Основные правила

Вид материала

Документы

Содержание Согласованно согласованно Форма акта об обнаружении документов Архивная справка Карточка пользователя Форма карточки пользователя Форма журнала регистрации выданных копий Журнал регистрации посещений пользователями Форма титульного листа журнала регистрации посещений Форма журнала регистрации посещений Форма годового плана работы архива Карточка учета работы с организацией Название, дата и № документа Фамилия, имя, отчество, № телефона 2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и плановых документов

Подобный материал:

• I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
• Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
• Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
• Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
• Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
• В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
• Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
• | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
• | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
• Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.

Итого обнаружено неисправимо поврежденных______________________________ед.хр.

(цифрами и прописью)


Перечисленные ед.хр. подлежат списанию ввиду:_______________________________________

_________________________________________________________________________________


Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка

(лица ответственного за архив) подписи


Дата


СОГЛАСОВАННО СОГЛАСОВАННО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от___________№__________________ от_________№_____________________


Изменения в учетные документы архива внесены.


Наименование должности работника

внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38 к п. 6.4.1.3


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

описания документов личного подписи

происхождения Дата


Фонд №____________________________________________________________________________________________

(название фонда)

По состоянию на____________________в фонде №_______________________________________________________

(дата начала работы)


по учетным данным числилось_______________________описей,___________________________________________

временных дел (единиц хранения),__________________________________________________________документов.

В процессе описания сформировано________________________________________________дел (единиц хранения),

выделено не подлежащих хранению__________________________________________________документов (листов),

_____________дел; возвращены владельцу_____________документов(листов),_____________дел (ед. хранения).

Вновь составлена опись №_________________на__________________дел.

По состоянию на _________________________в фонде №_________________________________________________

(дата начала работы)

числится______________описей,_________________дел (единиц хранения) за________годы.

Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________

(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)

в объемах_______________________________________________________________________

(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат:______________________________________________

(предисловия,оглавления,указатели)


Работу выполнили___________________________ Подписи Расшифровка подписи

(наименование должности)

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол №______________от__________________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол №______________от__________________


Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве_________дел(документов) на _____л.


Подписи владельца архива Расшифровка подписи

Дата


Председатель ЦЭК (ЭК) организации

подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта описания документов личного происхождения.

Приложение 39к п. 6.4.1.3


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

об образовании объединенного подписи

архивного фонда Дата


Фонды в составе__________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)

_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)

_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)

_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)


по состоянию на ____________________в фонде №____________по учетным данным числилось_______________.

(дата начала работ)

В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд___________________________________

(название)

в составе________________________ед.хр.,внесенных в___________________________________описи

(количество) (количество)

По состоянию на______________________в объединенном архивном фонде №________числится_______описей,

(дата завершения работ)

__________дел (ед.хранения) за _________годы.

Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________

(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат_____________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили________________________ Подписи Расшифровка подписей

(наименование должностей)

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол №___________________от____________________


Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол №__________________от____________________


Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи

архива (лица, ответственного за архив)

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве___________дел (документов) на ___л.

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи

Подпись


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта об образовании объединенного архивного фонда

Приложение 40 к п. 6.4.1.3


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

о технических ошибках в подписи

учетных документах Дата

Фонд №______________


Название фонда_____________________________________________________________

В ходе выполнения_____________________________________________________обнаружены технические ошибки в записях ______________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на _____________ед.хр.

(цифрами,прописью)

Примечания:


Должность Подпись Расшифровка подписи


Дата


Изменение внесены в учетные документы.


Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Приложение 41 к п. 6.4.1.


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

об необнаружении документов (не относящихся к подписи

данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) Дата


В ходе______________________________________________________________________

(вид работ)

обнаружено________________________________________________________________________

(в фонде, хранилище, рабочем помещении)

№ п/п	Заголовок ед.хр.	Шифр (если есть)	К какому фонду относится	Примечания
1	2	3	4	5

Итого обнаружено______________________________________________________документов.

(цифрами и прописью)


Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата


Изменения внесены в учетные документы.


Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта об обнаружении документов

Приложение 42 к п.8.2.2


Наименование организации Петрову Б.И.

ул.Жуковского,

105/2, кв.5,

г.Новосибирск, 630082

АРХИВНАЯ СПРАВКА

31.06.99 № 04-5/173

Москва

На № 310 от 25.06.99


В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебпродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.


Основание: ф.50, оп.2, д.3, лл.105-106


Справка выдана для предоставления по месту работы.


Наименование должности руководителя

организации

(структурного подразделения, в состав которого

входит архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата


Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата


Гербовая печать организации


Формат А4 (210*297 мм) или А5 (148*210 мм)


Форма архивной справки (образец)

Приложение 43 к п.8.3.4


Наименование организации


КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ


Фамилия__________________________________________________________________________


Имя_________________________________Отчество______________________________________


Место работы (учебы) и должность____________________________________________________


Организация, направившая пользователя, ее адрес_______________________________________


Образование_______________________________________________________________________


Ученая степень, звание______________________________________________________________


Тема и хронологические рамки исследования___________________________________________


Место жительства___________________________________________________________________


Телефоны:_________________(домашний);________________________(служебный)


Серия и № документа, удостоверяющего личность_______________________________________


С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.


Дата___________________ Подпись______________________


Формат А4 (210*297 мм)


Форма карточки пользователя

Приложение 44 к п. 8.6


Наименование организации


Журнал

регистрации выданных копий, выписок,

справок, тематических материалов

№ п/п	Автор запроса, исх. №, дата, адрес, телефон	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А4 (210*297 мм)


Форма журнала регистрации выданных копий,

выписок, справок, тематических материалов

Приложение 45 к п. 8.6


Наименование организации


ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ

ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА


Начат __________________


Окончен _________________


Формат А4 (210*297 мм)


Форма титульного листа журнала регистрации посещений

пользователями читального зала

Продолжение приложения 45

№ п/п	Дата посещения	Кол-во выданных ед.хр. и описей	Фамилия, инициалы пользователя10 (разборчиво)
1	2	3	4

Итого в _______________________году количество посещений читального зала пользователями составило_________________________________________________________________________

(цифрами и прописью)


Наименование должности сотрудника

архива Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма журнала регистрации посещений

пользователями читального зала

¹⁰Графа заполняется пользователем

Приложение 46 к п. 10.2.1


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации¹¹


Подпись Расшифровка

подписи

Дата


ПЛАН.


работы_________________________на 20____год

(наименование архива)

№ п/п	Название раздела и наименования вида работы	Единица измерения	Объем работ	Бюджет рабочего времени	Срок использования	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма годового плана работы архива

¹¹ Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением.

Приложение 47 к п. 10.3.1


КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ


1.Общие сведения об организации


Наименование организации и

ее непосредственная подчиненность__________________________________________________

Адрес организации_________________________________________________________________

Название архива___________________________________________________________________

Адрес архива______________________________________________________________________

Название, дата и № документа

Об образовании организации________________________________________________________

О реорганизации организации_______________________________________________________

О ликвидации организации__________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество, № телефона

Руководителя организации__________________________________________________________

Начальника управления делами

(Управляющего делами,

начальника общего или 1-го отдела)__________________________________________________

Начальника канцелярии____________________________________________________________

Руководителя архива или лица, ответственного за архив_________________________________


2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и плановых документов

Положения об архиве_______________________________________________________________

Инструкции по ведению делопроизводства_____________________________________________

Номенклатуры дел организации_______________________________________________________

Плана-графика передачи дел в архив___________________________________________________

Положения о ЦЭК (ЭК) организации___________________________________________________


Формат А4 (210*297 мм)