Отчет о прохождении преддипломной практики База практики: Место работы (должность): Сроки практики

Вид материала

Отчет

Содержание 1. Анализ и обследование предприятия 6 1. Анализ и обследование предприятия 2. Обоснование необходимости разработки информационной системы 2.1. Формирование требований к системе автоматизации 2.2. Обзор систем-аналогов и проведение сравнительного анализа Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow. 2.3. Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота Прозрачность бизнес-процессов Исключение несанкционированного доступа. Повышение исполнительской дисциплины Выполнение требований стандартов ISO-9000 Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Легкость внедрения инноваций и обучения. Развитие корпоративной культуры. Рост конкурентных преимуществ 3. Формирование технического задания 3.1. Назначение и цели внедрения системы 3.1.2. Цели внедрения системы 3.1.3. Выбор автоматизированнойсистемы 3.1.4. Состав и структура автоматизированной системы 3.2. Требования к автоматизированной системе 3.2.2. Требования к клиентской рабочей станции ... Полное содержание

Подобный материал:

• Отчет о прохождении преддипломной практики должен быть оформлен в отдельную папку, 76.71kb.
• Отчет о прохождении практике 5 Выводы, 179.31kb.
• Преддипломной практики, 997.9kb.
• Отчет о прохождении преддипломной практики Какуриной, 30.45kb.
• Программа преддипломной практики студентов по специальности 140306 "Электроника и автоматика, 129.32kb.
• Программа преддипломной практики для специальности 080507. 65 "Менеджмент организации", 178.18kb.
• Программа преддипломной практики для специальности 080507. 65 "Менеджмент организации", 125.78kb.
• Общие требования к оформлению преддипломной практики, 267.26kb.
• Отчет о прохождении практики (вид практики), 11.16kb.
• Отчет о прохождении преддипломной практики одо «Сити-Бриз», 943.26kb.

Негосударственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Волгоградский институт бизнеса

Экономический факультет


Кафедра информационных систем и технологий


ОТЧЕТ

о прохождении преддипломной практики


База практики:

Место работы (должность):

Сроки практики:


Выполнил: студент(ка)

гр. …

Коблов Александр Сергеевич

_________________

^{подпись}


Руководитель:

Ученая степень: _______

Ученое звание: ________

____________________

^Ф.И.О.

_________________

^{подпись}


Волгоград 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Современные условия деловой среды вынуждают компании искать конкурентные преимущества в неосязаемых активах, так как решения в этой сфере обладают особой уникальностью и практически не поддаются копированию со стороны конкурентов.

Среди различных видов неосязаемых активов можно выделить группу информационных систем, используемых для решения бизнес - задач компании. Информационные системы могут приносить как опосредованную, так и прямую прибыль. В том числе это касается и систем электронного документооборота.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

На рынке появляется все больше и больше крупных компаний с территориально распределенной структурой, при этом не все компании успевают перестроить устаревшую систему документооборота согласно современным требованиям деловой среды, что в значительной степени снижает конкурентоспособность компании. Поэтому для повышения эффективности управления возникает объективная необходимость внедрения современных систем электронного документооборота.

1. АНАЛИЗ И ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

НОУ ВПО «Волгоградский институт бизнеса», создан в 2003 году и представляет собой крупнейшее в регионе высшее учебное заведение с системой непрерывного многоуровнего бизнес образования по подготовке специалистов для различных секторов экономики и управления.

При Волгоградском институте бизнеса имеется средняя общеобразовательная школа «Бизнес гимназия» ставшая уже за первый год существования крупнейшей частной школой в Волгограде, благодаря уникальным условиям обучения и комфортной образовательной среде.

В структуру института входит колледж бизнеса, осуществляющий среднюю профессиональную подготовку по специальностям, востребованным на рынке труда.

Деятельность Института осуществляется по следующим направлениям:

• профессиональная многоуровневая подготовка по специальностям, востребованным на рынке труда;
  
• повышение квалификации и переподготовка персонала бизнес-структур;
  
• профессиональная диагностика, психологические тренинги;
  
• подбор кадров для бизнес-структур.
  

В структуру Института входят 3 факультета, Управление проектирования образовательного контента, Управление информатизации, Центр тестирования, Центр «Карьера», Центр мультимедийных технологий обучения, информационно-аналитический центр с электронной библиотекой. Институт имеет 9 представительств в районных центрах Волгоградской области: Суровикино, Ленинск, Фролово, Котельниково, Палласовка, Камышин, Новониколаевка, Урюпинск, Михайловка, технологические и профильные классы.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА НОУ «ВОЛГОГРАДСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА» на 17.12.2007





В институте используется следующий порядок организации управления документами и деловыми процессами в части документационного обеспечения и контроля.

