Организационные документы
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
Организационные документы
Содержание
1. Изложите особенности составления и оформления по организации документов
2. Опишите организационные формы делопроизводства
3. Опишите средства организационной техники для составления и оформления текстовых документов
4. Составьте и оформите протокол (общего собрания)
Список использованных источников
1. Изложите особенности составления и оформления по организации документов
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека выступает документ. Документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Связывая процесс управления с документированием, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации; хранение и поиск информации.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.
Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. делопроизводство составление документ протокол
В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.
Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.
Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.
Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:
организационные документы - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;
распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, инструкция;
информационно-справочные документы - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.
Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.
Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.
Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
При создании документа на нескольких языках, реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке и трафаретную часть реквизита Cсылка на индекс и дату входяще