Банковское дело / Доходы и расходы / Лизинг / Финансовая статистика / Финансовый анализ / Финансовый менеджмент / Финансы / Финансы и кредит / Финансы предприятий / Шпаргалки Главная
Финансы
Финансы
| М. Макиан. Финансы и бухгалтерский учет, 2004 | |
Группировка записей в Главной книге |
|
|
Одним из способов упростить ведение Главной книги является группировка записей в регистрах аналитического учета при переносе их в Главную книгу. Так как в некоторых регистрах аналитического учета отражаются однотипные операции, группировка может несколько облегчить ведение учета. Бухгалтера предпочитают группировать однотипные операции, такие, как платежи от клиентов, полученные задень, или платежи поставщикам, произведенные за неделю. Чем крупнее группы, тем легче вести учет, но, с другой стороны, чем меньше группы, тем легче найти ошибку, если вдруг итоги по группе не идут. (А такое обязательно рано или поздно случается, поэтому золотая середина - это ключ к эффективной учетной системе.) Автоматизированные системы бухгалтерского учета предоставляют свободный доступ к любой записи из группы. Нужно обязательно предусмотреть создание резервных копий или защищенных файлов, по которым можно восстановить информацию или проверить ее в случае необходимости. Степень доступности записей в аналитических регистрах находится в прямой зависимости от размеров групп. Кроме того, онлайновые системы, с помощью которых можно легко вводить единичные записи в любой удобный момент, делают группировку менее значимой. Подведение итогов Периодически (обычно раз в месяц) бухгалтера должны сравнить итоги Главной книги с итогами регистров аналитического учета. Они могут делать это как с целью подготовить финансовую отчетность, так и для того, чтобы гарантировать отсутствие ошибок в учете. I I I Несмотря на заявления некоторых бухгалтеров, они тоже люди, и иногда итоги Главной книги и аналитических регистров не сходятся. Это может случиться из-за ошибки как в Главной книге, так и в аналитических регистрах, но к каждой из этих ошибок требуется особый подход. ак как вам не придется искать эти ошибки и исправлять их, мы не будем де- ально разбирать процедуры, которые для этого используются. Просто помни- е, что бухгалтера - это такие же люди, как мы с вами, а все люди иногда допу- кают ошибки. Будьте терпеливы и отнеситесь к этому с пониманием, так, как ы бы хотели, чтобы они отнеслись к вам, если вы вдруг забудете предоставить ервичные документы или неправильно заполните нужные формы! 1 конце каждого года счета учета доходов и расходов закрываются, а получения разница - нераспределенная прибыль - переносится в отчет об измене- шях в капитале. Итоговое значение из этого отчета затем указывается в стро- :е Уставный капитал бухгалтерского баланса. Таким образом, финансовый од заканчивается закрытием соответствующих счетов, то есть переносом алъдо по ним на другой счет и получением нулевого остатка. Теперь вы готовы ачать учет операций в новом финансовом году. Аудиторская проверка Эдной из функций бухгалтерского учета является накопление и предоставле- ше информации о хозяйственных операциях, осуществляемых компанией, 5сем заинтересованным пользователям, имеющим соответствующие права. Эбычно это так называемые внутренние пользователи, то есть сотрудники ком- тании. Но иногда возникают ситуации, когда необходимо просмотреть все ^етные записи и предоставить внешним пользователям доказательства того, гго все операции были верно отражены на счетах бухгалтерского учета. Это называется проведением аудиторской проверки. Тщательная проверка, не без по- чощи Главной книги, конечно, способна предоставить ответы на любые вопросы как внутренних, так и внешних пользователей. В качестве примера рассмотрим начальника производства, которому регулярно приходится заказывать сырье, следовательно, есть регулярный поток поставок и счетов от поставщика. Нередко бывает, что поставщик присылает счет за одну и ту же поставку дважды. Если система внутреннего контроля не выявит это нарушение, то компания, скорее всего, заплатит дважды за одно и то же, не понимая этого. И чем больше времени пройдет с тех пор," как была допущена подобная ошибка, тем тяжелее ее будет исправить. Давайте рассмотрим несколько способов, как с помощью Главной книги можно проводить внутренние проверки. > Проверьте записи в Главной книге, относящиеся к покупкам. Конечно, это маловероятно, но вдруг вы забыли перенести некоторые операции из аналитических регистров. Если платежи сгруппированы по времени их осуществления, то найти соответствующие им покупки в аналитических регистрах будет довольно просто. >- Затем в книге покупок (аналитическом регистре учета кредиторской задолженности) найдите соответствующие каждой покупке счета-фактуры, поступившие в компанию. В Главной книге должна быть информация о дате оп латы счета-фактуры, номере платежного документа, оплаченной сумме и даже номере самого счета-фактуры Таким образом, вы без труда найдете все необходимые счета-фактуры. >ж Далее несложно будет найти и сами платежные документы, соответствующие каждому счету-фактуре, чтобы проверить правильность его оплаты. Копия платежного документа и оригинал счета-фактуры должны стать достаточным аргументом для поставщика - по крайней мере до следующего раза ^ Журнал Довольно неплохая идея - завести на каждого поставщика отдельный файл, что значительно облегчит сверку расчетов с каждым из них Файл поставщика должен содержать информацию обо всех операциях с данным по-ставщиком, что позволит избежать двойной оплаты одних и тех же счетов. Лучше всего, если файл поставщика будет напрямую связан с книгой покупок, чтобы исключить возможность дублирования или искажения информации Обеспечение взаимосвязи Главной книги и регистров аналитического учета яв* ляется необходимым условием для правильного отражения в учете хозяйственных операций и отсутствия существенных ошибок Резюме >- Главная книга - это сердце учетной системы компании. В ней отражается информация обо всех хозяйственных операциях >ж Главная книга - это больше, чем документ, обобщающий информацию о хозяйственных операциях компании, она включает квитанции, счета-фактуры и другие первичные документы. >- Порядок внесения записей в Главную книгу обеспечивает ее взаимосвязь с регистрами аналитического учета и первичной документацией >- Наличие первичных документов и записи в регистрах аналитического учета - необходимое условие для того, чтобы сделать запись в Главной книге. |
|
| << Предыдушая | Следующая >> |
| = К содержанию = | |
Похожие документы: "Группировка записей в Главной книге" |
|
|