Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни
Дипломная работа - Юриспруденция, право, государство
Другие дипломы по предмету Юриспруденция, право, государство
?иционные бумажные документы считаются более надежным средством хранения информации, чем электронные. Однако практика показала о несостоятельности этого мнения. Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда (на 25-50%), сокращается время обработки документов и существенно уменьшается площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов.
В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. Двух документов - Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ Об электронной цифровой подписи, существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 О федеральной целевой программе Электронная Россия(2002-2010гг.), предусматривающей перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляющего между органами государственной власти и органами местного самоуправления. Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства - управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений.
Однако выбор и внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае проводит к лишним затратам, а в худшем может существенно усложнить работу сотрудников.
В Костромской таможне уж существует автоматизированная система - эта КПС "УКИД-Р". Однако практический анализ показал, что данная автоматизированная система устарела, более того в каких-то аспектах даже затрудняет работу сотрудников. Одним из основных недостатков этой программы является технические показатели.
НедостаткиРезультатДанная программа предусматривает операционную систему MS-DOS версии 3.30(самая старая версия) - ввод информации только с помощью клавиатуры и набором определенных команд.Затрудняет весь процесс работы на компьютере, отнимает время.Допускается использование операционной системы Windows95,а на рабочих местах установлены новые версии программы(Windows2000, Windows2003)Не состыковка программ, в результате приводит к периодическому зависанию компьютераИспользование языка Iris, который в данный момент уже не используется для написания программ. Ограниченные возможности пользователяНизкие технические показатели данной программы Низкая скорость обработки информации, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к решению поставленных задач
Преимущество новейших автоматизированных систем заключаются не только в технических показателях, хотя это не мало важно, но и в широких функциональных возможностях (возможностях обеспечения управления компьютерного делопроизводства).
Автором было предложено установить автоматизированную систему по делопроизводству Босс-Референт. С помощью этой программы найдут свое решение ряд вопросов:
Как повысить эффективность работы с документами? Как построить эффективную систему документационного обеспечения управления?
Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами?
Как выстроить единое информационное пространство для таможни, имеющей таможенные посты в разных областях? Как помочь сотрудникам лучше взаимодействовать?
Система Босс-Референт относится к классу систем автоматизации ДОУ, позволяющая решить эти и многие другие вопросы.
Такая автоматизированная система контроля легко позволит просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом увидеть загрузку каждого. А так как в таможне используется локальная сеть, компьютер в любой момент сможет выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.
Это поможет повысить управляемости, прежде всего, за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. В любой момент времени Начальник ОДО сможет просмотреть, какие поручения кому из сотрудников даны, каковы сроки по поручениям. Механизм связывания поручений и документов позволит просмотреть всю историю вопроса, всю историю работы с конкретной организацией и т. д.
Важную роль в повышении управляемости таможни (в частности в ОДО) принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту, а именно:
При работа с внутренними документами
-Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде
-Формирование поручений по документам
-Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам
-Контроль прохождения документов; регистрация документов
-Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д
-Управление доступом к документу
-Быстрый поиск нужного документа
-Создание и хранения шаблонов документов
При обработке входящих и исходящих документов