Регистрация входящих (в т.ч. внутренних) и исходящих документов, приказов по основной деятельности и движению студенческого контингента, а также их рассылка осуществляется централизованно в общем отделе в здании по адресу ул. Южно - Украинская, д.2. (отв. за организацию работы М.Н. Пестова)

Регистрация приказов по административно - хозяйственной деятельности, а также их рассылка осуществляется централизованно в приемной ректора (отв. за организацию Е.Ю. Кучинская).

Организацию исполнения документов, текущий и предварительный контроль организует руководство ВИБ в соответствии с распределением обязанностей по курированию структурных подразделений, руководители соответствующих структурных подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства в данных структурных подразделениях.

Общая организация контрольных процедур в масштабах ВИБ (итоговый контроль исполнения, аналитический контроль) реализуется по поручению ректора ВИБ управлением делами.


Примерная процедура работы с входящими документами следующая:

1. Поступление, разбор и регистрация в журнале регистрации входящих документов общим отделом входящей почты - первый день поступления почты (до 12ч.00м.).

2. Доклад общим отделом руководству ВИБ в соответствии с распределением обязанностей - первый день поступления почты (до 16ч.00м.).

3. Доведение документов до руководителей структурных подразделений или ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - второй день поступления почты (до 16ч.30м.).

4. Организация исполнения со стороны руководителей структурных подразделений – третий день поступления почты.

Примечание: реализация п.п. 1-4 данной процедуры в части документов, требующих срочного и немедленного исполнения, осуществляется в соответствии с необходимостью, но не позднее одного дня с момента поступления таких документов с приложением максимальных усилий всех заинтересованных лиц.

5. Обеспечение исполнения - в соответствии с установленным контрольным сроком исполнения, но не позднее 30 календарных дней.

6. Снятие с контроля сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении исполненного документа в общем отделе с внесением соответствующей записи сотрудником общего отдела - не позднее одного рабочего дня после наступления срока исполнения документа.

7. Реализация текущего контроля - постоянно.

8. Доклады ректору ВИБ управляющим делами о своевременности, полноте и качестве исполнения документов - еженедельно на ректорате, по итогам месяца - на ректорате в понедельник первой недели, следующей за отчетным месяцем (данные приводятся как за отчетный период, так и с нарастающим итогом).

Таким образом, можно сделать вывод о целесообразности автоматизации процесса документооборота. Это обеспечит контроль должного исполнения заданий, сокращение временных затрат на перемещение документов, позволит четко распределить права доступа к документам и даст возможность формировать подробные отчеты.

2. Обоснование необходимости разработки информационной системы

2.1. Формирование требований к системе автоматизации

Автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) предназначена для ведения электронного документооборота и управления взаимодействием, нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников НОУ ВИБ в разных областях совместной деятельности. Система АСЭД соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Система обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, подготовка и проведение совещаний и других процессов взаимодействия.

Основные требования предъявляемые к системе документооборота:

Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пятьсот пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым, обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

Модульность - вполне возможно, что может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

2.2. Обзор систем-аналогов и проведение сравнительного анализа

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данной глава проводится анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:

Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 1). Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, Directum, DocsVision и LanDocs.

Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).

Пояснения к таблицам: “+“ - возможность имеется, “-“ - возможности нет, “+/-“ - опционально или внешним ПО, “-/+“ – неполная функциональность возможности.


Таблица 1 - Основные возможности систем электронного документооборота



Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 2 - Стоимость сервера и лизенций



Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот, Directum и DocsVision. Заказчикам других систем  предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3).

Таблица 3 - Доступный инструментарий для настройки системы



По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Таблица 4 - Опыт внедрения систем



Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы.  Как видно из таблицы 5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Таблица 5 - Дополнительные возможности работы с системой



Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 6). Из таблицы 6 следует, что  системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 6 – Надёжность и безопасность




Выводы.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением является система Directum, которая  также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании Directum, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, DocVision и Optima-Workflow.

2.3. Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота

Внедрение документооборота – это не просто "дань моде". Это – осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов.

Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

Исключение несанкционированного доступа.

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Повышение исполнительской дисциплины.

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

Выполнение требований стандартов ISO-9000.

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
  
• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
  
• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
  

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.

Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

Легкость внедрения инноваций и обучения.

Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

• быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;
  
• легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
  

С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

Развитие корпоративной культуры.

Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ.

Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Для получения перечисленных преимуществ важно сделать правильный выбор системы электронного документооборота. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, в той или иной степени решающих поставленные задачи. Но чтобы сделать оптимальный выбор для внедрения документооборота, целесообразно опираться на материалы из независимых источников информации.

Однако выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

3. Формирование технического задания

3.1. Назначение и цели внедрения системы

3.1.1. Назначение системы

Автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) предназначена для ведения электронного документооборота и управления взаимодействием, нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников НОУ ВИБ в разных областях совместной деятельности. Система АСЭД соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Система обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, подготовка и проведение совещаний и других процессов взаимодействия.

3.1.2. Цели внедрения системы

Автоматизированная система электронного документооборота внедряется с целью решения следующих задач:

• создание и хранение различных неструктурированных документов;
  
• поддержка версий документов;
  
• структурирование документов по папкам;
  
• назначение прав доступа на документы;
  
• история работы с документами;
  
• полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
  
• поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла;
  
• выдача электронных заданий и контроль их исполнением;
  
• взаимодействие сотрудников;
  
• поддержка свободных и жестких маршрутов.
  

3.1.3. Выбор автоматизированнойсистемы

В качестве системы электронного документооборота была выбрана система DIRECTUM.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

3.1.4. Состав и структура автоматизированной системы

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Система DIRECTUM, построенная с помощью предметно-ориентированного инструмента IS-Builder, имеет много-уровневую архитектуру. Архитектура выступает гарантом доступности, надежности и безопасности системы, что позволяет системе DIRECTUM охватить всех компьютеризованных сотрудников и повысить эффективность работы организации в целом (Рисунок 1).



Рисунок 1 – Структура автоматизированной системы DIRECTUM


Основными функциональными элементами архитектуры являются перечисленные ниже модули.

СУБД – хранилище данных и метаданных системы. Одним из важных компонентов системы, хранящихся в СУБД, является прикладная разработка DIRECTUM, которая определяет функциональность предметных модулей системы, заказных, а также разработанных партнерами DIRECTUM решений.

Управляющие службы DIRECTUM – службы, обеспечивающие управление системой. Например, служба workflow управляет работой задач DIRECTUM, а Storage Services отвечает за файловые хранилища документов. Все управляющие службы могут быть установлены как на один компьютер, так и на различные – в целях распределения нагрузки.

IS-Builder Runtime Environment – реализует интерфейс служб и пользовательских приложений (в том числе сторонней разработки) для доступа к системе. В частности, сервер веб-доступа DIRECTUM, реализованный на платформе ASP.NET, использует IS-Builder Runtime Environment для реализации всех функций системы, которые становятся доступны пользователям через веб-браузер.

Клиенты системы DIRECTUM – приложения для конечных пользователей, инструментарий разработки, утилиты администрирования системы. Клиентом может быть как Windows-приложение, использующее для доступа к системе IS-Builder Runtime Environment, так и веб-браузер.

Файловые хранилища – архивы больших или редко используемых документов, которые эффективнее держать за пределами СУБД; управляются собственными службами.

Архитектура системы DIRECTUM, являясь частью информационной инфраструктуры организации, демонстрирует характеристики, важные для любой корпоративной системы.

Открытость. Основа системы DIRECTUM – платформа IS-Builder – поддерживает технологии Microsoft COM и .NET. Она содержит готовые инструменты интеграции с корпоративными приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов. Корпоративные стандарты и открытая структура данных позволяют легко интегрировать DIRECTUM в информационную инфраструктуру организации.

Расширяемость. Как правило, в каждой организации выдвигают уникальные требования к построению электронного документооборота и решению задач взаимодействия. Объектная модель и предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяют создавать собственные и изменять существующие объекты для решения специфичных задач. Поскольку ядром системы является COM-сервер, управляющие функции системы можно использовать в любых сторонних приложениях.

Масштабируемость. Выделение нескольких уровней архитектуры позволяет повышать производительностью системы не только посредством наращивания мощности аппаратных средств, но и распределением служб по различным серверам. Уникальный механизм репликации IS-Builder позволяет построить территориально-распределенную систему, минимизируя как требования к пропускной способности каналов связи за счет объема передаваемых данных между серверами, так и технические требования к вторичным серверам. Выделение как SQL-серверных, так и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на сервера организации при доступе к документам.

Надежность. Архитектура DIRECTUM поддерживает транзакционную модель, которая гарантирует целостность данных системы на протяжении всех стадий их жизненного цикла. Управляемые SQL- и файловые хранилища документов позволяют организовать надежное хранение документов.

