
• Митина Елена Ивановна, 15.24kb.

1. Информация и ее роль в управлении

Информация (от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления. (Опре-е из ФЗ «Об ИИиЗИ»).

Существует 2 подхода к сущности информации:

1. атрибутивный – инфа рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объеутов
   
2. функциональных – инфы в неживой природе не существует, т.к. она образуется лишь в процессе деятельности.
   

Инфа состоит из данных, которые приобретают характер информации когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот инфы в системе управления, движение инфы от объекта к субъекту и наоборот.

Инфа бывает (характеристики):

1. постоянная и переменная
   
2. первичная и производная
   
3. системная (=унифицированная) и несистемная
   
4. по форме отображения:
   

- визуальная

- аудио

- видео

- в электронном виде

5. входящая и исходящая
   
6. ретроспективная и оперативная
   

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв­ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуют­ся связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управле­ния, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами обществен­ной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодей­ствие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами. (из диссертации Ларина М.В.)


2. Классификация инф-и и ее роль в ИОУ

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

Классификация фиксирует закономерные связи между объектами с целью определения места объекта в системе, которая указывает на его свойства. С этой точки зрения, классификация является важнейшим средством создания системы хранения и поиска информации. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она может играть как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Подлинно научная классификация отражает систему знаков, присущих отражаемым в ней объектам реальной действительности. Такая классификация содействует развитию науки. Являясь важнейшим инструментом научного и одновременно выполняя функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, классификация находит широкое практическое применение во всех областях человеческой деятельности.

Названные возможности классификации обусловили ее использование и в такой сфере как управление. А т.к. с момента зарождения аппарата управления и до настоящего времени функционирование этого аппарата невозможно без четко налаженной работы с документами, классификация документов и разработка специальных схем классификации документов является очень важной проблемой.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижении информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.


3. Значение международных и государственных стандартов для проектирования систем ИОУ (только про мжд классификаторы)

Обмен опытом и координация давно стали необходимостью во всех отраслях экономики, и разработка и внедрение стандартов – обин из старейших, но по-прежнему эффективных механизмов, обеспечивающих согласованность действий и широкое распространение наилучших методов работы. Как государственные, так и международные стандарты носят обычно рекомендательный характер, но если стандарт становится общепринятым в какой-либо отрасли, он становится обязательным де-факто. Так произошло со стандартами ИСО 9000 по управлению качеством, и со стандартом требований к системам электронного документооборота DoD 5015.2.

Среди требований ISO9000 большое место уделяется правильной организации делопроизводства и документооборота: созданию и поддержанию многочисленных внутренних нормативных документов, тщательному документированию всех производственных и деловых процессов. Чтобы пройти сертификации, компания должна иметь достойное управление документацией. Широкое внедрение ISO9000 стало одним из главных факторов, стимулирующим инвестиции в развитие делопроизводства, повышение статуса службы ДОУ и ее сотрудников во внутренней иерархией компании.


4. ИОУ в организации (информационная инфраструктура организации)

Большинство организаций представляют собой открытые системы, каждая имеет внешнюю и внутреннюю среду. Под внутр.средой понимаются элементы системы: люди, технологии, цели, задачи, структура, т.е. то, чем управляют с помощью менеджмента. Внешняя среда – то, чем нельзя управлять. В основе взаимодействия сред лежит обмен инф-ей, тогда внеш.среда=внеш.информационная среда. Она делится на:

1. среду прямого информац.воздействия. Факторы влияния среды прямого воздействия: поставщики, законы и органы гос.власти, потребители, конкуренты.
   
2. среду косвенного информац.воздействия. Ее факторы вляиния: технологии, состояние экономики, социокульт., политич.состояние, междунар.окружение, регион.и национальные факторы, экологич.факторы.
   

