Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска
Дипломная работа - Юриспруденция, право, государство
Другие дипломы по предмету Юриспруденция, право, государство
ентами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.
Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:
- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).
Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:
- после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять запрограммировать все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
- система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Сравним некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства. (приложение 2)
Из таблицы видно, что для Администрации Тракторозаводского района подходит Автоматизированная система электронного документооборота ДЕЛО. Рассмотрим ее подробнее.
Система ДЕЛО разработанная компанией Электронные Офисные Системы (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы ДЕЛО выпущена в 1996 году. Сегодня ДЕЛО используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы ДЕЛО.
Сертификат Наивысшего Качества ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой ДЕЛО, и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.
Преимущества системы:
Для руководителей различных уровней:
быстрый поиск документов;
отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
сокращение сроков подготовки и согласования документов;
удобная работа над проектами документов;
получение сводных отчетов и журналов;
- возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
отслеживание хода исполнения резолюций;
удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;
журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
формирование отчетности.
Система ДЕЛО, масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 Информация и документация - Управление документами и ISO/IEC 17799:2000 Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью).
Автоматизированная система ДЕЛО:
. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания Электронные Офисные Системы обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции Поточное сканирование.
. Поддерживает полный цикл работы с проектами документ?/p>