Безопасность. Для каждого объекта системы может быть задано, какие пользователи или группы имеют право выполнять с ним определенные действия. Конфиденциальные электронные документы и задачи могут быть зашифрованы непосредственно в системе любым CryptoAPI-совместимым криптопровайдером (в том числе сертифицированным ФСБ), что гарантирует защиту даже от лиц, имеющих неограниченный доступ к данным. Протоколирование всех действий пользователя позволит восстановить историю работы с объектами системы в случае нарушения режима безопасности. Обеспечивается высокая защита от несанкционированного доступа хранилищ документов всех типов.

Таким образом, архитектура системы DIRECTUM разработана с учетом максимального использования всех преимуществ современных технологий, платформ и предметно-ориентированного подхода к построению информационных систем управления.

3.2. Требования к автоматизированной системе

3.2.1. Требования к серверу

Перед началом установки и настройки АСЭД на базе программного продукта (ПП) «DIRECTUM» необходимо, чтобы сервер удовлетворял необходимым системным требованиям.

В качестве сервера для работы необходим IBM-совместимый компьютер со следующей конфигурацией:

• процессор не ниже Xeon 3GHz;
  
• объем ОЗУ 2 – 4 Гбайт;
  
• жесткий диск объемом не менее 20 Гбайт. Рекомендуется использование SCSI-дисков, для обеспечения устойчивости системы к сбоям дисков рекомендуется увеличение количества дисков и использование RAID-контроллера (RAID-1+0);
  
• системное ПО: Windows 2000 Advanced Server или Windows Server 2003 Enterprise Edition; SQL Server 2000/2005 4 Enterprise Edition.
  

3.2.2. Требования к клиентской рабочей станции

К клиентскому рабочему месту не предъявляется специальных технических требований:

• процессор не менее Celeron 800 MHz;
  
• объем ОЗУ 256 Мбайт и выше;
  
• не менее 150 Mb свободного места на жестком диске;
  
• струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);
  
• системное ПО: Microsoft Windows 2000/XP Professional, Microsoft Office 2000/XP/2003, приложения для работы с документами, хранящимися в DIRECTUM.
  

Для работы с системой через Internet требуется только Internet Explorer 5.0 и выше.

3.3. Состав и содержание работ по внедрению системы

3.3.1. Установка программного обеспечения

Развертывание и настройка серверной части ПО:

• установка серверной части Microsoft SQL Server;
  
• установка серверной части системы DIRECTUM;
  
• установка сервисных служб системы DIRECTUM.
  

Развертывание и настройка клиентской части ПО:

• установка клиентской части Microsoft SQL Server;
  
• установка клиентской части системы DIRECTUM.
  

Установка серверной части системы DIRECTUM.

Установку серверной части необходимо производить на компьютере, исполняющем роль сервера базы данных. Сервером базы данных является компьютер, на котором установлена серверная часть Microsoft© SQL Server.

На этом этапе необходимо задать следующие параметры:

• имя SQL-сервера, на который осуществляется установка серверной части системы DIRECTUM;
  
• имя Базы данных;
  
• путь к файлу данных БД и журналу транзакций;
  
• задать пароль Администратора.
  

Установка сервисных служб системы DIRECTUM.

В состав системы DIRECTUM входят три службы Windows 2000/XP/2003, называемые сервисными службами DIRECTUM:

• сервер сеансов – служба «IS-Builder Session Server», осуществляющая мониторинг подключений к системе и управление блокировками объектов;
  
• СЛУЖБА WORKFLOW – служба «IS-Builder Workflow Processing», обеспечивающая обработку маршрутов задач;
  
• служба файловых хранилищ – служба «IS-Builder File Storage Service», управляющая доступом к файлам хранилищ текстов документов системы DIRECTUM.
  

Сервер сеансов и служба Workflow устанавливаются на один из серверов во время установки системы. Информация об имени компьютера, на котором они установлены, хранится в установках системы SessionServerName и WorkflowServiceName и доступна для просмотра в окне «О программе» (пункт главного меню любой компоненты Справка/О программе).

Служба файловых хранилищ устанавливается на все компьютеры, на которых размещаются хранилища текстов документов.

На этом этапе необходимо задать следующие параметры:

• имя SQL-сервера, на который осуществляется установка серверной части системы DIRECTUM;
  
• имя Базы данных;
  
• наименование организации;
  
• указать «Путь к папке лог-файлов»;
  
• указать путь к папке хранения резервных копий;
  
• указать номера портов сервера сеансов и службы Workflow.
  

Установка клиентской части системы DIRECTUM.