Инф. среда орг-и – то, на основе чего, создается инф.инфраструкутра орг-и. Инф.среда предст.собой совокупность истоников инф-и, оказ.воздействие на систему в целом. Инф.инфраструктура орг-и – это система жизнеобеспечения орг-и, она обеспечивает все элементы системы соотв. инф-ей. (Элемент системы – пользователь). Центр.роль в этой инфраструктуре играет документированная инф-я. Еще две составляющие – инф.технология и инф.персонал. (То же самое другими словами- Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал)

ИО рабочего места любого работника складывается из:

• личного инф.массива работника;
  
• инф-и, получ.от источников внутри рабочей группы;
  
• инф-и, получ.из других структ.подразделений или функциональных зон;
  
• инф-и, получ.из других орг-й;
  
• инф-и, получ.из инф.систем (внутр., внеш. сети);
  
• неформальной инф-и, получ.любым путем из любого источника.
  

Таким образом, информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную инф-ю, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая отдельные рабочие места в эффективно действующий механизм достижения целей организации. Центральное место в информационной структуре занимает человек и особенно руководитель.

(Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые техно­логии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци­онных потребностей организации.

Информация, информационные процессы и информацион­ные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организа­ции, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе созда­ваемых информационных ресурсов)


5. Понятие электронного документа

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Человек способен вос­принимать электронный документ только с помощью специальных техноло­гических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними пред­ставлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции инфор­мации и ее носителя. Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Формирование понятия "электронный документ" и, соответственно, его юридической силы в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации происходило постепенно. Первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

Можно дать несколько определений понятию «электронный документ». ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (из проекта нового ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»). ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа, где ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (ФЗ «"Об электронной цифровой подписи"). Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не ус­тоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ».

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа. Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» до­кументам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в дей­ствующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техниче­ском обеспечении, о миграции информации и т.д.

Однако главной проблемой электронных документов является прида­ние им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информа­ции, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию рекви­зитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок вне­сения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа требуют пересмотра.

В соответствии с ФЗ «Об информации, информати­зации и защите информации» при хранении, обработке и передаче докумен­тов с помощью информационных и телекоммуникационных систем досто­верность информации может подтверждаться электронной цифровой подпи­сью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от не­санкционированного доступа к документам за счет построения системы раз­граничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии упр.аппарата.

При решении проблемы электронного документа, прежде всего, следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответст­вующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксиро­ванной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, вклю­чая все необходимые реквизиты документа.

Появление электронного документа ставит перед доку-ментоведами ряд проблем, требующих целого комплекса на­учных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях ча­сти малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.


6. ЭЦП и ее значение для ИОУ

В Федеральном законе об «Электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 она понимается как "...реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Для того чтобы использовать ЭЦП нужны:

• «закрытые» ключи для пользователей с правом нанесения подписи;
  
• «открытые» сертификаты ключей, с помощью которых осуществляется проверка подписей остальными пользователями.
  

Понятие "закрытый ключ" обозначает систему, позволяющую владельцу информации зашифровывать ее – защитить от копирования, изменений и других манипуляций. Доступ к таким документам могут иметь только владельцы так называемого "открытого ключа". Это могут быть партнеры по бизнесу, с которыми заранее было заключено соглашение о подобном способе обмена документацией. При этом сторонами выбирается общая система, которая будет поддерживать возможность использования ЭЦП при совершении сделок. Таким образом, должна решаться основная проблема, связанная с использованием электронных документов в сфере управления, - обеспечение их юридической силы. ЭЦП является средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронная цифровая подпись позволяет подтвердить ее принадлежность зарегистрированному владельцу и является обязательной частью электронного документа или пакета электронных документов.

Федеральный закон «Об электронно-цифровой подписи» был подписан около двух лет назад. Однако с момента принятия закона прорыва в этой сфере и массового перехода на электронный способ подписания контрактов пока не наблюдается. В некоторых регионах России вообще не имеют понятия, что это такое, даже на уровне органов государственной власти, не говоря уже о руководителях предприятий и организаций. Эта технология используется сейчас в определенной мере в банковской сфере и ведомствах, которые связаны с налоговой отчетностью. Столь малое распространение новой технологии связано со множеством проблем. Выделим главные:

1 . Несовершенство законодательства. Практически во всех странах «легальная» жизнь электронных документов базируется на трех законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России к настоящему времени принят только первый. С другой стороны, на начало 2001 года в Российской Федерации действуют более 170 законов и нормативных актов в сфере информатизации и работы с информацией. Большое количество законов значительно осложняет процедуры работы с электронными документами. По мнению специалистов, необходимо резко сократить число действующих нормативно-законодательных материалов в информационной отрасли и обеспечить единство исходных положений.

