О типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан
| Вид материала | Документы |
- О типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях, 693.52kb.
- 1 Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных, 4054.47kb.
- Схема расположения реквизитов документа Примечание, 474.2kb.
- Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях, 1117.22kb.
- Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях, 1120.9kb.
- Вопросы Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан, 829.83kb.
- Базы Данных: Конституционный строй и основы государственного управления Опубликовано:, 441.01kb.
- Трудовой кодекс республики казахстан, 2207.23kb.
- Трудовой кодекс республики казахстан, 2919.28kb.
- Председателя Агентства Республики Казахстан по управлению земельными ресурсами, 706.75kb.
в документационной службе организации
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Документы с пометой на конверте "Лично".
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 10
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Регистрационно-контрольная карточка
-------------------------------------------------------------------
Номер документа ! Дата документа !Дата поступления! Входящий номер
-------------------------------------------------------------------
Автор документа (корреспондент) !Отметка о направлении в дело
-------------------------------------------------------------------
Вид документа
Заголовок документа или краткое содержание документа
Количество листов
Отметка о наличии приложений к документу
-------------------------------------------------------------------
Резолюция !Срок исполнения !Расписка (отметка) о получе-
!Исполнитель !нии, дата
-------------------------------------------------------------------
Отметка о контроле
-------------------------------------------------------------------
Лицевая сторона
-------------------------------------------------------------------
Отметка об исполнении, продлении срока исполнения
-------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
Формат А5 (148Х210)
Примечания к приложению 10.
1. В реквизите "Автор документа (корреспондент)":
1) для входящего документа вносится наименование организации-автора (наименования организаций-авторов) входящего документа, если входящий документ является обращением гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества автора обращения с указанием адреса и иных необходимых сведений;
2) для исходящего документа вносятся наименование организации-адресата (наименования организаций или обобщенное наименование однородных организаций);
3) если исходящий документ является ответом на обращение гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества гражданина с указанием адреса и иных необходимых сведений;
4) для внутренних документов вносят наименование структурного подразделения (должность и фамилию работника) организации-автора внутреннего документа.
2. Реквизит "Вид документа" заполняется в соответствии с видом регистрируемого документа, при регистрации писем данный реквизит не заполняется.
3. В реквизите "Дата документа" проставляется дата, зафиксированная на документе автором (авторами) документа.
4. В реквизит "Номер документа" вносится регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором (организациями-авторами).
5. В реквизит "Дата поступления" вносится дата поступления документа в организацию.
6. В реквизит "Входящий номер" вносится номер, присвоенный организацией-получателем документа. После исполнения документа проставляется номер дела по номенклатуре дел организации и другие отметки по усмотрению организации.
7. В реквизит "Заголовок документа или краткое содержание" переносится заголовок документа, при отсутствии заголовка - краткое содержание документа.
8. В реквизит "Количество листов" вносится общее количество листов документа и сопроводительного письма к нему.
9. В реквизит "Отметка о наличии приложений" проставляется количество приложений и общее количество листов приложений.
10. В реквизит "Резолюция" полностью переносится текст резолюции руководителя организации.
11. В реквизит "Расписка (отметка) о получении, дата" вносятся подпись, расшифровка подписи исполнителя (подписи, расшифровки подписей исполнителей), дата передачи документа на исполнение.
12. В реквизит "Срок исполнения" проставляется дата исполнения. При регистрации исходящего инициативного документа вносится дата ожидаемого ответа.
13. В реквизит "Отметка об исполнении, продлении срока исполнения" вносятся запись о решении вопроса, дата и регистрационный номер ответного документа. В случае продления срока исполнения документа вносится новая дата исполнения.
14. В реквизит "Отметка о направлении в дело" вносится индекс дела по номенклатуре дел организации.
15. В реквизит "Отметка о контроле" вносится отметка о контроле сроков исполнения документа, даты проверок, причины задержки исполнения.
16. Порядок рационального расположения указанных и дополнительных реквизитов в регистрационно-контрольной карточке определяется организацией.
Приложение 11
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Журнал регистрации входящих документов
-------------------------------------------------------------------
Дата пос-!Корреспондент,!Заголовок или!Резолюция или !Отметка об
тупления !дата и индекс !краткое со- !кому направлен!исполнении
и индекс !входящего до- !держание вхо-!документ на !документа
документа!кумента !дящего доку- !исполнение !