Установка клиентской части системы DIRECTUM необходимо произвести на компьютеры пользователей, которые будут работать с системой.

На этом этапе необходимо задать следующие параметры:

• имя SQL-сервера, на который осуществляется установка серверной части системы DIRECTUM;
  
• имя Базы данных;
  
• указать «Путь к папке лог - файлов».
  

3.3.2. Настройка системы

Настройка системы предполагает выполнение следующих действий:

• заведение пользователей в систему;
  
• выделение ролей/групп пользователей;
  
• настройка прав доступа по ролям/группам на компоненты;
  
• настройка прав пользователей на доступ к типам справочников;
  
• настройка замещения пользователей;
  
• редактирование справочников приложения-редакторы;
  
• настройка ключевых справочников системы: Подразделения, Работники, Организации, Персоны, Группы документов, Журнал регистрации, Номенклатура дел и т.д.
  

3.3.3. Изучение и анализ документооборота

Изучение и анализ документооборота предполагает выполнение следующих действий:

• определение структуры папок, с целью настройки проводника системы;
  
• назначение папок по видам электронных документов, для распределения электронных документов по структуре папок;
  
• назначение ответственных за папку, в целях настройки прав доступа на общие папки;
  
• определение круга пользователей, имеющих права на доступ к необходимым справочникам, для настройки профиля пользователя в части прав на использование механизма workflow;
  
• определение форматов номеров электронных документов, для настройки форматов электронных документов в журналах регистрации;
  
• выявление мест регистрации документов, с целью заполнения справочника мест регистрации электронных документов;
  
• выявление видов электронных документов, с целью заполнения справочников по ведению журналов регистрации и номенклатуры дел.
  
• заполнение шаблонов типовых документов;
  
• выявление и разработка типовых маршрутов движения документов.
  

Заключение

Список литературы

1. Балдин, К. В. Информационные системы в экономике [Текст] : учебное пособие для вузов / К. В. Балдин, В. Б. Уткин. – М. : Дашков и К., 2005. – 288 с.
   
2. Банк, В. Р. Информационные системы в экономике [Текст] : учебное пособие для вузов / В. Р. Банк, В. С. Зверев. – М. : Экономистъ, 2005. – 477 с.
   
3. Давыдова, Л. А. Информационные системы в экономике в вопросах и ответах [Текст] : учебное пособие / Л. А. Давыдова. – М. : Проспект, 2004. – 180 с.
   
4. Ефимов, Е. Н. Информационные системы в экономике [Текст] : учебное пособие для заочной и дистанционной форм обучения / Е. Н. Ефимов, С. М. Патрушина, Л. Ф. Панферова. – М. : МАРТ, 2004. – 120 с.
   
5. Романов, В. П. Интеллектуальные информационные системы в экономике [Текст] : учебное пособие / под ред. В. П. Романов, Н. П. Тихомирова. – М. : Экзамен, 2003. – 496 с.
   
6. Романов, А. Н. Советующие информационные системы в экономике [Текст] : учебное пособие для студентов вузов экономических специальностей / А. Н. Романов, Б. Е. Одинцов. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 487 с.
   
7. Семенов, Н. И. Автоматизированные информационные технологии в экономике [Текст] : учебник для экономических специальностей Вузов / Н. И. Семенов, И. Т. Трубилин. – М. : ЮНИТИ, 1999. – 279 с.
   
8. Уткин, В. Б. Информационные системы и технологии в экономике [Текст]: учебное пособие / В. Б. Уткин, К. В. Балдин. – М. : ЮНИТИ, 2003. – 305 с.
   
9. Филиппов, М. В. Вычислительные машины, компьютерные сети и системы телекоммуникаций [Текст] : учебное пособие / М. В. Филиппов – Волгоград : Изд-во ВФ МУПК, 2002. – 172 с.
   
10. Филиппов, М. В. Информатика. Краткий курс [Текст] : учебное пособие / М. В. Филиппов. – Волгоград : Изд-во ВФ МУПК, 2001. – 172 с.
    
11. Филиппов, М. В. Информационные системы в экономике [Текст] : практикум. Часть 1 / М. В. Филиппов. – Волгоград : Изд-во ВКБ, 2007. – 159 с.
    
12. Филиппов, М. В. Информационные системы в экономике [Текст] : учебное пособие / М. В. Филиппов. – Волгоград : Изд-во ВКБ, 2006.
    
13. Черенков, А. П. Информационные системы для экономистов [Текст] : учебное пособие / А. П. Черенков. – М. : Экзамен, 2004. – 192 с.