Организационные документы
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
го документа, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты Наименование вида документа и Место составления или издания.
Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.
Формуляр - образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром - образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 УСД документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие.
Государственный герб.
Эмблема организации, учреждения, предприятия.
Изображение наград.
Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование министерства или ведомства.
Наименование учреждения, организации, предприятия.
Наименование структурного подразделения.
Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
Название вида документа.
Дата.
Индекс.
Ссылка на индекс и дату входящего документа.
Место составления или издания.
Гриф ограничения доступа к документу.
Адресат.
Гриф утверждения.
Резолюция.
Заголовок к тексту.
Отметка о контроле.
Текст.
Отметка о наличии приложения.
Подпись.
Гриф согласования.
Визы.
Печать.
Отметка о заверении копий.
Фамилия исполнителя и номер телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Отметка о поступлении.
Предупредительный знак.
2. Опишите организационные формы делопроизводства
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.
При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.
Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.
3. Опишите средства организационной техники для составления и оформления текстовых документов
Минимальный набор оборудования рабочего места секретаря включает в себя: компьютер, телефонный аппарат или мини-АТС (может добавиться селектор), копировальный аппарат, степлер (сшиватель документов) и факс. Кроме того, на столе должны нахо