2. Неясной остается процедура утверждения документа. В ситуации с подписанием документа все более или менее ясно, а вот Процедура утверждения на сегодняшний день в большинстве организаций следующая: руководителю приносят отпечатанный на бланке документ со всеми требуемыми визами, и он его подписывает, а затем документ регистрируют. Вносят в него дату и номер регистрации. И только после своей регистрации документ обретает свою окончательную форму. Только подписанный и зарегистрированный текст с номером и датой является документом, имеющим юридическую силу. Внесение же любых исправлений в текст документа после простановки ЭЦП тут же приведет к недействительной подписи.

3. С юридической силой ЭЦП тесно связано понятие сертифицирования. Для того чтобы использовать ЭЦП, требуется получить сертификат открытого ключа ЭЦП (сертификат ключа подписи) - документ, выданный и заверенный удостоверяющим центром. Институт удостоверяющих центров не создан.

4. Не прописан механизм передачи ключей и сертификатов и их хранение. Кто поручится, что загружаемый через сеть ключ или сертификат не будет подделан или искажен? Кто сможет гарантировать надежный механизм передачи подписанного ЭЦП сообщения? Или носитель с ним лучше отправить по почте с описью вложения? Вопрос подтверждения подлинности ЭЦП также не решен.

5. В новом законе есть жесткая привязка ЭЦП к совокупности программного и аппаратного обеспечения, но нет четкой связи с самим носителем подписи. На практике в организациях, где уже используют ЭЦП, часто происходит так: ЭЦП (т.е. закрытый ключ) руководителя хранится, например, в бухгалтерии, и подписывает документы, соответственно, не сам руководитель, а «кто-нибудь из бухгалтерии» по его просьбе. Т.е. это уже получается не личная подпись, а некая форма удостоверения, которую гораздо проще использовать в незаконных целях при условии работы в «нужной» организации

6. Несовместимость стандартов электронной подписи. Существует несколько видов подписи – программных решений и алгоритмов, которые соответствуют ГОСТу, но между собой несовместимы. К примеру, отделения Пенсионного фонда используют систему под названием "Верба", налоговые органы – "Дипост-крипто". Это зачастую мешает им свободно обмениваться документацией друг с другом.

Таким образом, принятие закона об ЭЦП, с одной стороны, регламентировало и узаконило ее использование, а с другой – создало ряд проблем, в связи с неясностью некоторых норм. В целом, можно сказать, что потребуется принятие многих мер, чтобы сделать применение ЭЦП практически возможным.


7. Законодательная и нормативная база ИОУ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.
   
2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 22.02.1995
   
3. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002
   
4. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996
   
5. Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002
   
6. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г.
   
7. Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677
   
8. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.
   
9. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов
   
10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов
    
11. ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.
    
12. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.
    
13. Единая система классификации и кодирования
    
14. Унифицированные системы документации
    

Отдельно следует выделить Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (всего их 31 шт):

- ОКОК – ОК информации об общероссийских классификаторов

- ОКУД – ОК управленческой документации

- ОКС – ОК стандартов

- ОКПДТР – ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

- ОКОГУ – ОК органов государственной власти и управления

- ОКВЭД – ОК видов экономической деятельности

- ОКВ – ОК валют


9. Структура унифицированного документа

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются унифицированные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения,
  
• приспособление к автоматизированной обработке,
  
• минимизация показателей,
  
• исключение дублирования,
  
• включение всех необходимых для целей управления показателей
  

Структура унифицированного документа представлена ниже в виде таблицы:

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)			Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
	Наименование документа
	Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы			Заголовок графы таблицы
	Название количественно-суммового основания документа	Значение			Значение
	Название количественно-суммового основания документа	Значение			Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа		Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

10. Содержательная унификация док-тов (и вообще унификация)

Унификация в широком смыс­ле слова представляет собой "приведение элементов заданно-

го множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов за­данного множества".Под унифи­кацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рациональ­ного количества их форм и типи­зации построения.

