Приказ Министерства обороны Республики Беларусь 8 апреля 2002 г. №8 об утверждении инструкции по делопроизводству в вооруженных силах республики беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., №51, 8/8035)

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8

Глава 25

Карточка учета боевого знамени воинской части

285. Во всех воинских частях, которым вручено Боевое Знамя воинской части, ведется карточка учета Боевого Знамени воинской части (форма 23 согласно приложению 1).

286. Карточка учета Боевого Знамени воинской части составляется в двух экземплярах по вручении Боевого Знамени. Один экземпляр карточки представляется в Генеральный штаб Вооруженных Сил, второй - хранится в разделе VIII исторического формуляра.

287. Карточка учета Боевого Знамени воинской части подписывается командиром и начальником штаба воинской части, заверяется печатью с изображением Государственного Герба Республики Беларусь, хранится и пересылается как секретный служебный документ. Если должность начальника штаба в штате воинской части не предусмотрена, то карточку учета Боевого Знамени воинской части подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

Глава 26

Прием и передача текстов служебных документов

с использованием средств факсимильной связи

288. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов несекретных служебных документов. Передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

289. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 (210х297), не должен превышать 5 листов.

290. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается командиром (начальником) воинской части в пределах его полномочий.

291. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы докладывается лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены командиром (начальником) воинской части на лиц, привлекаемых к дежурству.

292. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах по форме 24 согласно приложению 1. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

293. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и командира (начальника) воинской части.

Глава 27

Справки, выдаваемые воинской частью

294. Военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы, лицам гражданского персонала, а также членам их семей воинскими частями выдаются следующие справки личного характера, когда они необходимы для представления в соответствующие государственные органы и иные организации:

справка о нахождении в рядах Вооруженных Сил Республики Беларусь военнослужащих, являющихся детьми многодетных матерей по форме 25 согласно приложению 1, для назначения и выплаты установленным порядком пособий женщинам, многодетным и одиноким матерям. Выдается один раз в год;

справка на право получения военнослужащими и их семьями льгот, предусмотренных законодательством по форме 26 согласно приложению 1. Выдается по запросу.

В случае досрочного увольнения в запас военнослужащего, которому выдана справка на право получения льгот, командир воинской части высылает об этом извещение районному (городскому) военному комиссару по месту жительства военнослужащего или его семьи;

справка-разрешение по форме 27 согласно приложению 1 военнослужащим, получившим в установленном порядке разрешение обучаться в заочных и вечерних гражданских высших и средних специальных заведениях. Выдается для представления в соответствующее учебное заведение.

295. Военнослужащим, членам их семей, лицам гражданского персонала Вооруженных Сил могут выдаваться справки по формам 28-39 согласно приложению 1, предназначенные для различных целей, а также другие справки, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и правовыми актами Министерства обороны Республики Беларусь.

296. В справке обязательно указывается, для какой цели она выдана. Выдаваемые справки подписываются командиром воинской части или другими должностными лицами, которым предоставлено право подписи служебных документов, и скрепляются в воинских частях и организациях, имеющих условные наименования, гербовой мастичной печатью с условным наименованием, а в воинских частях и организациях, не имеющих условных наименований, - гербовой мастичной печатью с действительным наименованием.

297. При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские организации не указывается, кроме того, место дислокации воинской части в угловом штампе.

298. При выдаче офицерам справок-разрешений на обучение в заочных и вечерних гражданских высших специальных учебных заведениях, подпись должностного лица заверяется печатью соответствующего кадрового органа.

299. В структурных подразделениях Министерства обороны справки военнослужащим, лицам гражданского персонала для представления в различные организации выдаются на бланках с угловым штампом: "Министерство обороны Республики Беларусь" или "Генеральный штаб Вооруженных Сил Республики Беларусь"

В графе о постоянном месте работы для лиц гражданского персонала центрального аппарата указывается - "Министерство обороны". Вместо действительного наименования должностей, занимаемых лицами гражданского персонала, указываются: "рабочий", "инженер", "служащий".

При выдаче таких справок в подписях должностных лиц действительные наименования (спецификации) структурных подразделений Министерства обороны и воинские звания не указываются, а оформление справок производится печатями "Для справок и документов", которые изготовляются с такими же наименованиями, как и на бланках с угловыми штампами.

300. Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь ставится на документах, требующих удостоверения их юридической силы (предписания, командировочные удостоверения, отпускные билеты, увольнительные записки, характеристики и аттестации), а также во всех случаях засвидетельствования служебных документов по расходованию денежных средств и материальных ценностей, материально-техническому обеспечению и других документов, требующих особого удостоверения их подлинности (доверенности, завещания, копии служебных документов, акты списания материальных средств, технического состояния, проверок, передачи дел и должности, путевые листы, пропуска на право выезда автомобиля за пределы Республики Беларусь).

301. Справки выдаются личному составу без оставления копий, за исключением случаев, когда правовыми актами Министерства обороны Республики Беларусь для некоторых справок предусмотрено оставление копий.