! !мента ! !
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5
-------------------------------------------------------------------
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
-------------------------------------------------------------------
Дата и индекс исходя-!Коррес-!Заголовок или крат-! Отметка об
щего (внутреннего) !пондент!кое содержание ! исполнении
документа ! !документа ! документа
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4
-------------------------------------------------------------------
Приложение 12
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Сведения
об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на ___________________
(число, месяц, год)
-------------------------------------------------------------------
NN !Наименова-! Документы на ! Из них документы
п/п!ния струк-! контроле !
!турных !--------------!-------------------------------------
!подразде- !все-!поступило!испол-!находящие-!с продлен-!просро-
!лений !го !в преды- !ненные!ся на ис- !ным сроком!ченные
! ! !дущем ! !полнении !исполнения!
! ! !месяце ! ! ! !
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7 ! 8
-------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя Расшифровка
документационной службы _____________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание к приложению 12.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 13
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Сведения
об исполнении обращений граждан
по состоянию на ___________________
(число, месяц, год)
-------------------------------------------------------------------
NN !Наименования !Находится на исполнении! Из них
п/п! структурных !-------------------------------------------------
!подразделений!все-!поступило за пре- !исполняют-! просрочены
! !го !дыдущий месяц !ся в срок !--------------
! ! ! ! !все-!срок
! ! ! ! !го !продлен
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7
-------------------------------------------------------------------
Всего:
-------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя Расшифровка
документационной службы _______________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 14
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Официальное наименование Утверждаю
вышестоящего государственного
органа Наименование должности
Официальное наименование руководителя организации
организации _______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Номенклатура дел на ______ год
N ___
Место разработки
-------------------------------------------------------------------
Индекс!Заголовок дела!Количество дел !Срок хранения дела (то-!При-
дела !(тома, части) !(томов, частей)!ма, части) и номер !меча-
! ! !статьи по перечню !ние
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5
-------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя ________________ Расшифровка
документационной службы (личная подпись) подписи
Дата
Виза руководителя ведомственного архива
Согласована Одобрена
протоколом ЭПК государственного протоколом ЦЭК (ЭК)
архивного учреждения организации
(дата и номер протокола) (дата и номер протокола)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году
-------------------------------------------------------------------
По срокам хранения ! Всего ! В том числе
! !-----------------------------
! !переходящих !с отметкой "ЭПК"
-------------------------------------------------------------------
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вклю-
чительно)
Итого
-------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя Расшифровка
документационной службы ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности работника, Расшифровка
передавшего сведения ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 15
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
(см. бумажный вариант)
Приложение 16
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Внутренняя опись
документов дела N ___
-------------------------------------------------------------------
NN ! Номер документа ! Дата ! Заголовок ! Номер листов !Приме-
п/п! ! документа ! документа ! дела !чание
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6
-------------------------------------------------------------------
Итого ________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 17
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Лист-заверитель дела
Фонд N _____ Опись N ________ Дело N _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист(ов), в том
числе:
литерные NN листов ________________________________________________
пропущенные NN листов _____________________________________________
пронумерованные чистые листы_______________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации _________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
-------------------------------------------------------------------
Особенности формирования, оформления, физического ! NN листов
состояния и учета документов дела !
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2
-------------------------------------------------------------------
1. Брошюры и другие печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая
документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Склеенные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст
-------------------------------------------------------------------
Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Примечания к приложению 17.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Приложение 18
к Типовым правилам документирования
и управления документацией
в государственных организациях
Республики Казахстан
Форма описи дел
структурного подразделения организации
Официальное наименование Утверждаю
организации
Официальное наименование Наименование должности руководи-
структурного подразделения теля структурного подразделения
________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Опись N ______________
-------------------------------------------------------------------
NN !Индекс!Заголовок дела!Даты де- !Срок хране-! Количество !При-
п/п! дела !(тома, части) !ла (тома,!ния дела !листов в деле!меча-
! ! !части) !(тома, час-!(томе, части)!ние
! ! ! !ти) ! !
-------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7
-------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено __________________ дел с N __ по N __, в том
(цифрами и прописью)
числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Руководитель документационной Расшифровка
службы организации ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Руководитель ведомственного Расшифровка
архива организации ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Примечание к приложению 18.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.