Основная цель унификации документов заключается в созда­нии стабильных комплексов доку­ментов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач уп­равления как в традиционных ус­ловиях, так и в условиях исполь­зования новых информационных технологий, при минимальных зат­ратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унифика­ции могут быть документы на лю­бых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствова­ния документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация яв­ляется нормативным закреплени­ем результатов унификации.

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и го­сударственные стандарты РФ на унифицированные системы доку­ментации (УСД);

- Типовые методические ука­зания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканс­кой унификации документов, ис­пользуемых в автоматизирован­ных системах управления;

- Основные положения Еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информа­ции и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие доку­менты Госстандарта РФ;

- общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Боль­шое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Госу­дарственную сидтему стандарти­зации РФ.

Проведение унификации опи­рается на реализацию следую­щих принципов:

> унификация от общего к частному, заключающаяся в по­строении формуляра-образца документов, а на его основе раз­работке конкретных форм доку­ментов;

> единообразие построе­ния форм документов и правил по­строения и оформления, обеспе­чиваемое путем максимальной ти­пизации и трафаретизапии тек­стов, выработки единых требова­ний к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

> комплексность унифика­ции. При ее проведении должны предусматриваться все требова­ния к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обра­ботки и хранения;

> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

> группировка реквизитов в документах в соответствии с пос­ледовательностью их заполнения,

> обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

> стабильность требований к документам, исходя из исполь­зования форм документов в тече­ние достаточно длительного пери­ода времени;

> экономичность за счет обоснованного включения доку­ментов в систему документации и широкого применения бланков;

> сопряжение с действую­щими системами классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации.

При проведении унификации примен.методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов и их систем. Она осущ.на основе классификации док-тов по разл.признакам. К методам содержат.унификации относ.:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;
  
• создание типовых форм;
  
• построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
  
• унификация и стандартизация информац.элементов и используемых показателей.
  

В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой явл.ОКУД, предст.собой систематизированный перечень унифиц.форм управленч.док-тов, разрешенных к применению во всех учр-ях и орг-ях РФ. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учр-я такими ограничит.номенклатурами явл. отраслевые (ведомств.)кл-ры управленч.док-тов, аналогичные кл-ры док-тов предприятий или табели док-тов. Они предст.собой классификац.схемы разрешенных к применению форм док-тов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед орг-ями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Для разработки такого табеля создается классификатор функций, вып.всеми подразделениями орг-и.


11. Формальная унификация док-тов

Методами формальной уни­фикации документов являются:

• унификация структуры докумен­тов;
  
• создание общих синтаксичес­ких правил построения докумен­тов;
  
• унификация методов контро­ля информации в документах;
  
• унификация типов носителей и форматов документов
  

12. Стадии разработки УСД (УФД)


УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных

форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных

в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения;

нормативных и методических документов по их разработке, ведению и

применению.

Для общероссийской унифицированной формы документов

установлены следующие стадии разработки:

1-я стадия - организация разработки общероссийской

унифицированной формы документов; Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:
- отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;
- руководящие документы;
- формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.
Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.
Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.
На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.
Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской

унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта

общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской

унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.


14. Структура и задачи ЕСКК

ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов ТЭСИ, средств их ведения и нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Задачи:

1. классификация и кодирование ТЭСИ;
   
2. упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;
   
3. обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов;
   
4. создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;
   
5. создание распределенного автоматизированного банка ОК;
   
6. обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения ОК и общероссийских форм документов;
   
7. создание комплекса взаимоувязанных ОК и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
   
8. использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта по классификации и кодированию информации;
   
9. гармонизация ОК с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию объектов с учетом отечественной практики;
   
10. развитие практики прямого применения международных классификаторов, стандартов по классификации и кодированию объектов ТЭСИ;
    
11. упорядочение и минимизация информационных документопотоков.
    