302. Лицам гражданского персонала - медицинским работникам, работающим в воинских частях (организациях), которым присвоены условные наименования, справки для представления в органы социального обеспечения для назначения пенсии должны выдаваться по условным наименованиям воинских частей (организаций) с указанием занимаемой должности и слов "лечебная организация" или "медсанчасть" ("медпункт"), но без указания спецификации организации, подразделения. Например:

"Иванова В.П. в период с "__" ________________ 200_ г. по "__" ______________ 200_ г. работала врачом в лечебной организации войсковой части 20650".

Медицинским работникам воинских частей (организаций), которым не присвоены условные наименования, справки выдаются по действительным наименованиям с указанием занимаемой должности.

303. При выдаче справок о размере денежного содержания военнослужащих или заработной платы лиц гражданского персонала по требованию соответствующих государственных органов указываются полученные суммы за каждый месяц.

304. Командир (начальник) воинской части по письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать копии служебных документов, исходящих от воинской части, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся военнослужащих или лиц гражданского персонала. Копии таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом воинской части.

Верность копии служебного документа свидетельствуется личной подписью командира (начальника) воинской части и проставлением печати с изображением Государственного Герба Республики Беларусь. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной воинской части по форме 40 согласно приложению 1.

В таком же порядке командир (начальник) воинской части может выдавать копии имеющихся в воинской части служебных документов, исходящих от других воинских частей, от которых непосредственно получить копии этих служебных документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

305. Воинские части высылают также копии имеющихся у них служебных документов по запросам других воинских частей и гражданских организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

306. Командир (начальник) воинской части обязан свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления военнослужащими, лицами гражданского персонала и другими гражданами в эти воинские части, если законодательством не предусмотрено предоставление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

307. Запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные не оговоренные исправления.

308. Выписки из служебных документов, касающихся прав и законных интересов военнослужащих и лиц гражданского персонала, выдаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией по форме 41 согласно приложению 1*. _____________________________

*Пункт 304 настоящей Инструкции.

309. Копии служебных документов и выписки из них, кроме вышеуказанных документов*, заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие их содержания подлинникам. Заверительная надпись составляется по форме: _____________________________

*Пункты 304-308 настоящей Инструкции.

Верно

Наименование должности, воинское звание, личная подпись, инициалы, фамилия

Дата

Глава 28

Командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты

310. Военнослужащим и лицам гражданского персонала воинских частей при направлении в служебные командировки выдаются командировочные удостоверения по форме 42 согласно приложению 1.

311. Военнослужащим при направлении к новому месту военной службы и при увольнении с военной службы в запас или отставку выдается предписание по форме 43 согласно приложению 1, а при убытии в отпуск за пределы гарнизона - отпускной билет по форме 44 согласно приложению 1.

312. Служебные документы, выдаваемые на руки военнослужащим и лицам гражданского персонала воинских частей (справки, копии служебных документов, командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты, доверенности, завещания), регистрируются в журнале учета служебных документов (исходящих).

При большом количестве таких документов в воинской части может быть заведена книга по форме: порядковый номер, кому выдан документ, краткое содержание документа, подпись в получении и дата.

313. Должностные лица, прибывающие в командировки в воинские части, подлежат регистрации в журнале учета по форме 45 согласно приложению 1.

Приложения

к Инструкции по делопроизводству

в Вооруженных Силах Республики Беларусь

Приложение 1

к Инструкции

по делопроизводству

в Вооруженных Силах

Республики Беларусь

ФОРМЫ И ОБРАЗЦЫ

документов и штампов, прилагаемых к Инструкции

по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь

Форма 1

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа Министра обороны Республики Беларусь

"Об итогах рационализаторской и изобретательской работы

в Вооруженных Силах"

------------------------------------:-----------------------------

Воинское звание, фамилия, инициалы и:Замечания по проекту. Подпись

занимаемая должность лица, с которым:должностного лица и дата

согласовывался проект :согласования

------------------------------------:-----------------------------

Форма 2

КНИГА

учета входящей корреспонденции

---:--------------------------------------:-----------:-------------

:Откуда поступил пакет, номер и дата :Номера :Подпись лица,

:реестра (порядковый номер по разносной:документов,:получившего

№ :книге), общее количество номеров :указанные :пакет, дата и

п/п:документов, подпись лица, доставившего:на пакетах :время

:корреспонденцию, дата и время вручения: :

---:--------------------------------------:-----------:-------------

Форма 3

ЖУРНАЛ

учета служебных документов

____________________________________________________________________

(наименование воинской части)

Начат _____ ______________ 200_ г.

Окончен _____ ______________ 200_ г.