+ Принципы функционирования:

учет социально - экономических изменений в стране;

открытость и общедоступность ЕСКК для пользователей в той части,

которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

автоматизация процесса обработки технико - экономической и

социальной информации;

обеспечение методического и организационного единства ЕСКК;

комплексность ЕСКК, предусматривающая наиболее полный охват

технико - экономической и социальной информации, используемой при

межотраслевом обмене;

постоянная актуализация технико - экономической и социальной

информации;

обязательность применения ЕСКК при формировании государственных

информационных систем и ресурсов;

совместимость ЕСКК, государственных информационных систем и

ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве

Российской Федерации на основе использования ЕСКК;

гармонизация ЕСКК с международными и региональными

классификаторами и стандартами.


15. Иерархический метод классификации

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

При использовании иерархического метода происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальная информация классифицируемых объектов детализируется на каждой ступени классификации. Классификаторы, построенные на основе иерархического метода классификации, имеют неограниченную емкость, которая зависит от глубины классификации (число ступеней деления) и основания кода (число знаков в алфавите кода). Выбор необходимой глубины классификации и соответственно структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых и предназначен данный классификатор.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и их использованием по ступеням классификации. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или решаемых с помощью классификатора задач, требуется коренная перестройка всей классификационной схемы.

При разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификаторам, построенным на основе иерархического метода, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает качество классификатора и удобство его использования. Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на первой ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки, расположенные на первом уровне классификации, не должны включать аналогичных понятий.

2-е общее правило: на каждой ступени классификации для разделения вышестоящей группировки должны использовать только один признак.

3-е правило: логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие ступени и полнота этого деления. В соответствии с этим на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращаться наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножеств всегда должна давать делимое множество объектов и не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок. Таким образом, достоинства иерархического метода обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.


16. Порядковый и серийно-порядковый методы кодирования

Кодирование представляет собой процесс перевода информации из одной системы знаков в другую, т.е. перевод записи на естественном языке в запись с помощь. Кодов

Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае каждый из объектов классификационного множества кодируется с помощью текущего номера.

Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Таким образом, этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора (каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер).

Недостатки:

1.отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта;

2.сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками;

3.не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, т.к. резервные коды располагаются в конце ряда. Т.е. метод не часто применяется отдельно при создании классификатора ТЭСИ. Чаще всего применяется в сочетании с другими методами кодирования. (Пример – классификатор валют).

Серийно-порядковый метод кодирования (например, ОКПДТР, классификатор специальностей по образованию)

- это метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии кроме кодов имеющихся объектов классификации, как и при порядковом методе кодирования, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии, и это является большим преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.

Метод обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования. Несмотря на наличие в кодах построенных по этому методу кодирования определенных элементов классификации, они чаще всего используются для идентификации объектов в сочетании с классификационными методами кодирования.


17. Фасетный метод классификации

В современных классификаторах ТЭСИ широко используется и второй метод классификации – фасетный. Под ним понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. Т.е. заранее жесткой классификационной схемы не создается. Разрабатывается лишь система таблиц по признакам объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасета и их объединение в определенной последовательности. Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов разрабатываются новые фасеты или дополнительными новыми признаками (значениями признаков) уп. существующие без коренной перестройки структуры всего классификатора.

При разработке классификатора на основе фасетного метода также должны соблюдаться определенные правила, несоблюдение которых затрудняет использование классификатора. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора. Второе правило: включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков на них, которые необходимы для решения конкретной задачи.


18. Последовательный метод кодирования

Сложные классификационные методы кодирования предполагают предварительное разделение множества объектов на классификационные группировки в соответствии с выбранными признаками классификации. Классификационные методы бывают двух видов – последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования – метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных соподчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов коду вышестоящей группировки. Этот метод используется при иерархическом методе классификации.

Достоинства:

- логичность построения кода;

- большая емкость;

- возможность получения итогов по высшим разрядам кода.

Недостатки:

- обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации;

- ограниченные возможности идентификации объектов;

- использование этого метода связано с определенными трудностями: в результате зависимости значений последующих разрядов кодов от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетания имеющихся признаков также сложно и практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестрой классификатора.

Применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильна в течение длительного времени.


19. Стадии разработки классификаторов ТЭСИ

Разработка любого ОК ТЭСИ, в том числе ОКУД в соответствии с Правилами по стандартизации 1994г., включает выполнение 5 стадий:

- организация разработки ОК;

- разработка первой редакции проекта ОК;

- разработки окончательной редакции и проекта ОК и представление его для принятия;

- принятие и государственная регистрация ОК;

- издание ОК.

Вносить изменения в технологический процесс разработки ОК можно только с согласия Госстандарта РФ, Технология разработки ОК других категорий, т.е. отраслевых или классификаторов предприятий может включать выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.


20. Категории классификаторов ТЭСИ и их статус

Классификатор ТЭСИ является нормативным документом, который представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации.

Уровни классификаторов/категории:

• международные;
  
• межгосударственные (внутри СНГ)
  
• общероссийские;
  
• отраслевые/вида экономической деятельности
  
• предприятия
  

Сейчас 31 классификатор, из них 10 выровнены на международный уровень (ОКСМ, ОКВД). Межгосударственный: ОК стандартов.

Общероссийский классификатор – это классификатор, принятый Госстандартом РФ и обязательный для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с министерствами и ведомствами.

ОК разрабатывается в тех случаях, когда они:

1. обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;
   
2. когда эти классификаторы обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;
   
3. когда они информационно связаны с действующими ОК;
   
4. когда он используется в общероссийских УФД.
   

ОК ТЭСИ относится к нормативным документам и по своему статусу соответствует ГОСТу. Порядок разработки ОК должен соответствовать правилам ПР 50.733-93 «Порядок разработки ОК ТЭСИ».

Отраслевой классификатор – это классификатор, принятый министерством/ведомством и обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства/ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления н/т политики в отрасли. Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:

1. Включают информацию, которая создается в УФД (отраслевых) и отсутствует в ОК;
   
2. Представляют собой выборки из ОК, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и признаками классификации.
   

Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.

Классификатор предприятия - это классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый эти хозяйственными субъектами. Классификатор предприятия разрабатывается в тех случаях, когда:

1. они включают информацию, которая создается в УФД предприятия и отсутствует в ОК и отраслевых классификаторах.
   
2. КП может быть выборками из ОК или отраслевого классификатора, допускаются перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующих в них объектами и признаками.
   

Статус КП соответствует стандартам предприятия. Порядок разработки, принятия, учета, ведения, опубликования и применения отраслевого классификатора и классификатора предприятия устанавливается соответственно министерством/ведомством или предприятием.


21. Параллельный метод кодирования

Относится к классификационным метод код-я, как и последовательный. Параллельный метод кодирования – это метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использование кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом методе кодирование признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода возможны два варианта записи кодов объектов:

1. каждый фасет или признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.
   
2. для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать значения какого признака приведено в определенных разряда кода объекта.
   

Достоинства:

- гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения. Этот метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков;

- хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко указать набором каких характеристик описывается рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых меняется со временем. Этот метод целесообразно использовать для кодирования однородных объектов, т.к. в противном случае реальной становится лишь незначительная часть сочетаний признаков, и емкость классификатора будет использоваться неполностью. И это является недостатком данного метода кодирования.

Классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информацию по классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в отличие от них регистрационные методы, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, не несут информацию об их свойствах. Поэтому и идентификационные, и классификационные методы чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.


22. Структура классификаторов ТЭСИ

Создание интегрированных систем обработки информации, реализованных на основании автоматизированных банков данных, предъявляет определенные требования к построению классификатора. В соответствии с этими требованиями структура классификатора, как правило, должна иметь блок кодов (блок идентификации) и блок дополнительных признаков объектов на естественном языке .