--------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:-------:--------:--------:--------:--------:----------------:--------

: : : : : : : : : : :Какой : Отметка о :

: : : : : : : :Кому : : :входящий: подшивке, :

Порядко-: : : :Наимено-: : : :передан : : :номер : отправке или :

вый : : :Откуда :вание : : : :документ:Расписка:Расписка:исполнен: уничтожении :

номер :Номер :Дата :поступил:или :Количе-: : :на ис- :в полу- :приняв- :или : документа :

(входя- :посту- :посту- :или кому:краткое :ство :Номера :Номера :полнение:чении :шего :каким :-------:--------:Примеча-

щий, :пившего :пившего :отправ- :содержа-:экземп-:экземп- :листов :или кем :докумен-:документ:исходя- : : :ние

исходя- :докумен-:докумен-:лен :ние :ляров :ляров : :исполнен:та и :обратно :щим : : :

щий) :та :та :документ:доку- : : : :документ:дата :и дата :номером : номер : номера :

: : : :мента : : : :номером : : :исполнен: дела : листов :

: : : : : : : : : : :документ: : :

--------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:-------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:--------

1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 : 14 : 15

--------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:-------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:--------

<--19-->:<--19-->:<--14-->:<--41-->:<--92-->:<--9-->:<--10-->:<--9-->:<--29-->:<--29-->:<--29-->:<--19-->:<--9-->:<--14-->:<--28-->

--------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:-------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:--------

: : : : : : : : : : : : : :

| : : : : : : : : : : : : : :

| : : : : : : : : : : : : : :

7,5 v : : : : : : : : : : : : : :

--------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:-------:--------:--------:--------:--------:-------:--------:--------

Размеры даны в миллиметрах

Форма 4

КНИГА

учета постановлений, приказов и директив

____________________________________________________________________

(наименование воинской части)

----------:-------:---------------------------:---------------------:---------

: : Подписано или получено : Отправлено :

: :-----------:---------:-----:------:--------:-----:Номер

Порядковые: :Кто :Краткое : : :Номер и : :дела, в

номера :Дата :подписал :содержа- :Коли-: :дата со-:Коли-:которое

приказов :подписи:или откуда :ние :чест-: :проводи-:чест-:подшит

(директив): :получен :приказа :во : Кому :тельного:во :документ,

: :приказ :(директи-:экз. : :письма :экз. :страница

: :(директива):вы) : : : : :

----------:-------:-----------:---------:-----:------:--------:-----:---------

1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9

----------:-------:-----------:---------:-----:------:--------:-----:---------

Пример регистрации изданных приказов (директив)

----------:-------:-----------:---------:-----:------:--------:-----:---------

: :Командир :О : : : : :

: :воинской :поощрении: : : : :

: :части :военно- : : : : :

:03.01. :полковник :служащих,: :В дело: : : 5

125 :200_ г.:Попов М.И.,:отличив- : 1 :прика-: _ : 1 : _______

: :начальник :шихся при: :зов : : : 305-306

: :штаба под- :размини- : : : : :

: :полковник :ровании : : : : :

: :Егоров В.Н.:местности: : : : :

----------:-------:-----------:---------:-----:------:--------:-----:---------

Пример регистрации полученных приказов

----------:-------:-----------:---------:-----:------:--------:-------:-------

: : :Приказ : : : : :

: : :Министра : : : : :

: : :обороны : :В дело: : :

: : :Республи-: :прика-:№ 232 от: 1 :

: :Из Ге- :ки Бела- : :зов :18.03. : :

:14.02. :нерального :русь о : :К-ру :200_ г. : : 1

127 :200_ г.:штаба :введении : 16 :в/ч :№ 234 от: 5 : ___

: :Вооруженных:на : :00000 :18.03. : : 210

: :Сил :снабжение: :К-ру :200_ г. : 10 :

: : :новых : :в/ч : : :

: : :предметов: :00000 : : :

: : :обмунди- : : : : :

: : :рования : : : : :

----------:-------:-----------:---------:-----:------:--------:-------:-------

Форма 5

Формат 210х297

ЖУРНАЛ

учета переходящих служебных документов

____________________________________________________________________

(наименование воинской части)

---:-----:----------------:------:---------------:----------------

№ :Номер:От кого поступил:Коли- : Кому передан :Расписка в

п/п:доку-:документ :чество: документ :получении

:мента: :листов: :документа и дата

---:-----:----------------:------:---------------:----------------

1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6

---:-----:----------------:------:---------------:----------------

22 марта

---:-----:----------------:------:---------------:----------------

80 : 315 :В/ч 01457 : 2 :Топографический: Николаев

: : : :отдел : 23.03.200_ г.

: : : : :

: : : : :

81 :1475 :Штаб тыла : 3 :Отдел снабжения: Иванов

: :Вооруженных Сил : :горючим : 24.03.200_ г.

---:-----:----------------:------:---------------:----------------

Форма 6

РЕЕСТР

на документы, переданные ___________________________________________

____________________________________________________________________

(наименование воинской части)

-----------------------------------:----------:----------:----------

Номера документов : :Расписка в:Расписка в

--------:---------:----------------:Количество:получении :обратном

входящий:исходящий:по журналу учета:листов :и дата :приеме

: :размножения : : :

--------:---------:----------------:----------:----------:----------

1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6

--------:---------:----------------:----------:----------:----------

Форма 7

РЕЕСТР № ______

для сдачи пакетов (документов) _____________________________________

---:----------------:------------:---------:-----------------:------

№ :Дата отправления:Номера :Кому :Дата и расписка в:Приме-

п/п:пакетов :пакетов :адресован:получении пакетов:чание

:(документов) :(документов): :(документов) :

Blog

Содержание