Блочное построение классификаторов удобно для использования их в АС при организации автоматизированных баз или банков данных. Так как структура массивов информации в банке данных тоже имеет блочный характер. При блочном построении классификаторов может войти в банк данных и по наименованиям объектов на естественном языке и по идентификационным кодам и по набору кодов признаков объектов. Блочное построение классификаторов удобно и при ведении классификаторов, т.к. наличие набора кодов признаков объекта позволяет решать поисковые задачи, возникающие в процессе ведения классификатора. Кроме того, в структуре классификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы.

Выбор структуры построения классификаторов определяются характером объектов классификации и типом задач, для решения которых предназначен классификатор.


+ ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ (Из Правил по стандартизации 2000 г.)

2.1. Классификация - разделение множества объектов на

подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми

методами классификации.

2.2. Объект классификации - элемент классифицируемого множества.

2.3. Признак классификации - свойство или характеристика объекта

классификации, по которому проводится классификация.

2.4. Классификационная группировка - подмножество объектов,

полученное в результате классификации.

2.5. Ступень классификации - этап классификации при иерархическом

методе классификации, результатом которого является совокупность

классификационных группировок.

2.6. Глубина классификации - число ступеней классификации.

2.7. Код: Знак (символ) или совокупность знаков (символов),

принятых для обозначения классификационной группировки или объекта

классификации.

2.8. Кодирование - присвоение кода классификационной группировке

или объекту классификации.

2.9. Алфавит кода - система знаков (символов), принятых для

образования кода.

2.10. Иерархический метод классификации - метод классификации,

при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные

подмножества.

2.11. Фасетный метод классификации - метод классификации, при

котором заданное множество объектов делится на подмножество

независимо, по различным признакам классификации.

2.12. Последовательный метод кодирования - метод кодирования, при

котором в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят

от результатов разбиения на предыдущих ступенях.

2.13. Параллельный метод кодирования - метод кодирования, при

котором признаки классификации кодируются независимо друг от друга

определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения.

2.14. Порядковый метод кодирования - метод кодирования, при

котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда.

2.15. Серийно - порядковый метод кодирования - метод кодирования,

при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с

закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами

классификации с одинаковыми признаками.

2.16. Классификатор технико - экономической и социальной

информации (классификатор) - нормативный документ, представляющий

систематизированный свод наименований и кодов классификационных

группировок и (или) объектов классификации.

2.17. Общероссийский классификатор (ОК) - классификатор, принятый

Госстандартом России и обязательный для применения при межотраслевом

обмене информацией.

2.18. Отраслевой (ведомственный) классификатор - классификатор,

принятый федеральным органом исполнительной власти (министерством,

ведомством), на который возложено выполнение определенных видов

экономической деятельности, и не подлежащий применению при

межотраслевом обмене информацией.

2.19. Классификатор организации - классификатор, принятый

организацией, предприятием или их группами, занимающимися аналогичными

видами экономической деятельности, применяемый только этими

хозяйствующими субъектами.

2.20. Международная классификация - классификация, принятая

международной организацией.

2.21. Ведение классификатора - поддержание классификатора в

достоверном состоянии и информационное обслуживание заинтересованных

юридических и физических лиц.

2.22. Гармонизация классификаторов - приведение данного

классификатора в соответствие с классификатором, выбранным в качестве

основы, установленными путями гармонизации.

2.23. Переходной ключ - таблица, устанавливающая соответствие

каждой группировке или объекту классификации одного классификатора

одной или нескольким группировкам или объектам классификации другого

классификатора.

2.24. Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с

использованием методов унификации документации совокупность

реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде

экономической деятельности задачами и расположенных в определенном

порядке на носителе информации.

2.25. Унифицированная система документации - созданная с

использованием методов унификации документации совокупность

взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым

требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в

общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые

(ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные

системы документации организаций.

2.26. Общероссийская унифицированная форма документа -

унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской

унифицированной системы документации и обязательная для применения на

всей территории Российской Федерации в определенном виде экономической

деятельности.

2.27. Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа

- унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой

(ведомственной) унифицированной системы документации и не

предназначенная для межотраслевого применения.

2.28. Унифицированная форма документа организации -

унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной

системы документации организации и обязательная для применения только

в данной организации (предприятии) или их группах, занимающихся

аналогичными видами экономической деятельности.